XG股份有限公司进口矿采购业务内部控制问题探讨

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当前全球经济环境日益复杂,中美贸易摩擦不断。进口矿采购直接参与国际竞争,矿业巨头利用资源优势操纵价格,业务风险不断加大。近年来,我国钢铁行业规模持续扩张。国家积极推进供给侧改革,淘汰落后产能,钢铁行业同质化竞争激烈。企业进口矿采购数量多、耗费巨额资金,对进口铁矿石依存度极高。内部控制管理上稍有不慎,极易出现采购矿石质次价高和大额资金占用等问题,直接影响钢铁企业效益。作为钢铁企业特有的采购品种,完善进口矿采购业务的内控制度无法照搬现有成功企业的经验。因此,研究钢铁企业进口矿采购业务内部控制问题具有重要的理论和实践意义。本文中作者遵循“理论概述—案例介绍—问题分析—提出对策”的基本研究思路,运用案例研究法和文献研究法对该问题展开研究。管理活动是企业经营活动的核心,控制职能是企业管理活动中不可或缺的要素。进口矿采购业务内部控制流程细分为:请购与审批、编制计划;选择供应商、管理合同;物流运输与验收;付款与会计控制四个环节。进口矿采购业务内部控制有重视请购审批、编制计划应对国际贸易风险;加强供应商和定价管理应对卖方市场;加强过程控制应对合同执行长周期;强化货币资金内部控制管理应对大额资金需求等特点。钢铁企业应建成高度集成的进口矿采购业务内部控制体系,规范监督进口矿采购业务,从而有效提高企业效益。本文研究的案例XG股份有限公司是省属国有钢铁公司。2017年以来,国家强力推进供给侧改革,公司销售收入持续增长,在中国企业500强排名不断前移。XG公司设置专职进口矿采购机构并配备相关人员已有近20年历史。2011–2019年平均采购进口矿:909.25万吨,金额高达:77.56亿元,对进口矿依存度较高。公司在进口矿采购业务流程的各环节分别设立了内部控制流程及关键控制点,构建了相对完善的内部控制体系,取得了一定的成效。笔者仔细梳理了XG公司进口矿采购业务的内部控制流程,发现存在以下问题:第一,进口矿采购计划控制不合理;第二,采购业务机构设置复杂,人员配置不合理;第三,物资进厂验收形式不规范;第四,外币资金退汇监督管理力度不强。经过细致分析后笔者发现,造成上述问题的原因是多方面的。第一,管理层对公司整体业务的内部控制意识逐步加强,但未能充分了解进口矿采购业务的具体流程。同时公司缺少非钢专业(如国际贸易、内部控制等方面)人才,难以准确评估采购业务风险并采取措施积极应对;第二,进口矿采购业务人员内部控制意识薄弱;第三,内部管理信息系统起步较晚,缺少顶层整体设计思路,系统自成“信息孤岛”,矿石运输与验收流程信息共享不足,内部监督缺少信息支撑,偏重于形式;第四,资金集中管控存在外币资金“盲区”。本文通过查阅文献,一方面系统地梳理内部控制理论及其发展;另一方面针对XG公司进口矿采购业务内部控制流程中存在的具体问题,提出系列改进措施。第一,不断完善各项管理制度,让员工在具体业务中有章可循,有章必循。积极引进专业人才,构建完善的风险评估体系;第二,加强内控制度培训,提高员工内部控制意识;第三,重视管理信息系统顶层设计,实现信息共享,将内部监督职能落到实处;第四公司应加强外币资金管控,完善绩效考核体系,充分发挥其作用。本文以XG股份有限公司为例,深入分析其进口矿采购业务的经营特征、内部控制现状、存在的问题及和原因,探寻切实可行的优化措施,既对XG公司有一定现实价值,也为其他钢铁公司及其他行业企业强化内部控制提供参考,具有一定的学术意义。
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