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摘 要：高职院校教育资源的整合，促进了高职院校合理有序的发展。但是随着时代的发展，组织考核单位，毕业生用人单位，出国留学机构，职称评定等社会机构需要毕业生院校出据学历证明相继出现。整合后的高职院校内几个全宗的档案，查询利用十分繁杂，给出据工作带来诸多不便。如果利用几个全宗内相同的档案资源，汇编成一个简单明了的，利用便捷的检索工具。做到查询准确，利用方便，便能更好的为合并后高职院校毕业生出具学历证明工作。
关键词：档案资源 合并 利用 学历认证
随着时代的发展，科技的进步，各级各类人员求知欲望的增加，以及社会上的不法分子利用各种手段办理假毕业证书的出现，给合并后的高职院校学历证明工作提出了一个严肃的话题。学历证明工作是否需要一个规定的模式，每个院校是否需要由专人管理、出据等等一系列的问题，都需要有关部门进行规范并培训。高职院校的整合，使档案管理工作面临着一个亟待解决的实际问题。高职院校档案工作是高职院校从事科研、教学及其它管理等各项工作活动的真实反映，也是诸多方面的工作业绩及经验的积累。尤其是高职院校的毕业生升入上级学校继续读书的较多，或出国留学，都需要由原毕业学校出具学历证明材料，这就给合并后高职院校毕业生的学历证明工作带来诸多的问题，利用原各校的档案资源，做好毕业生的学历证明工作，使学历证明材料的查找更快捷、更准确及方便，需要档案工作人员去研究、解决的问题。
一、正确对待每一次学历证明
档案是历史的见证，在学历证明工作方面更具有的权威性和真实性。出据学历证明材料是一项责任心很強的非常严肃的工作，不能出半点差错，所以我们必须正确对待每一次的学历证明的出据。近几年学历证明工作占有档案查阅总量较大的比例，对待出据工作，首先我们要有初步的辩别能力，对所持有的毕业证要做到看清是否有毕业学校所盖的钢印，钢印全称是否是该校的正确名称，因为有不少是合并前各高校的毕业生前来证明，所以要熟悉并掌握合并前各校校名的准确全称；其次要对合校前各校的历史要有全面掌握，其中包括历任的校长名称的正确书写式样，这对辩别毕业证的真伪很重要，第三要做到耐心细致，认真看清每一个重要的部分，例如：入学时间，毕业时间，专业，学制，毕业证书的编号等自然信息是否相互呼应，尤其是毕业证书上本人姓名是否与档案库内所存的档案信息是否相一致，如有音同字不同的现象，就要十分注意；第四，毕业证书上的出生日期是否与本人身份证上的日期、档案库存档案信息是否相同；第五，毕业证书上的毕业证编号、专业是否与库存档案相一致。这些，都是初步辩别的基础，是我们每个专职档案员应具备出据学历认证知识之一。在核对无误的情况下，我们才能对其出据学历认证的相关证明材料，在出据证明的同时，我们必须将其录取名册、毕业生登记表及毕业证电子注册一并复印一份，在复印其材料的同时，不要忘记对其他同学的信息做到严格保密，进行相应的保密处理，并在复印件的背面写清此件出自的档号，加盖公章及公章骑缝章、经办人的个人手书签字，方可有效。
二、对待特殊情况，做到思路清晰，谨慎处理
在工作中，专职档案员要据实出据，不可有半点的私心，更不能因为一时的利益出据不该出的证明材料。在出据的过程中可能会有档案库存息不全的现象，遇到这种情况，我们就要更加谨慎仔细。为了不影响其学历的证明，我们可采取让其所在系的辅导员和系主任共同出据证明材料，证明其为我系某专业的毕业生，注意，该证明材料一定要求手写，同时，要求有本人签字及加盖手印，一式二份，学校档案部门保留一份，做为存档，一份由学生用于做学历证明时专用，这样，档案人员方面出据其余材料，有什么材料，出据什么材料，但应注意的是，在加盖公章时，不应在系里出据的证明材料上加盖档案部门的专用章，不应该把其系里出据的证明材料用做档案部门出据的证明，以便体现出档案的真实性，不可替代性。
对于档案库存内完全没有记载的材料，我们专职档案人就要更加注意，一要对其进行详细的询问，了解其说的每一句话是否是本校的毕业生，例如，在交谈时问其读书时的学习地点、当时的辅导员是谁、其中任一科目的老师是谁等信息，以初步辩别其是否是本的毕业生。如初步辩断其为本校的毕业生，让其按上述的步骤去系里做一个证实材料；二要向当事人解释清楚档案材料不全的原因，要让其感觉不是不愿意给他查档案，而是由于某种原因，库存没有其材料，使其能够在态度上基本接受；三是要为其指一条能够证实其学历的材料的单位——其工作单位人事部门的个人档案。由于是通过全国普通高等教育考试而录进的学生，在个人档案中有填报自愿表和毕业生登记表，此两表均由主管部门的印章，如将此两表复印各一份，由档案提供单位加盖公章和公章骑缝章，经办人签字也应够能做为出据学历证明的材料，这样拿着学校系里出据的证实材料和本人单位人事部门出的材料再去办学历认证，二者是缺一不可的。
早期的高职毕业证书基础上都采用手写的方式，因此会出现毕业证书上的姓名与本人现使用的身份证的姓名音同字不同的现象，或参加工作后出现改名的现象，也可有毕业证书上的出生日期与本人现使用的身份证的出生日期不同的情况。如遇到此情况，我的办法是（1）将其录取名册和毕业生登记表各复印一份，证明原始档案的姓名为我校培养的毕业证书，本人可写一份情况说明，如因录学时由于笔误，将姓名中的某一字写错，如果学校的原因，学校的相关部门，出据一份情况说明，证实毕业证书上的姓名与本人现使用的姓名为一人；（2）由于更名造成的错误，就请其去公安机关证明更名前与更名后的姓名为一人，同时并有公安机关的户籍公章和经办人的个人签字。出生日期不同也可采用此方法。本人可将上述材料一并带到上一级学历认证部门进行学历认证。
三、做好本职工作，维护学校的声誉
利用档案做好高职院校的学历证明工作，体现档案的真实性，专职档案员要据实利档，据实用档，维护学院及毕业生的声誉。假文凭的出现，给高校的办学带来很多不利的因素，学历证明工作就是要让那些假文凭没有市场，但即使这样，也不能彻底地消除假学历，扰乱了我国正常的高等学历教育工作。在日常的工作中，有一些持有假文凭的人存有侥幸的心理，报着试试看的态度，前来认证其为本校的毕业生，做为专职档案人员，遇到这种情况，我们要严肃对待，不能给他们提供市场，严词意绝地打消他们的不道德行为，更不能为眼前的蝇头小利而淀污了档案人员的形象，档案人员也不可利用所掌握的档案内容为不法者提供基本信息，为其办理假毕业证书提供条件。
四、编制学历证明的检索，提高查全率及查准率
教育资源的整合，合并后的高职院校的档案也相应地进行集中统一管理。合校之前的各校教学档案中新生录取名册和毕业生登记表及毕业证书证电子注册信息表都保存在各自的全宗内，需要建立一个能够集中地将几个全宗内的相关信息进行汇编成一个完整的检索工具。涉及到的具体内容应包括：全宗名称，入学时间，专业、学制、学习形式、案卷号、毕业时间、案卷号、备注（填写是否有毕业证书编号）等相关信息。这样，将这些信息按全宗的先后顺序逐年分项一一著录，形成一个完整、系统的合并前各高校学历证明的检索工具，方便利用，方便检索。具体形式如下：
合校前各高校学历证明检索。
综上所述，学历证明工作一项不可小视更不可无视的工作，它关系到高校毕业在社会上的声誉，也体现了高职院校办学的综合实力。因此，做好档案的收集工作是做好高职院校学历认证工作前提条件和基础。
参考文献：
[1]丁玉冰 论高校合并后档案资源的整合[J] 《兰台世界》2012（1）：63-64.
[2]张静 谈如何做好合并后高校档案管理工作[J]《档案天地》2006（6）：33-34.
关键词：档案资源 合并 利用 学历认证
随着时代的发展，科技的进步，各级各类人员求知欲望的增加，以及社会上的不法分子利用各种手段办理假毕业证书的出现，给合并后的高职院校学历证明工作提出了一个严肃的话题。学历证明工作是否需要一个规定的模式，每个院校是否需要由专人管理、出据等等一系列的问题，都需要有关部门进行规范并培训。高职院校的整合，使档案管理工作面临着一个亟待解决的实际问题。高职院校档案工作是高职院校从事科研、教学及其它管理等各项工作活动的真实反映，也是诸多方面的工作业绩及经验的积累。尤其是高职院校的毕业生升入上级学校继续读书的较多，或出国留学，都需要由原毕业学校出具学历证明材料，这就给合并后高职院校毕业生的学历证明工作带来诸多的问题，利用原各校的档案资源，做好毕业生的学历证明工作，使学历证明材料的查找更快捷、更准确及方便，需要档案工作人员去研究、解决的问题。
一、正确对待每一次学历证明
档案是历史的见证，在学历证明工作方面更具有的权威性和真实性。出据学历证明材料是一项责任心很強的非常严肃的工作，不能出半点差错，所以我们必须正确对待每一次的学历证明的出据。近几年学历证明工作占有档案查阅总量较大的比例，对待出据工作，首先我们要有初步的辩别能力，对所持有的毕业证要做到看清是否有毕业学校所盖的钢印，钢印全称是否是该校的正确名称，因为有不少是合并前各高校的毕业生前来证明，所以要熟悉并掌握合并前各校校名的准确全称；其次要对合校前各校的历史要有全面掌握，其中包括历任的校长名称的正确书写式样，这对辩别毕业证的真伪很重要，第三要做到耐心细致，认真看清每一个重要的部分，例如：入学时间，毕业时间，专业，学制，毕业证书的编号等自然信息是否相互呼应，尤其是毕业证书上本人姓名是否与档案库内所存的档案信息是否相一致，如有音同字不同的现象，就要十分注意；第四，毕业证书上的出生日期是否与本人身份证上的日期、档案库存档案信息是否相同；第五，毕业证书上的毕业证编号、专业是否与库存档案相一致。这些，都是初步辩别的基础，是我们每个专职档案员应具备出据学历认证知识之一。在核对无误的情况下，我们才能对其出据学历认证的相关证明材料，在出据证明的同时，我们必须将其录取名册、毕业生登记表及毕业证电子注册一并复印一份，在复印其材料的同时，不要忘记对其他同学的信息做到严格保密，进行相应的保密处理，并在复印件的背面写清此件出自的档号，加盖公章及公章骑缝章、经办人的个人手书签字，方可有效。
二、对待特殊情况，做到思路清晰，谨慎处理
在工作中，专职档案员要据实出据，不可有半点的私心，更不能因为一时的利益出据不该出的证明材料。在出据的过程中可能会有档案库存息不全的现象，遇到这种情况，我们就要更加谨慎仔细。为了不影响其学历的证明，我们可采取让其所在系的辅导员和系主任共同出据证明材料，证明其为我系某专业的毕业生，注意，该证明材料一定要求手写，同时，要求有本人签字及加盖手印，一式二份，学校档案部门保留一份，做为存档，一份由学生用于做学历证明时专用，这样，档案人员方面出据其余材料，有什么材料，出据什么材料，但应注意的是，在加盖公章时，不应在系里出据的证明材料上加盖档案部门的专用章，不应该把其系里出据的证明材料用做档案部门出据的证明，以便体现出档案的真实性，不可替代性。
对于档案库存内完全没有记载的材料，我们专职档案人就要更加注意，一要对其进行详细的询问，了解其说的每一句话是否是本校的毕业生，例如，在交谈时问其读书时的学习地点、当时的辅导员是谁、其中任一科目的老师是谁等信息，以初步辩别其是否是本的毕业生。如初步辩断其为本校的毕业生，让其按上述的步骤去系里做一个证实材料；二要向当事人解释清楚档案材料不全的原因，要让其感觉不是不愿意给他查档案，而是由于某种原因，库存没有其材料，使其能够在态度上基本接受；三是要为其指一条能够证实其学历的材料的单位——其工作单位人事部门的个人档案。由于是通过全国普通高等教育考试而录进的学生，在个人档案中有填报自愿表和毕业生登记表，此两表均由主管部门的印章，如将此两表复印各一份，由档案提供单位加盖公章和公章骑缝章，经办人签字也应够能做为出据学历证明的材料，这样拿着学校系里出据的证实材料和本人单位人事部门出的材料再去办学历认证，二者是缺一不可的。
早期的高职毕业证书基础上都采用手写的方式，因此会出现毕业证书上的姓名与本人现使用的身份证的姓名音同字不同的现象，或参加工作后出现改名的现象，也可有毕业证书上的出生日期与本人现使用的身份证的出生日期不同的情况。如遇到此情况，我的办法是（1）将其录取名册和毕业生登记表各复印一份，证明原始档案的姓名为我校培养的毕业证书，本人可写一份情况说明，如因录学时由于笔误，将姓名中的某一字写错，如果学校的原因，学校的相关部门，出据一份情况说明，证实毕业证书上的姓名与本人现使用的姓名为一人；（2）由于更名造成的错误，就请其去公安机关证明更名前与更名后的姓名为一人，同时并有公安机关的户籍公章和经办人的个人签字。出生日期不同也可采用此方法。本人可将上述材料一并带到上一级学历认证部门进行学历认证。
三、做好本职工作，维护学校的声誉
利用档案做好高职院校的学历证明工作，体现档案的真实性，专职档案员要据实利档，据实用档，维护学院及毕业生的声誉。假文凭的出现，给高校的办学带来很多不利的因素，学历证明工作就是要让那些假文凭没有市场，但即使这样，也不能彻底地消除假学历，扰乱了我国正常的高等学历教育工作。在日常的工作中，有一些持有假文凭的人存有侥幸的心理，报着试试看的态度，前来认证其为本校的毕业生，做为专职档案人员，遇到这种情况，我们要严肃对待，不能给他们提供市场，严词意绝地打消他们的不道德行为，更不能为眼前的蝇头小利而淀污了档案人员的形象，档案人员也不可利用所掌握的档案内容为不法者提供基本信息，为其办理假毕业证书提供条件。
四、编制学历证明的检索，提高查全率及查准率
教育资源的整合，合并后的高职院校的档案也相应地进行集中统一管理。合校之前的各校教学档案中新生录取名册和毕业生登记表及毕业证书证电子注册信息表都保存在各自的全宗内，需要建立一个能够集中地将几个全宗内的相关信息进行汇编成一个完整的检索工具。涉及到的具体内容应包括：全宗名称，入学时间，专业、学制、学习形式、案卷号、毕业时间、案卷号、备注（填写是否有毕业证书编号）等相关信息。这样，将这些信息按全宗的先后顺序逐年分项一一著录，形成一个完整、系统的合并前各高校学历证明的检索工具，方便利用，方便检索。具体形式如下：
合校前各高校学历证明检索。
综上所述，学历证明工作一项不可小视更不可无视的工作，它关系到高校毕业在社会上的声誉，也体现了高职院校办学的综合实力。因此，做好档案的收集工作是做好高职院校学历认证工作前提条件和基础。
参考文献：
[1]丁玉冰 论高校合并后档案资源的整合[J] 《兰台世界》2012（1）：63-64.
[2]张静 谈如何做好合并后高校档案管理工作[J]《档案天地》2006（6）：33-34.