论文部分内容阅读
摘 要：文章首先通过档案管理工作的重要性进行了阐述，接着对高校档案管理现状及问题所在进行了细致的分析，最后重点探讨了加强信息档案管理工作的创新策略。
关键词：高校 档案 策略
一、引言
随着改革开放，我国的大小高校都在不断发展中，档案与一般的资料相比，它具有专业性、种类和类型多样性、成套性、实用性等特点，档案管理工作是管理工作中非常重要的管理内容，借助相关的信息管理技术，档案管理的工作质量以及工作效率不断提升，因此，档案管理，在任何一个环节、任何一个部分出现问题，都会给工程的整体管理带来严重的后果。本文就主要对信息时代的档案管理工作进行简单分析探讨。
二、档案管理工作的重要性
学校的档案工作是学校工作计划管理的重要部分，高校档案管理人员应该做到年初有计划，年终有总结。学校应将档案管理工作的有关要求列入档案管理人员工作职责、考核内容之中，做到考核结果与奖惩挂钩。也就是说，学校一旦将档案工作列入学校工作计划及各处室计划管理中，依据计划抓落实，形成习惯了，档案工作也就能够正常开展了。笔者认为档案管理的创新就要重视现实，面向未来，从实际出发，必须具备一定的调查研究能力，掌握调查研究的基本方法。要真实、全面地留住历史，就必须深入实际调查研究，全面了解实践真实面貌。档案管理创新既要学习本行业专业知识，借鉴本行业成功的经验和方法，又要学习相关专业、其他行业知识，借鉴其他行业和专业创新方法和成功经验。档案管理工作是一项专业性很强的系统工程，要保证档案管理机制正常运转，必须加强领导。在近几年档案交流中发现，学校校级领导档案意识强，处室和学院领导档案重视，表现为最基本的归档。
三、高校档案管理现状及问题所在
1.档案意识较淡薄。目前，我国部分高校中存在不同程度地对档案工作重视不够，没有认识到档案的真正价值，部分管理人员的档案意识较为淡薄，有的档案管理员甚至不具备必要的档案系统知识，导致管理人员不能够认识到档案工作的重要性，错误地把档案工作看成是对“故纸”的简单整理、装订，应付差事。
2.高校档案归档难问题。档案与文本管理方面虽然在学校成立初期都已经制定了各种规章制度，但是在执行上不严格：有的以文件归档后，以查阅不便为由不愿意归档；也有的把自己收到的或开会带回的文件，不是先交文书处理部门统一登记后办理，而是为了自己的工作方便自收自存。这些都给立卷工作带来极大的难题，严重地影响了档案的完整性与归档的时限性。
3.管理手段落后，程序不够规范。现阶段，虽然档案管理的内容、服务方式、手段等与以往相比都发生了巨大的变革，但一些高校的部分档案管理人员只会用最原始的手工操作方式处理档案以及文书工作，与快速发展的现代化办公手段形成强烈反差。再有，部分高校由于建校时间短，各项管理工作还完全没有纳入科学化、规范化、制度化管理的轨道上来，档案管理手段落后，程序不够规范。
4.高校档案管理基础较薄弱。由于不同时期档案管理规范标准不同，很多案卷、组卷标准缺乏统一性，大部分都是一卷多册，还有很多案卷标题缺少必要的因素，很多都和案卷的具体内容没有相关性，甚至缺乏完整的标题。很多档案在编制时没有页码。案卷外观规格缺乏标准，有的案卷厚达数百页，而有的则只有少数的几页。等等，这些都给档案管理工作带来了极大的不变。
5.档案管理人才较匮乏。人才资源是高校档案部门重要的战略资源，谁拥有了档案人才优势，谁就掌握了竞争的优势。但目前我国部分高校档案管理人才队伍在职称结构、年龄结构、学历结构、知识结构等方面分布极不合理，甚至有些高校档案管理人员严重缺编，无法建立起一支研究型、服务型、管理型、技术型的档案人才队伍，从而影响高校的档案管理工作。
四、加强信息档案管理工作的创新策略
网络档案信息网络化的最终目的就是扩大档案信息的利用率，为人们提供方便、快捷、优质的服务。目前，在档案信息网络化的过程中存在信息不够完善、目标不够明确、服务水平较弱、服务质量不高等诸多不足，故笔者认为可以从以下几个方面着手解决。
1.创新服务方式。
1.1创建档案馆网站。随着档案馆内网的组建，档案管理部门要充分利用单位的网络及服务器设备部署自己的站点，努力将收集的数据和信息及时电子化，实现在线档案信息的检索，为用户提供方便、快捷的服务。
1.2创建“电子档案数据中心”。档案管理部门与各单位的相关信息管理部门应相互配合，共同建立“电子档案数据中心”。中心最终将各部门及单位归档好的电子档案汇总统一管理，实现有限制性或非保密性电子档案的网上查询和利用服务以及共享。
1.3在线收集电子档案。档案的收集不但只是传统纸质档案的收集，而且还有许多在单机上已经形成的电子档案，此类电子档案可通过软件技术采取直接上传或自动收割的方式来完成。因此，档案管理部门可以创建电子档案在线上传和自动收割的服务功能，及时收集电子档案，并进行归档。
1.4开展在线服务。信息的网络化已经改变了我们的生活、学习以及工作方式，人们也越来越注重信息的时效性。开展在线服务，就是通过软硬件技术手段及时准确地提供档案信息，改变以往被动利用档案的方式，提高档案利用服务工作的社会性。
2.扩展档案管理范围。
2.1发展档案产业、兴办服务实体。在当今信息化的社会，从信息资源挖掘的角度来看，档案管理的工作不再单纯是对档案进行保管，还应该是档案信息的提供者和佐证者；档案管理部门也不再是单纯的档案保管机构，还应当是档案资源的聚集中心和交流中心。当代档案馆改革创新的方向就是向信息化的道路迈进。因此，档案馆应该在为社会提供档案信息日常服务的基础上，发展档案信息服务产业，创建以档案信息的搜集、加工、存储、查询和服务为主要内容的工作实体。
2.2加強横向联合，实现档案资源共享。随着时代的快速发展，人类所累积的知识信息量在急速增长，面对浩瀚繁杂的文献资料，任何一个文献管理部门都不可能将所有知识信息全部都加以收集保存和加工利用。因此，各个档案、图情部门都必须打破各独自为政的局面，建立一个完善的信息共享系统，充分发挥信息网络化利用的优势。
2.3创建有效的“反馈”机制，改善档案信息的利用方式。反馈是指：把一个施控系统的信息作用于对象后产生的结果再返送回来，并对信息的再输出发生影响的过程。通过有效完善的信息反馈机制，可以将档案信息的利用效果进行分析总结，并依此改善其利用方式，促使信息资源的开发利用更加科学、合理。
2.4加强素质教育，提高安全意识。在档案信息网络化建设的同时，要注意加强档案主体意识、获取意识以及守法意识的基础教育，加强档案工作人员的保密意识的培养，努力提高利用科学技术来获取档案信息和保护档案信息的能力，促进档案信息资源的高效开发。
3.强化社会的档案管理意识。首先，档案管理意识是指对档案管理工作的敏感程度和认知水平，它表现了人们对档案信息的重视度以及对档案工作的认知和态度。档案管理部门要加强宣传工作，各级档案机构也应认真做好管理工作，从各方面来努力提高档案工作的社会地位。其次，强化管理意识。档案管理工作专业性很强，其要求管理工作人员不仅具有良好的职业道德、高度的责任感、严谨的工作态度和兢兢业业的工作精神，也要具有良好的专业理论知识和熟练的实际工作技能。因此，档案管理工作者要有广博的专业知识和优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时代的档案管理工作。
五、结语
总之，档案管理工作具有非常重要的作用，是一个非常复杂的过程，我们应加强档案管理意识，完善制度，明确档案管理工作重要性，制定科学有效的实践管理策略，提升工作人员素质，从而保证档案管理工作的顺利开展。
参考文献：
[1]张军利.增强档案意识提高高校档案管理水平[J].科技情报开发与经济，2012，（17）：184-185.
[2]蔡利红.高校档案管理发展趋势及其对学生档案管理工作者的素质要求[J].政工园地，2010，（8）：71-72.
[3]陈丹.高校档案管理基础工作与档案管理现代化[J].管理科学，2011，（30）：191.
关键词：高校 档案 策略
一、引言
随着改革开放，我国的大小高校都在不断发展中，档案与一般的资料相比，它具有专业性、种类和类型多样性、成套性、实用性等特点，档案管理工作是管理工作中非常重要的管理内容，借助相关的信息管理技术，档案管理的工作质量以及工作效率不断提升，因此，档案管理，在任何一个环节、任何一个部分出现问题，都会给工程的整体管理带来严重的后果。本文就主要对信息时代的档案管理工作进行简单分析探讨。
二、档案管理工作的重要性
学校的档案工作是学校工作计划管理的重要部分，高校档案管理人员应该做到年初有计划，年终有总结。学校应将档案管理工作的有关要求列入档案管理人员工作职责、考核内容之中，做到考核结果与奖惩挂钩。也就是说，学校一旦将档案工作列入学校工作计划及各处室计划管理中，依据计划抓落实，形成习惯了，档案工作也就能够正常开展了。笔者认为档案管理的创新就要重视现实，面向未来，从实际出发，必须具备一定的调查研究能力，掌握调查研究的基本方法。要真实、全面地留住历史，就必须深入实际调查研究，全面了解实践真实面貌。档案管理创新既要学习本行业专业知识，借鉴本行业成功的经验和方法，又要学习相关专业、其他行业知识，借鉴其他行业和专业创新方法和成功经验。档案管理工作是一项专业性很强的系统工程，要保证档案管理机制正常运转，必须加强领导。在近几年档案交流中发现，学校校级领导档案意识强，处室和学院领导档案重视，表现为最基本的归档。
三、高校档案管理现状及问题所在
1.档案意识较淡薄。目前，我国部分高校中存在不同程度地对档案工作重视不够，没有认识到档案的真正价值，部分管理人员的档案意识较为淡薄，有的档案管理员甚至不具备必要的档案系统知识，导致管理人员不能够认识到档案工作的重要性，错误地把档案工作看成是对“故纸”的简单整理、装订，应付差事。
2.高校档案归档难问题。档案与文本管理方面虽然在学校成立初期都已经制定了各种规章制度，但是在执行上不严格：有的以文件归档后，以查阅不便为由不愿意归档；也有的把自己收到的或开会带回的文件，不是先交文书处理部门统一登记后办理，而是为了自己的工作方便自收自存。这些都给立卷工作带来极大的难题，严重地影响了档案的完整性与归档的时限性。
3.管理手段落后，程序不够规范。现阶段，虽然档案管理的内容、服务方式、手段等与以往相比都发生了巨大的变革，但一些高校的部分档案管理人员只会用最原始的手工操作方式处理档案以及文书工作，与快速发展的现代化办公手段形成强烈反差。再有，部分高校由于建校时间短，各项管理工作还完全没有纳入科学化、规范化、制度化管理的轨道上来，档案管理手段落后，程序不够规范。
4.高校档案管理基础较薄弱。由于不同时期档案管理规范标准不同，很多案卷、组卷标准缺乏统一性，大部分都是一卷多册，还有很多案卷标题缺少必要的因素，很多都和案卷的具体内容没有相关性，甚至缺乏完整的标题。很多档案在编制时没有页码。案卷外观规格缺乏标准，有的案卷厚达数百页，而有的则只有少数的几页。等等，这些都给档案管理工作带来了极大的不变。
5.档案管理人才较匮乏。人才资源是高校档案部门重要的战略资源，谁拥有了档案人才优势，谁就掌握了竞争的优势。但目前我国部分高校档案管理人才队伍在职称结构、年龄结构、学历结构、知识结构等方面分布极不合理，甚至有些高校档案管理人员严重缺编，无法建立起一支研究型、服务型、管理型、技术型的档案人才队伍，从而影响高校的档案管理工作。
四、加强信息档案管理工作的创新策略
网络档案信息网络化的最终目的就是扩大档案信息的利用率，为人们提供方便、快捷、优质的服务。目前，在档案信息网络化的过程中存在信息不够完善、目标不够明确、服务水平较弱、服务质量不高等诸多不足，故笔者认为可以从以下几个方面着手解决。
1.创新服务方式。
1.1创建档案馆网站。随着档案馆内网的组建，档案管理部门要充分利用单位的网络及服务器设备部署自己的站点，努力将收集的数据和信息及时电子化，实现在线档案信息的检索，为用户提供方便、快捷的服务。
1.2创建“电子档案数据中心”。档案管理部门与各单位的相关信息管理部门应相互配合，共同建立“电子档案数据中心”。中心最终将各部门及单位归档好的电子档案汇总统一管理，实现有限制性或非保密性电子档案的网上查询和利用服务以及共享。
1.3在线收集电子档案。档案的收集不但只是传统纸质档案的收集，而且还有许多在单机上已经形成的电子档案，此类电子档案可通过软件技术采取直接上传或自动收割的方式来完成。因此，档案管理部门可以创建电子档案在线上传和自动收割的服务功能，及时收集电子档案，并进行归档。
1.4开展在线服务。信息的网络化已经改变了我们的生活、学习以及工作方式，人们也越来越注重信息的时效性。开展在线服务，就是通过软硬件技术手段及时准确地提供档案信息，改变以往被动利用档案的方式，提高档案利用服务工作的社会性。
2.扩展档案管理范围。
2.1发展档案产业、兴办服务实体。在当今信息化的社会，从信息资源挖掘的角度来看，档案管理的工作不再单纯是对档案进行保管，还应该是档案信息的提供者和佐证者；档案管理部门也不再是单纯的档案保管机构，还应当是档案资源的聚集中心和交流中心。当代档案馆改革创新的方向就是向信息化的道路迈进。因此，档案馆应该在为社会提供档案信息日常服务的基础上，发展档案信息服务产业，创建以档案信息的搜集、加工、存储、查询和服务为主要内容的工作实体。
2.2加強横向联合，实现档案资源共享。随着时代的快速发展，人类所累积的知识信息量在急速增长，面对浩瀚繁杂的文献资料，任何一个文献管理部门都不可能将所有知识信息全部都加以收集保存和加工利用。因此，各个档案、图情部门都必须打破各独自为政的局面，建立一个完善的信息共享系统，充分发挥信息网络化利用的优势。
2.3创建有效的“反馈”机制，改善档案信息的利用方式。反馈是指：把一个施控系统的信息作用于对象后产生的结果再返送回来，并对信息的再输出发生影响的过程。通过有效完善的信息反馈机制，可以将档案信息的利用效果进行分析总结，并依此改善其利用方式，促使信息资源的开发利用更加科学、合理。
2.4加强素质教育，提高安全意识。在档案信息网络化建设的同时，要注意加强档案主体意识、获取意识以及守法意识的基础教育，加强档案工作人员的保密意识的培养，努力提高利用科学技术来获取档案信息和保护档案信息的能力，促进档案信息资源的高效开发。
3.强化社会的档案管理意识。首先，档案管理意识是指对档案管理工作的敏感程度和认知水平，它表现了人们对档案信息的重视度以及对档案工作的认知和态度。档案管理部门要加强宣传工作，各级档案机构也应认真做好管理工作，从各方面来努力提高档案工作的社会地位。其次，强化管理意识。档案管理工作专业性很强，其要求管理工作人员不仅具有良好的职业道德、高度的责任感、严谨的工作态度和兢兢业业的工作精神，也要具有良好的专业理论知识和熟练的实际工作技能。因此，档案管理工作者要有广博的专业知识和优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时代的档案管理工作。
五、结语
总之，档案管理工作具有非常重要的作用，是一个非常复杂的过程，我们应加强档案管理意识，完善制度，明确档案管理工作重要性，制定科学有效的实践管理策略，提升工作人员素质，从而保证档案管理工作的顺利开展。
参考文献：
[1]张军利.增强档案意识提高高校档案管理水平[J].科技情报开发与经济，2012，（17）：184-185.
[2]蔡利红.高校档案管理发展趋势及其对学生档案管理工作者的素质要求[J].政工园地，2010，（8）：71-72.
[3]陈丹.高校档案管理基础工作与档案管理现代化[J].管理科学，2011，（30）：191.