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摘 要：公文工作的效率直接体现着行政组织的工作作风和办事效率，公文工作效率的提高涉及领导、机关和各层管理人员多个方面的系统工作。提高公文工作效率，应从精简机构、人员培养、制度完善、科学建设等方面，寻求从根本上突破公文工作效率瓶颈的对策。
关键词： 公文 效率 研究 实证
一、 绪论
（一）研究背景
在当前企业改革进一步深化，市场竞争进一步激烈和业务发展更加繁重的情况下，公文就显得尤为重要。公文是实施管理、进行内外上下沟通的工具，是在组织内部和外部传递组织正式信息的重要渠道。就如今市场大环境的影响和公司内部板块业务调整的需要，上报和下发的公文逐年增加，所以提高公文处理效率就成为了提升工作效率和质量的重要课题。
公文工作效率的提高，必须以一整套严密的公文工作规范和标准为前提。国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》、《关于进一步规范公文报送有关事项的通知》等文件多次要求各级机关加强公文管理，改进机关工作作风，努力精减文件，以提高干部队伍素质为根本，以增加科技含量为动力，以公文处理和档案管理为内容，进一步增强公文处理及传递运用能力，提高工作效率和质量。
表1.1 2011至2013年6月公司公文处理类型分布表
统计口径：截止至2013年6月初，公司行政岗位公文处理的数量。
（二）研究目的
本课题将基于公司目前公文处理的流程进行研究。为切实转变工作作风，加快公文运转速度，提高公文工作的质量和水平，从公文工作的系统性总体出发，发挥各分系统、子系统的效能，统一计划协调。并提出合理化的优化建议，使公文处理的效能达到最优状态。
二、公文处理中常见的问题
（一）流程问题
公文"倒流"现象却屡屡发生。所谓"倒流"，即公文越过会审、会签等程序直接送领导签发。公文越过部门会签这一环节，一是制文部门对涉及其他行业的制度规定不甚熟悉，容易出现执行上的偏差；二是给领导添乱，领导为了一份公文，往往要审签2～3次；三是给办文人员添忙，增加了大量的协调工作，影响办文效率，欲速则不达；四是易造成部门之间的矛盾，影响文件的执行力。
（二）格式问题
1. 眉首部分
（1）发文字号。上行文的发文字号居左排列，左空一字，但这一点往往被忽略，左空不是多就是少；括年份应使用六角括号"〔〕"，而经常用方括号"[]"，如"某段发[2012]21号"。
（2）签发人。有的公文将"签发人"标识为"签发"，有的将签发人姓名居前，如"签发：某某"、如"某某：签发"；还有的签发人姓名字体不是楷体。规范的标识应为："签发人"用3号仿宋字体标识，后用全角冒号，冒号后用3号楷体标识签发人姓名。
2. 主体部分
（1）标题。常见的问题一是字体字号不规范，有用黑体的，有用宋体加黑的；有用二号字的，也有用小二号字的，不一而足。《格式》规定公文标题用二号宋体字（加粗）。
当层层转发公文时，尽量不要弄成，，，关于转发关于转发，，，，的通知的通知的通知。可直接转发最上一级。
（2）文字累赘。如《关于请求解决€讇讇讇椎那胧尽罚ξ豆赜诮饩鰛讇讇讇椎那胧尽罚竺嬗星胧荆懊嬗们肭缶褪嵌嘤嗟摹？
除批转法规性文件外，公文标题中一般不加书名号。常见非法规、规章名称用了书名号，如《关于认真贯彻〈€讇讇拙龆ā档耐ㄖ贰ⅰ豆赜谂磤讇讇讇妆ǜ妗档耐ㄖ贰ⅰ豆赜凇磤讇讇讇浊胧尽档呐础罚晏庵屑邮槊攀谴淼摹？
（3）正文小标题。《办法》规定公文正文内容结构层次为"一、"、"（一）"、"1."、"（1）"。要注意《办法》规定的序数数词的写法，其中"一"、下面是顿号，"1."下面是圆号，而（一）和（1）括号外面是不带顿和点号。
（4）附件。附件一般在正文之下空一行标识，常见的问题是没有与正文空开一行。附件名称后不加标点，但是有的公文经常在名称后加句号。还有就是没有在附件左上角标明"附件"或者"附件€？字样。
（5）成文日期。根据规定，公文的成文日期应以负责人签发的日期为准，联合行文的以最后签发机关负责人的签发日期为准。纵向与正文的距离依印章的大小而定，其标准为印章盖在成文日期上，上距正文不到1行的空白。如空白过大，就容易被加入其他内容。但在实际操作中，成文日期往往与正文拉的距离过大。另一个常见的问题是将"〇"写作"0"，如"二0一三年二月一日"，正确的写法应为"二〇一三年二月一日"。
三、规范公文运行程序，改革公文处理办法
（一）增强责任意识
职能部门的工作效率主要取决于各级领导的效率，个别领导由于工作繁忙和经常出差，导致出现公文延办、迟办、拖沓、漏办的情况，造成公文运转效率不高。对此，文件处理的相关人员应担负起主要责任，充分认识公文工作的重要性，以保持高度负责的精神、严谨务实的工作作风，不断提高机关工作水平和效率。
（二）减少公文传递环节，严格公文签收
在公文收发及运转过程中，事前明确签收主体。及时按照公文接件、转件时间及文件报转主体等每个环节的相关要素进行管理。要求办公室相关人员对公文的收发、传递、办理、归档等严格按公文处理程序进行，对发文的文种、格式、语句等方面进行审核把关，每天及时查看需要办理的公文，防止公文积压，认真执行公文保密制度，严防泄密。
（三）建立健全催办等公文工作制度
催办是公文处理程序中的一个重要环节，是避免积压、加速公文运转的手段。领导或上级单位批示的办件，送达承办部门后，必须按规定期限加强对公文承办情况的查询督促。
（四）建立健全公文管理办法
针对相关问题重新梳理公文处理流程和公文行文规范。公司BSCZ01029公文管理办法已于2013年5月12日发布。 四、当前公文工作效率研究需要克服的一些瓶颈问题
虽然公文的处理效率在规范公文运行程序和改革公文处理办法后，有着显著的提高，但是繁多的纸质文件流转的效率提升仍然是一个未完成的课题，面临着一些亟待克服的瓶颈问题。
见习的一年中，一直进行着提高公文工作效率的实践探索，探求控制公文数量、提高公文质量的方法和途径。实际上，决定公文工作效率的因素还包括制度、配置、技术和文化等方面。所以公司公文工作效率的研究必须利用推行电子公文系统的进程在公文标准体系方面进行专项研究工作。电子公文系统的实施就可以使公文工作实现模板化、自动化、智能化，最大限度地避免人为错误的发生，可以降低办公成本，充分提高办事效率。推行电子公文一体化解决方案，主要任务和总体目标是将法定公文和非法定公文的处理、传递、归档等全部纳入电子公文系统并上网运行，及时准确地办理公文，提高公文处理的效率和质量，不再报送纸质公文，一律采用电子公文的形式由网上进行查阅和传递，全面实现公文处理工作的电子化、网络化。
（一）设计思路
图4.1 公文业务流程图
所以，根据现实的公文流转架构，总结精炼出来一套简易、高效的电子公文系统。
图4.2 电子公文系统流程图
图4.3 收件处理单样表
图4.4 公文审签稿样表
电子公文系统办公就是利用OA系统实现文件的签发和流转。首先设置好公文审签稿和收文处理单的模板，对于公文审签稿要分别考虑到党委文和行政文流转对象的不同而安排相应的流程；对于收文处理单要分别考虑是否涉及经费，再安排相应的流转对象。优化以后的无纸化办公实现了公文处理工作的电子化和网络化。
（二）试运行效果与反馈
目前该系统已于2013年5月1日在OA协同平台上试运行。试运行的效果良好，即使公司领导出差或出国考察，只要有网络就可以审批公文。这样大大缩短了公文的处理效果。
客观上，由于使用的是一套通用的流程，对于员工处理各种文件可以通过此流程中的不同选择去完成，大大降低了运维的工作量与新员工入手的难度。但是目前却存在着，员工不知道选择哪种模板来完成报批，不清楚报批的流程，对此公司应该加强对于员工公文基础知识和公司组织架构的教学培训。
五、结束语
优化之后的流程。不仅从企业效率的角度得到了大幅度的提高，对于员工来说简化了工作流程，增加使用电子公文的积极性。让OA办公系统真的实现企业员工双赢的局面是未来企业进步的必经之路。本文探讨的系统开发过程遇到的一些具体问题，还需相应的解决办法。我们设计的系统已经进行了详细而全面的测试，目前试运行中，总体反应良好。
参考文献：
[1]周连宽.公文处理办法.重庆：正中书局，1945.1.
[2]沈蕾，王巧玲，朱建邦.我国公文工作效率研究和实践历程述评[J].《档案学研究》，2012，（6）：24-26.
[3]邵明媚.中外公文处理规范与制度比较研究[D].山东：鲁东大学，2009：1-97.
[4]方朝华.浅谈如何做好公文管理和保密工作[J].《华人时刊》，2012，（3）：192-193.
关键词： 公文 效率 研究 实证
一、 绪论
（一）研究背景
在当前企业改革进一步深化，市场竞争进一步激烈和业务发展更加繁重的情况下，公文就显得尤为重要。公文是实施管理、进行内外上下沟通的工具，是在组织内部和外部传递组织正式信息的重要渠道。就如今市场大环境的影响和公司内部板块业务调整的需要，上报和下发的公文逐年增加，所以提高公文处理效率就成为了提升工作效率和质量的重要课题。
公文工作效率的提高，必须以一整套严密的公文工作规范和标准为前提。国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》、《关于进一步规范公文报送有关事项的通知》等文件多次要求各级机关加强公文管理，改进机关工作作风，努力精减文件，以提高干部队伍素质为根本，以增加科技含量为动力，以公文处理和档案管理为内容，进一步增强公文处理及传递运用能力，提高工作效率和质量。
表1.1 2011至2013年6月公司公文处理类型分布表
统计口径：截止至2013年6月初，公司行政岗位公文处理的数量。
（二）研究目的
本课题将基于公司目前公文处理的流程进行研究。为切实转变工作作风，加快公文运转速度，提高公文工作的质量和水平，从公文工作的系统性总体出发，发挥各分系统、子系统的效能，统一计划协调。并提出合理化的优化建议，使公文处理的效能达到最优状态。
二、公文处理中常见的问题
（一）流程问题
公文"倒流"现象却屡屡发生。所谓"倒流"，即公文越过会审、会签等程序直接送领导签发。公文越过部门会签这一环节，一是制文部门对涉及其他行业的制度规定不甚熟悉，容易出现执行上的偏差；二是给领导添乱，领导为了一份公文，往往要审签2～3次；三是给办文人员添忙，增加了大量的协调工作，影响办文效率，欲速则不达；四是易造成部门之间的矛盾，影响文件的执行力。
（二）格式问题
1. 眉首部分
（1）发文字号。上行文的发文字号居左排列，左空一字，但这一点往往被忽略，左空不是多就是少；括年份应使用六角括号"〔〕"，而经常用方括号"[]"，如"某段发[2012]21号"。
（2）签发人。有的公文将"签发人"标识为"签发"，有的将签发人姓名居前，如"签发：某某"、如"某某：签发"；还有的签发人姓名字体不是楷体。规范的标识应为："签发人"用3号仿宋字体标识，后用全角冒号，冒号后用3号楷体标识签发人姓名。
2. 主体部分
（1）标题。常见的问题一是字体字号不规范，有用黑体的，有用宋体加黑的；有用二号字的，也有用小二号字的，不一而足。《格式》规定公文标题用二号宋体字（加粗）。
当层层转发公文时，尽量不要弄成，，，关于转发关于转发，，，，的通知的通知的通知。可直接转发最上一级。
（2）文字累赘。如《关于请求解决€讇讇讇椎那胧尽罚ξ豆赜诮饩鰛讇讇讇椎那胧尽罚竺嬗星胧荆懊嬗们肭缶褪嵌嘤嗟摹？
除批转法规性文件外，公文标题中一般不加书名号。常见非法规、规章名称用了书名号，如《关于认真贯彻〈€讇讇拙龆ā档耐ㄖ贰ⅰ豆赜谂磤讇讇讇妆ǜ妗档耐ㄖ贰ⅰ豆赜凇磤讇讇讇浊胧尽档呐础罚晏庵屑邮槊攀谴淼摹？
（3）正文小标题。《办法》规定公文正文内容结构层次为"一、"、"（一）"、"1."、"（1）"。要注意《办法》规定的序数数词的写法，其中"一"、下面是顿号，"1."下面是圆号，而（一）和（1）括号外面是不带顿和点号。
（4）附件。附件一般在正文之下空一行标识，常见的问题是没有与正文空开一行。附件名称后不加标点，但是有的公文经常在名称后加句号。还有就是没有在附件左上角标明"附件"或者"附件€？字样。
（5）成文日期。根据规定，公文的成文日期应以负责人签发的日期为准，联合行文的以最后签发机关负责人的签发日期为准。纵向与正文的距离依印章的大小而定，其标准为印章盖在成文日期上，上距正文不到1行的空白。如空白过大，就容易被加入其他内容。但在实际操作中，成文日期往往与正文拉的距离过大。另一个常见的问题是将"〇"写作"0"，如"二0一三年二月一日"，正确的写法应为"二〇一三年二月一日"。
三、规范公文运行程序，改革公文处理办法
（一）增强责任意识
职能部门的工作效率主要取决于各级领导的效率，个别领导由于工作繁忙和经常出差，导致出现公文延办、迟办、拖沓、漏办的情况，造成公文运转效率不高。对此，文件处理的相关人员应担负起主要责任，充分认识公文工作的重要性，以保持高度负责的精神、严谨务实的工作作风，不断提高机关工作水平和效率。
（二）减少公文传递环节，严格公文签收
在公文收发及运转过程中，事前明确签收主体。及时按照公文接件、转件时间及文件报转主体等每个环节的相关要素进行管理。要求办公室相关人员对公文的收发、传递、办理、归档等严格按公文处理程序进行，对发文的文种、格式、语句等方面进行审核把关，每天及时查看需要办理的公文，防止公文积压，认真执行公文保密制度，严防泄密。
（三）建立健全催办等公文工作制度
催办是公文处理程序中的一个重要环节，是避免积压、加速公文运转的手段。领导或上级单位批示的办件，送达承办部门后，必须按规定期限加强对公文承办情况的查询督促。
（四）建立健全公文管理办法
针对相关问题重新梳理公文处理流程和公文行文规范。公司BSCZ01029公文管理办法已于2013年5月12日发布。 四、当前公文工作效率研究需要克服的一些瓶颈问题
虽然公文的处理效率在规范公文运行程序和改革公文处理办法后，有着显著的提高，但是繁多的纸质文件流转的效率提升仍然是一个未完成的课题，面临着一些亟待克服的瓶颈问题。
见习的一年中，一直进行着提高公文工作效率的实践探索，探求控制公文数量、提高公文质量的方法和途径。实际上，决定公文工作效率的因素还包括制度、配置、技术和文化等方面。所以公司公文工作效率的研究必须利用推行电子公文系统的进程在公文标准体系方面进行专项研究工作。电子公文系统的实施就可以使公文工作实现模板化、自动化、智能化，最大限度地避免人为错误的发生，可以降低办公成本，充分提高办事效率。推行电子公文一体化解决方案，主要任务和总体目标是将法定公文和非法定公文的处理、传递、归档等全部纳入电子公文系统并上网运行，及时准确地办理公文，提高公文处理的效率和质量，不再报送纸质公文，一律采用电子公文的形式由网上进行查阅和传递，全面实现公文处理工作的电子化、网络化。
（一）设计思路
图4.1 公文业务流程图
所以，根据现实的公文流转架构，总结精炼出来一套简易、高效的电子公文系统。
图4.2 电子公文系统流程图
图4.3 收件处理单样表
图4.4 公文审签稿样表
电子公文系统办公就是利用OA系统实现文件的签发和流转。首先设置好公文审签稿和收文处理单的模板，对于公文审签稿要分别考虑到党委文和行政文流转对象的不同而安排相应的流程；对于收文处理单要分别考虑是否涉及经费，再安排相应的流转对象。优化以后的无纸化办公实现了公文处理工作的电子化和网络化。
（二）试运行效果与反馈
目前该系统已于2013年5月1日在OA协同平台上试运行。试运行的效果良好，即使公司领导出差或出国考察，只要有网络就可以审批公文。这样大大缩短了公文的处理效果。
客观上，由于使用的是一套通用的流程，对于员工处理各种文件可以通过此流程中的不同选择去完成，大大降低了运维的工作量与新员工入手的难度。但是目前却存在着，员工不知道选择哪种模板来完成报批，不清楚报批的流程，对此公司应该加强对于员工公文基础知识和公司组织架构的教学培训。
五、结束语
优化之后的流程。不仅从企业效率的角度得到了大幅度的提高，对于员工来说简化了工作流程，增加使用电子公文的积极性。让OA办公系统真的实现企业员工双赢的局面是未来企业进步的必经之路。本文探讨的系统开发过程遇到的一些具体问题，还需相应的解决办法。我们设计的系统已经进行了详细而全面的测试，目前试运行中，总体反应良好。
参考文献：
[1]周连宽.公文处理办法.重庆：正中书局，1945.1.
[2]沈蕾，王巧玲，朱建邦.我国公文工作效率研究和实践历程述评[J].《档案学研究》，2012，（6）：24-26.
[3]邵明媚.中外公文处理规范与制度比较研究[D].山东：鲁东大学，2009：1-97.
[4]方朝华.浅谈如何做好公文管理和保密工作[J].《华人时刊》，2012，（3）：192-193.