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摘要：随着我国高校建设和发展的不断前行，教务处办公室规模也随之扩大，对本来就琐碎、繁杂的办公室工作提出了更高、更为复杂的要求，对办公室工作人员将是一个前所未有的挑战。本文通过对教务处办公室工作现状的观察，分析产生此现状的原因，并提出解决的方案和改进的措施。从而，起到抛砖引玉的作用，引发更多高校办公室工作者思考。
关键词：高校 教务处 办公室工作 现状 改进措施
0 引言
高校教务处办公室工作通常事务繁多、特性复杂，无章法可循，无规律可依。随着我国高等教育改革的不断深化，高校管理体制也发生了巨大的变化。在这种新的形势下，高校教务处办公室工作变得更加琐碎、繁忙，却不出成绩，处于此位置的人员也渐渐形成“不求有功但求无过”的心理，表现为在工作中懒于思考，不求创新。本文将通过对高校教务处办公室现状的分析，尝试探讨如何做好新形势下高校教务处办公室工作。使得办公室各项工作走向科学化、制度化、程序化的轨道，为未来高等学校的改革和发展做好积极准备。
1 高校教务处办公室现状与定位
本世纪初，全国各大高校掀起了扩大招生的巨浪，一时间莘莘学子涌入校园。然而，大规模的招收学生，致使学校的建制规模也随之扩大，教务处也变身为学校大教务，不但肩负着开展学校各项教学运行管理工作的重任，还需兼顾学校内外往来公文、来电、来函以及一些无法估计的事件，不仅有党务、政务也有事务；有大事也有小事，有务虚也有务实；有常规也有紧急。总的来说，它是学校与二级学院联系的一个枢纽机构。教务处的这一华丽变身，使得教务处工作更偏重于综合型管理职能。教务处办公室在负责日常一般性办公室事务性工作的同时，又增添了组织和管理的职能，这个转变使得办公室工作越来越繁重，涉及的范围越来越广，工作人员对于这一转变始料未及，一下子无法适应新的角色，从而就产生了高校特有的大教务办公室“特色”。
2 教务处办公室工作现象分析
2.1 思想上固守陈规，还没有从之前的角色走出来。教务处本就是高校中一个繁忙的部门，教务处办公室工作主要承担着教务处日常办公用品的供给、教学例会等各类与教学相关会议的组织与记录、一般性文件的起草、账务的报销与记录、以及各高校教务系统间交流访问的接待任务，同时，它还是联系教务处各科室与二级学院的桥梁，起到协调和沟通的作用。随着高校规模的扩大，教务处办公室工作量也随之增多，在实际工作中，不分分内分外、职责范围之内之外，什么事情都要办公室去管，什么事情都要办公室去服务。然而在人员的配备上却相对偏少，致使工作质量无法保证。同时，转型前就在教务处办公室工作的老职员，依旧习惯于之前埋头苦干的工作状态，喜欢按照老的观念去思考，陈旧的规律去办事，殊不知此时的办公室工作已经渐渐的向管理型转变，而不是简单的跑跑腿。这一系列问题都严重影响着办公室工作人员的积极性、主动性和创新性。
2.2 工作繁杂，缺少有效地运行机制，陷入其中不能自拔。高校教务的转型，使得教务处不但要以开展教学管理为中心，还要兼顾学校其他类型的与之相对应的活动，教务处办公室的工作量也就自然而然的增加。本就繁琐、杂乱的日常事务性工作，再注入各项新鲜的工作，让被琐事缠身的办公室人员一时间反应不及，疲于应付。最终，只得采取遇到什么事情，就做什么事情，终日都在忙于应付各种发生的事情，没有一点计划性可言。同时，办公室工作性质发生了变化，在一定程度上还没有形成与之配套的责任范围、管理制度，致使办公室工作效率低、质量不高。
2.3 不求有功但求无过的心理作祟。首先，办公室工作的性质本来就是做得多而不容易出成绩的。其次，办公室作为学校的一个“窗口”，工作人员的一言一行都会影响教务处，乃至整个学校的形象。然而，作为大教务的办公室人员，平日里工作繁多，一不留神就有可能出现错误，久而久之，不求有功但求无过的思想就潜移默化的进入每一位工作人员的内心，使得他们在工作上变得保守，不愿意探索和创新。
2.4 管理人员的素质亟待提高。我国高校的管理人员，是对口专业的并不多，其中大多是从教学岗位转岗人员，或者是海归学历的人才，虽然硕士学历的人员占有一定的比例，但从实际情况看，工作人员普遍缺乏工作经验，知识结构、业务水平和管理能力还需提高。
3 高效的教务处办公室工作措施
3.1 除陈规去陋习，角色转变尤重要。由于教务处职能的转变，作为办公室工作人员，要尽快进入角色，头脑里要有全局观，要用科学发展观去看问题，不能固守从前的思维和习惯，凭经验去做事。职能的转变，意味着随时都有可能出现新情况，办公室人员也要有应对的新举措，这就要求办公室人员要站在管理者的高度，具有涉猎各方面知识的能力，形成管理的思维模式。
3.2 有计划、有规划，繁杂中找规律。不论办公室工作再怎么变化，一般事务性工作也不会变了性质，对于这方面的工作，你可以找规律、定计划。比如，每个月都会在某一时段发生某些事情（如教学例会），对于这些事情，你就可以提前规划，定好计划，按步骤执行，做到有规律可依。同时，你也可以使用工作日志表，将一周或一个月中每天的工作内容都在表上列出，并根据轻重缓急的原则进行排序，逐个完成。这样，你就不会陷入繁忙之中，顾此失彼，错误频出。
3.3 大胆创新，勇于尝试，新思维中出火花。俗话说：“做得多就会错的多，不做自然谈不上做错。”作为新时代的教务办公室人员，要摒弃不求有功但求无过的观念，将一些新的管理观念、思维方式带入工作中，对一些已经跟不上时代步伐的事务性工作程序进行调整，以高效率为前提，在尝试中不断摸索新方法，擦出智慧的火花。
3.4 操作自动化办公系统的能力不可少。在信息大爆炸的时代，作为高校教务处办公室人员，熟练的计算机操作能力是不可少的。新型的高校，对于办公成本的控制也是十分重视的。所谓开源节流降成本，高科技时代自然要利用好这个“新型武器”，通过计算机和互联网的结合，运用高校各类办公软件，如教务管理系统、OA高校版信息系统、学生信息注册系统等，完成学校课程的编排、学生成绩的登录、学生信息的记录，以及教学活动的通知和报道，从而完成信息的传递。达到省时省事省力，降低办公成本，提高办事效率的目的。 3.5 理顺办公室职责，完善办公室制度，创造一个和谐、良好的工作氛围。教务处办公室工作内容的增加，使得办公室职责内容发生变化，需在过去的规章制度基础上，根据学校现有的状况和发展规划，进行相应的改革和创新，制定出一套内容完善、实用性强、科学合理的规章制度。通过这个制度，将各项工作引向规范化、科学化、程序化，使得工作人员有章可循，有律可依。通过制度的完善，职责的明确，可以使办公室人员认清现状，拥有科学发展观的思维，在工作中互相尊重、互相帮助、和谐相处、公平竞争，营造出一个和谐、良好的工作环境。比如，对教务处办公室的一些日常事务性工作，可以相应制定一些流程张贴在墙上，让前来办事人员一目了然。对一些需要文字记录的事情，可以通过制定相应的《教务处收文登记表》、《教务处发文登记表》、《教务处日常办公用品采购登记表》、《教务处日常办公用品领取表》、《教务处用印登记表》、《教务处账目报销明细登记表》、《教务处会议记录薄》等做以记录，通过上述方式逐步规范教务处办公室各项事务，从而提高工作效率。
同时，还可以根据每个岗位的特征，改进绩效考核方法，让每个人在工作中发现自己的优点和缺点，激发他们自主学习、钻研业务的热情，增强办公室人员的工作积极性。
4 结束语
总而言之，随着时代的发展、社会的进步，办公室人员原有的工作思维模式需要与时俱进。作为教务处办公室工作人员，必须清楚地意识到工作性质的转变，以及自身的不足，根据实践经验，运用新观念、新思维去创新和改革，将日常繁杂的事务工作与办公室管理工作有机的结合起来，“进一步促进教务处办公室工作的有效开展，使其能够逐步由单一型转向复合型。”
参考文献：
[1]赵蕾.论高校教务处办公室工作的有效开展[J].新西部，2012（14）：121，123.
[2]陆一.如何做好新形势下高校院系办公室工作[J].决策与信息，1994-2013：48，49.
[3]张伏力.论高校二级学院办公室的现状及建设路径[J].继续教育研究，2013（06）：78，79.
[4]王红艳.实现办公室行政管理精细化的思路与对策[J].价值工程，2013（34）：128，129.
[5]杨洪英.二级学院办公室管理工作探索[J].科学导报，2013（16）：422.
作者简介：党子君（1985-），女，陕西西安人，硕士，助教，研究方向：对外汉语教学。
关键词：高校 教务处 办公室工作 现状 改进措施
0 引言
高校教务处办公室工作通常事务繁多、特性复杂，无章法可循，无规律可依。随着我国高等教育改革的不断深化，高校管理体制也发生了巨大的变化。在这种新的形势下，高校教务处办公室工作变得更加琐碎、繁忙，却不出成绩，处于此位置的人员也渐渐形成“不求有功但求无过”的心理，表现为在工作中懒于思考，不求创新。本文将通过对高校教务处办公室现状的分析，尝试探讨如何做好新形势下高校教务处办公室工作。使得办公室各项工作走向科学化、制度化、程序化的轨道，为未来高等学校的改革和发展做好积极准备。
1 高校教务处办公室现状与定位
本世纪初，全国各大高校掀起了扩大招生的巨浪，一时间莘莘学子涌入校园。然而，大规模的招收学生，致使学校的建制规模也随之扩大，教务处也变身为学校大教务，不但肩负着开展学校各项教学运行管理工作的重任，还需兼顾学校内外往来公文、来电、来函以及一些无法估计的事件，不仅有党务、政务也有事务；有大事也有小事，有务虚也有务实；有常规也有紧急。总的来说，它是学校与二级学院联系的一个枢纽机构。教务处的这一华丽变身，使得教务处工作更偏重于综合型管理职能。教务处办公室在负责日常一般性办公室事务性工作的同时，又增添了组织和管理的职能，这个转变使得办公室工作越来越繁重，涉及的范围越来越广，工作人员对于这一转变始料未及，一下子无法适应新的角色，从而就产生了高校特有的大教务办公室“特色”。
2 教务处办公室工作现象分析
2.1 思想上固守陈规，还没有从之前的角色走出来。教务处本就是高校中一个繁忙的部门，教务处办公室工作主要承担着教务处日常办公用品的供给、教学例会等各类与教学相关会议的组织与记录、一般性文件的起草、账务的报销与记录、以及各高校教务系统间交流访问的接待任务，同时，它还是联系教务处各科室与二级学院的桥梁，起到协调和沟通的作用。随着高校规模的扩大，教务处办公室工作量也随之增多，在实际工作中，不分分内分外、职责范围之内之外，什么事情都要办公室去管，什么事情都要办公室去服务。然而在人员的配备上却相对偏少，致使工作质量无法保证。同时，转型前就在教务处办公室工作的老职员，依旧习惯于之前埋头苦干的工作状态，喜欢按照老的观念去思考，陈旧的规律去办事，殊不知此时的办公室工作已经渐渐的向管理型转变，而不是简单的跑跑腿。这一系列问题都严重影响着办公室工作人员的积极性、主动性和创新性。
2.2 工作繁杂，缺少有效地运行机制，陷入其中不能自拔。高校教务的转型，使得教务处不但要以开展教学管理为中心，还要兼顾学校其他类型的与之相对应的活动，教务处办公室的工作量也就自然而然的增加。本就繁琐、杂乱的日常事务性工作，再注入各项新鲜的工作，让被琐事缠身的办公室人员一时间反应不及，疲于应付。最终，只得采取遇到什么事情，就做什么事情，终日都在忙于应付各种发生的事情，没有一点计划性可言。同时，办公室工作性质发生了变化，在一定程度上还没有形成与之配套的责任范围、管理制度，致使办公室工作效率低、质量不高。
2.3 不求有功但求无过的心理作祟。首先，办公室工作的性质本来就是做得多而不容易出成绩的。其次，办公室作为学校的一个“窗口”，工作人员的一言一行都会影响教务处，乃至整个学校的形象。然而，作为大教务的办公室人员，平日里工作繁多，一不留神就有可能出现错误，久而久之，不求有功但求无过的思想就潜移默化的进入每一位工作人员的内心，使得他们在工作上变得保守，不愿意探索和创新。
2.4 管理人员的素质亟待提高。我国高校的管理人员，是对口专业的并不多，其中大多是从教学岗位转岗人员，或者是海归学历的人才，虽然硕士学历的人员占有一定的比例，但从实际情况看，工作人员普遍缺乏工作经验，知识结构、业务水平和管理能力还需提高。
3 高效的教务处办公室工作措施
3.1 除陈规去陋习，角色转变尤重要。由于教务处职能的转变，作为办公室工作人员，要尽快进入角色，头脑里要有全局观，要用科学发展观去看问题，不能固守从前的思维和习惯，凭经验去做事。职能的转变，意味着随时都有可能出现新情况，办公室人员也要有应对的新举措，这就要求办公室人员要站在管理者的高度，具有涉猎各方面知识的能力，形成管理的思维模式。
3.2 有计划、有规划，繁杂中找规律。不论办公室工作再怎么变化，一般事务性工作也不会变了性质，对于这方面的工作，你可以找规律、定计划。比如，每个月都会在某一时段发生某些事情（如教学例会），对于这些事情，你就可以提前规划，定好计划，按步骤执行，做到有规律可依。同时，你也可以使用工作日志表，将一周或一个月中每天的工作内容都在表上列出，并根据轻重缓急的原则进行排序，逐个完成。这样，你就不会陷入繁忙之中，顾此失彼，错误频出。
3.3 大胆创新，勇于尝试，新思维中出火花。俗话说：“做得多就会错的多，不做自然谈不上做错。”作为新时代的教务办公室人员，要摒弃不求有功但求无过的观念，将一些新的管理观念、思维方式带入工作中，对一些已经跟不上时代步伐的事务性工作程序进行调整，以高效率为前提，在尝试中不断摸索新方法，擦出智慧的火花。
3.4 操作自动化办公系统的能力不可少。在信息大爆炸的时代，作为高校教务处办公室人员，熟练的计算机操作能力是不可少的。新型的高校，对于办公成本的控制也是十分重视的。所谓开源节流降成本，高科技时代自然要利用好这个“新型武器”，通过计算机和互联网的结合，运用高校各类办公软件，如教务管理系统、OA高校版信息系统、学生信息注册系统等，完成学校课程的编排、学生成绩的登录、学生信息的记录，以及教学活动的通知和报道，从而完成信息的传递。达到省时省事省力，降低办公成本，提高办事效率的目的。 3.5 理顺办公室职责，完善办公室制度，创造一个和谐、良好的工作氛围。教务处办公室工作内容的增加，使得办公室职责内容发生变化，需在过去的规章制度基础上，根据学校现有的状况和发展规划，进行相应的改革和创新，制定出一套内容完善、实用性强、科学合理的规章制度。通过这个制度，将各项工作引向规范化、科学化、程序化，使得工作人员有章可循，有律可依。通过制度的完善，职责的明确，可以使办公室人员认清现状，拥有科学发展观的思维，在工作中互相尊重、互相帮助、和谐相处、公平竞争，营造出一个和谐、良好的工作环境。比如，对教务处办公室的一些日常事务性工作，可以相应制定一些流程张贴在墙上，让前来办事人员一目了然。对一些需要文字记录的事情，可以通过制定相应的《教务处收文登记表》、《教务处发文登记表》、《教务处日常办公用品采购登记表》、《教务处日常办公用品领取表》、《教务处用印登记表》、《教务处账目报销明细登记表》、《教务处会议记录薄》等做以记录，通过上述方式逐步规范教务处办公室各项事务，从而提高工作效率。
同时，还可以根据每个岗位的特征，改进绩效考核方法，让每个人在工作中发现自己的优点和缺点，激发他们自主学习、钻研业务的热情，增强办公室人员的工作积极性。
4 结束语
总而言之，随着时代的发展、社会的进步，办公室人员原有的工作思维模式需要与时俱进。作为教务处办公室工作人员，必须清楚地意识到工作性质的转变，以及自身的不足，根据实践经验，运用新观念、新思维去创新和改革，将日常繁杂的事务工作与办公室管理工作有机的结合起来，“进一步促进教务处办公室工作的有效开展，使其能够逐步由单一型转向复合型。”
参考文献：
[1]赵蕾.论高校教务处办公室工作的有效开展[J].新西部，2012（14）：121，123.
[2]陆一.如何做好新形势下高校院系办公室工作[J].决策与信息，1994-2013：48，49.
[3]张伏力.论高校二级学院办公室的现状及建设路径[J].继续教育研究，2013（06）：78，79.
[4]王红艳.实现办公室行政管理精细化的思路与对策[J].价值工程，2013（34）：128，129.
[5]杨洪英.二级学院办公室管理工作探索[J].科学导报，2013（16）：422.
作者简介：党子君（1985-），女，陕西西安人，硕士，助教，研究方向：对外汉语教学。