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[摘 要]本文首先介绍了新时期背景下进行档案信息化管理的必要性、信息技术在档案管理方面的优势，然后分析了档案信息化管理工作中存在的问题，最后根据发现的问题提出了相应的解决措施，以期这些措施能够对档案信息化管理工作有所助益。
[关键词]档案信息化管理；发展现状；存在问题；解决途径
中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）20-0253-01
1 引言
新时期背景下，信息科技的发展，以及社会各个方面的进步，使得社会数据的增加呈现爆炸趋势。数据的快速增加，对于相关数据档案的管理以及数据处理提出了新的要求。一方面，我们要确保将收集到的信息进行如实准确的记录，另一方面，我们需要把数据信息进行合理的分类、保存。面对这些大数据，我们要想提高管理的效率，就需要借助于一些先进的信息科学技术。同时，信息科学技术的发展也让档案管理信息化看到了希望。因此，在新时期，档案的信息化管理成为一个必然的发展趋势。
档案的信息化意味着档案信息的数据化。档案信息不仅包含档案本身包含的内容信息，还包含档案的类别、日期、卷宗等。这些信息数据化以后对于档案后期的搜索、查找、阅读带来了很大的方便。另外，档案信息的数据化，可以实现无纸化操作。对于纸质档案文件，由于年月久远及保管不当，纸片老化严重，保存及借阅利用过程中损毁风险极大。档案文件通过数字化设备采集成图片、视频等电子文件通过多种存储介质进行保存、备份，解决资料遗失的后顾之忧。配合档案软件的使用，用户可以直接通过计算机浏览、复制、打印文件内容，方便快捷，更免除档案原件因外力损坏的风险。
2 档案信息化管理工作存在的问题
从传统的档案管理到与高科技结合的档案信息化管理，需要经历一个很长的过渡过程。在长期的传统的档案管理方式下，从档案管理需要的硬件工具到管理人员，形成很多固定的思维模式和工作方法，这使得新型的档案信息化管理工作的落实存在很多问题。
2.1 工作量大
由于档案信息化在我国发展时间较短，历史形成的档案以纸质居多，还没有形成合理、简洁的工作标准，再加上很多档案管理工作者对于档案信息化管理工作不熟悉，很难适应新的工作环境。因此，在目前的档案信息化管理工作中工作量比较大，人力投入比较大，管理效率比较低。
2.2 硬件的缺乏
档案信息化管理需要很多方面的硬件支持，包括计算机、扫描仪等一些输入设备。很多单位的档案管理部门由于长期实施传统的档案管理方式，缺乏相应的硬件设备。另外，很多单位领导意识不到档案信息化管理的重要性，拒绝档案信息化管理系统硬件设备方面的投资。巧妇难为无米之炊，没有完善的硬件做支撑，档案的信息化管理很难顺利进行。
2.3 缺乏专业人才
在推进档案信息化管理工作之前，相关部门的工作人员已经习惯了传统的档案管理方式，他们不想接受新的、陌生的管理方式。特别是一些年龄比较大的工作人员，他们缺乏相应的计算机技术，很难适应新时期下档案信息化管理的方式。另外，很多档案管理人员缺乏相应的档案管理专业知识，即使他们比较熟练计算机的操作，也无法进行正确的档案信息化管理。专业人才的缺乏成为推进档案信息化管理工作发展的障碍。
2.4 信息安全问题
档案信息化管理需要运用大量的信息技术，档案中所蕴含的信息大部分将以数据的形式保存在数据网络平台上，这样比较方便进行数据集成和共享。虽然数据共享为档案信息化管理提供了方便，但是同时档案信息的安全受到威胁。众所周知，数据共享平台一旦出现操作漏洞、计算机病毒感染、黑客恶意破坏等，很多数据有可能被更改、丢失。另外，机密信息的泄露，有可能给国家和单位造成不可挽回的损失。因此，在实施档案信息化管理的同时也要保障信息的安全性。
3 推进档案信息化管理工作发展的途径
3.1 进行信息管理系统建设
要进行档案信息化管理，首先要解决的问题就是建立一系列的完善的硬件设备。这些设备主要有计算机、扫描仪、打印机等。我们利用这些设备进行数据的收集和存储，即让档案管理与信息化管理接口。另外，对于收集到的信息要进行严格的甄别、分类并作相应的处理。
另外，要想推进档案信息化管理工作的发展，企业或者相关单位还需要进行相关的网络建设。根据服务对象的不同，我们将信息管理系统的网络环境分成三个层次：内网、与政府连接的政务网、与互联网连接的公众网。根据不同单位的不同需要，选择相应层次的网络。
最后是应用软件的设计。应用软件是用户利用计算机及其所提供的各种软件编制的、用来解决某些具体应用问题的程序。如：人事管理软件、财会管理软件、档案信息管理软件、电子文件管理系统软件等。对于档案信息管理系统的软件，我们需要根据档案管理工作的特点进行设计开发，实现电子文件的快速挂接及利用。
3.2 培养高素质人才
很多档案管理人员可能没有信息化管理的经验，对于硬件的使用也不熟悉，因此，相关负责部门应该组织人员的技术培训，使得档案管理人员能够顺利地适应新的工作环境、快速的进入工作状态。另外，这样也可以减少档案管理中的失误，提高工作效率，真正实现档案管理工作的信息化。为了满足保障信息安全的需要，相关部门应该制定合理的信息安全人才培养计划，在档案信息专业培养计划中增设信息安全相关的课程；在员工培训中增加信息安全理论等内容。完善的人才培养计划和职工培训计划能够为社会提供更多优秀的档案信息化管理人才。
3.4 建立相应的工作标准
档案管理的步骤繁多、流程复杂。如果没有合理的操作规程，档案的信息化管理不仅不会提高工作效率，而且会造成重大的工作失误，为组织的经营带来损失。因此，我们应该在逐渐摸索中建立一套符合我国实际情况的操作标准。我们需要构建一系列的硬件设备，组建专业的档案信息化管理系统，充分利用已有的信息管理系统实现全部档案信息资源的共享，实现信息的自动读取或录入、编目、检索，实现档案知识的存储、上传和备份，使文档一体化管理得到实现。
3.5 重视安全问题
与传统的档案管理相比较，档案管理信息化的确具有很多优点——高效、便捷、占据空间小等等。但是档案信息化管理面临着很严重的信息安全问题，很容易造成信息的失真、丢失以及信息的泄露等。这些安全问题都会给国家和相关单位带来很大的损失和危害。因此，我们在进行档案信息化管理建设时需要注意网络安全及信息保密问题。可以采用独上立内网，避免数据与外网接触，从一定程度上可以避免致病毒或者黑客的入侵。制定电子档案信息采集、保存、保管、利用制度，正确处理档案保密和共享的关系；严格控制电子文件和电子档案的使用权限。
4 总结
在新时期背景下，信息科学技术日益发达，一些综合型、智能化的信息技术，例如物联网、大数据技术、移动通信技术等，推动着档案信息化管理工作的发展。这些技术的应用使得档案管理工作更加便捷、高效、准确。档案管理必须与时俱进，逐渐实现信息化。
参考文献
[1] 唐宝莲，吴建华，档案信息化、数字化、网络化及三者的关系[J]， 科技档案，2006（3）.
[2] 席杰，中原崛起战略视角下的档案管理工作[J]， 开封教育学院学报， 2007（02）.
[3] 彭云，新历史条件下高校档案管理的信息化与法制化[J]， 企业导报，2010（12）.
[关键词]档案信息化管理；发展现状；存在问题；解决途径
中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）20-0253-01
1 引言
新时期背景下，信息科技的发展，以及社会各个方面的进步，使得社会数据的增加呈现爆炸趋势。数据的快速增加，对于相关数据档案的管理以及数据处理提出了新的要求。一方面，我们要确保将收集到的信息进行如实准确的记录，另一方面，我们需要把数据信息进行合理的分类、保存。面对这些大数据，我们要想提高管理的效率，就需要借助于一些先进的信息科学技术。同时，信息科学技术的发展也让档案管理信息化看到了希望。因此，在新时期，档案的信息化管理成为一个必然的发展趋势。
档案的信息化意味着档案信息的数据化。档案信息不仅包含档案本身包含的内容信息，还包含档案的类别、日期、卷宗等。这些信息数据化以后对于档案后期的搜索、查找、阅读带来了很大的方便。另外，档案信息的数据化，可以实现无纸化操作。对于纸质档案文件，由于年月久远及保管不当，纸片老化严重，保存及借阅利用过程中损毁风险极大。档案文件通过数字化设备采集成图片、视频等电子文件通过多种存储介质进行保存、备份，解决资料遗失的后顾之忧。配合档案软件的使用，用户可以直接通过计算机浏览、复制、打印文件内容，方便快捷，更免除档案原件因外力损坏的风险。
2 档案信息化管理工作存在的问题
从传统的档案管理到与高科技结合的档案信息化管理，需要经历一个很长的过渡过程。在长期的传统的档案管理方式下，从档案管理需要的硬件工具到管理人员，形成很多固定的思维模式和工作方法，这使得新型的档案信息化管理工作的落实存在很多问题。
2.1 工作量大
由于档案信息化在我国发展时间较短，历史形成的档案以纸质居多，还没有形成合理、简洁的工作标准，再加上很多档案管理工作者对于档案信息化管理工作不熟悉，很难适应新的工作环境。因此，在目前的档案信息化管理工作中工作量比较大，人力投入比较大，管理效率比较低。
2.2 硬件的缺乏
档案信息化管理需要很多方面的硬件支持，包括计算机、扫描仪等一些输入设备。很多单位的档案管理部门由于长期实施传统的档案管理方式，缺乏相应的硬件设备。另外，很多单位领导意识不到档案信息化管理的重要性，拒绝档案信息化管理系统硬件设备方面的投资。巧妇难为无米之炊，没有完善的硬件做支撑，档案的信息化管理很难顺利进行。
2.3 缺乏专业人才
在推进档案信息化管理工作之前，相关部门的工作人员已经习惯了传统的档案管理方式，他们不想接受新的、陌生的管理方式。特别是一些年龄比较大的工作人员，他们缺乏相应的计算机技术，很难适应新时期下档案信息化管理的方式。另外，很多档案管理人员缺乏相应的档案管理专业知识，即使他们比较熟练计算机的操作，也无法进行正确的档案信息化管理。专业人才的缺乏成为推进档案信息化管理工作发展的障碍。
2.4 信息安全问题
档案信息化管理需要运用大量的信息技术，档案中所蕴含的信息大部分将以数据的形式保存在数据网络平台上，这样比较方便进行数据集成和共享。虽然数据共享为档案信息化管理提供了方便，但是同时档案信息的安全受到威胁。众所周知，数据共享平台一旦出现操作漏洞、计算机病毒感染、黑客恶意破坏等，很多数据有可能被更改、丢失。另外，机密信息的泄露，有可能给国家和单位造成不可挽回的损失。因此，在实施档案信息化管理的同时也要保障信息的安全性。
3 推进档案信息化管理工作发展的途径
3.1 进行信息管理系统建设
要进行档案信息化管理，首先要解决的问题就是建立一系列的完善的硬件设备。这些设备主要有计算机、扫描仪、打印机等。我们利用这些设备进行数据的收集和存储，即让档案管理与信息化管理接口。另外，对于收集到的信息要进行严格的甄别、分类并作相应的处理。
另外，要想推进档案信息化管理工作的发展，企业或者相关单位还需要进行相关的网络建设。根据服务对象的不同，我们将信息管理系统的网络环境分成三个层次：内网、与政府连接的政务网、与互联网连接的公众网。根据不同单位的不同需要，选择相应层次的网络。
最后是应用软件的设计。应用软件是用户利用计算机及其所提供的各种软件编制的、用来解决某些具体应用问题的程序。如：人事管理软件、财会管理软件、档案信息管理软件、电子文件管理系统软件等。对于档案信息管理系统的软件，我们需要根据档案管理工作的特点进行设计开发，实现电子文件的快速挂接及利用。
3.2 培养高素质人才
很多档案管理人员可能没有信息化管理的经验，对于硬件的使用也不熟悉，因此，相关负责部门应该组织人员的技术培训，使得档案管理人员能够顺利地适应新的工作环境、快速的进入工作状态。另外，这样也可以减少档案管理中的失误，提高工作效率，真正实现档案管理工作的信息化。为了满足保障信息安全的需要，相关部门应该制定合理的信息安全人才培养计划，在档案信息专业培养计划中增设信息安全相关的课程；在员工培训中增加信息安全理论等内容。完善的人才培养计划和职工培训计划能够为社会提供更多优秀的档案信息化管理人才。
3.4 建立相应的工作标准
档案管理的步骤繁多、流程复杂。如果没有合理的操作规程，档案的信息化管理不仅不会提高工作效率，而且会造成重大的工作失误，为组织的经营带来损失。因此，我们应该在逐渐摸索中建立一套符合我国实际情况的操作标准。我们需要构建一系列的硬件设备，组建专业的档案信息化管理系统，充分利用已有的信息管理系统实现全部档案信息资源的共享，实现信息的自动读取或录入、编目、检索，实现档案知识的存储、上传和备份，使文档一体化管理得到实现。
3.5 重视安全问题
与传统的档案管理相比较，档案管理信息化的确具有很多优点——高效、便捷、占据空间小等等。但是档案信息化管理面临着很严重的信息安全问题，很容易造成信息的失真、丢失以及信息的泄露等。这些安全问题都会给国家和相关单位带来很大的损失和危害。因此，我们在进行档案信息化管理建设时需要注意网络安全及信息保密问题。可以采用独上立内网，避免数据与外网接触，从一定程度上可以避免致病毒或者黑客的入侵。制定电子档案信息采集、保存、保管、利用制度，正确处理档案保密和共享的关系；严格控制电子文件和电子档案的使用权限。
4 总结
在新时期背景下，信息科学技术日益发达，一些综合型、智能化的信息技术，例如物联网、大数据技术、移动通信技术等，推动着档案信息化管理工作的发展。这些技术的应用使得档案管理工作更加便捷、高效、准确。档案管理必须与时俱进，逐渐实现信息化。
参考文献
[1] 唐宝莲，吴建华，档案信息化、数字化、网络化及三者的关系[J]， 科技档案，2006（3）.
[2] 席杰，中原崛起战略视角下的档案管理工作[J]， 开封教育学院学报， 2007（02）.
[3] 彭云，新历史条件下高校档案管理的信息化与法制化[J]， 企业导报，2010（12）.