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摘 要：物资供应管理作为油田企业管理中的重要组成部分，直接影响着油田企业的安全生产及经济效益。而在物资供应管理的各环节中，采购资金管理则是其重中之重。适宜的采购资金控制方式，不仅可以提高资金的使用效率，降低直接与间接结算成本，减少资金使用成本，而且可以避免或降低结算风险的发生。
关键词：采购资金控制；管理和监督；结算成本
采购资金控制是运用科学的资金管理理论和方法，做好采购资金控制的计划，制定合理的控制策略，保障资金安全，加快资金周转，减少资金占用，降低采购成本。
一、加强采购计划管理，避免采购资金浪费
长期以来，油田企业物资供应部门的职责是满足生产物资需求，生产单位提出需要什么，供应部门就采购什么；仓库缺什么，就采购什么进行补充，总是担心供不上就是失职。在这种情况下，供应部门总是被动的。现如今，油田物资供应部门一改过去“你提报什么物资计划，我就组织采购什么物资”的传统供应思路，从加强对物资计划源头的控制着手，认真对生产单位提报的物资计划进行审核把关，通过深入基层一线、深入生产现场，掌握的物资消耗特点与规律，并与生产单位管理人员进行沟通和协调等方式方法，对生产单位提报的物资计划进行科学合理的筛选和控制，真正熟悉生产单位需要什么、需要多少。摸清了生产单位的实际需求，变被动为主动。同时，对生产单位的物资计划认真分析后进行有效地平衡利库，仓库之间物资调剂使用，最终形成实际需要采购的物资计划。这样既满足了生产单位的物资需求，又消除了生产单位滋生二级“小仓库”的条件；既能充分地利用有限的采购资金进行集中有效地采购，又能有效地解决采购物资“超储积压”、占用储备资金等不良现象。
二、规范物资采购行为，合理运用采购资金
（一）建立和完善物资采购制度，从制度上保证物资采购行为的规范化、程序化。物资采购环节很多很复杂，油田物资供应部门经过多年的实践与探索，基本形成了一套比较规范和合理的制度体系与管理流程。在坚持“一切按制度办事、一切用制度管人”管理理念的指引下，围绕权力制衡、阳光操作、薄弱环节和精细化管理，重点抓好招标采购、比价采购和集体议价采购等工作。坚持“能招尽招”的原则，着重在规范招标流程上下功夫，并做好标底价测算、公正合理地邀标、供应商考评和招标结果的执行与评判，以及坚持技术标和商务标分离等具体工作。对不具备招标条件的，严格按制度规定的程序进行比价、集体议价。无论是招标采购，还是比价和集体议价采购，只要科学合理地运用，都是节约采购资金的关键所在。因此，必须用制度加以规范，使之产生巨大的经济效益。
（二）加强价格管理，抓好性价比最优化基础上的物资采购。价格管理是物资采购资金合理运用的关键环节，价格的高低直接关系到采购资金合理需求及运营成本。同时，物资价格管理又是企业实现物资消耗成本最小化、经济效益最大化的重要保证。在加强价格管理的过程中，要充分发挥集团规模采购优势，全方位掌握市场价格信息，全面提高采购价格的监管能力。一是建立全方位立体化的价格管理机制，增强全员价格管理意识；二是建立健全价格评判、监督和检查机制，不定期对招标、比价、集体议价的结果进行检查，对存在的问题进行追查，加大问责力度；三是充分利用供应商资源进行价格管理，有意识地引导供应商参与竞争，提高采购价格的合理性；四是积极推行和完善电子商务，利用网络信息化手段，实现价格管理与市场行情合理对接，逐步提高采购管理的高效率和透明化。
三、加强采购资金管理，规范结算和付款流程
油田物资供应部门经过多年的实践与探索，在物资采购结算和采购资金支付等方面，不断进行总结和完善，简洁、高效、透明的采购结算体系已基本形成，实现了供需双方合作共赢的良好局面。
（一）充分利用信息化手段促进物资采购结算及时、准确、高效。
经过采购业务流程再造，实现物资计划、采购、结算三项职能分离。面对年采购额二百多亿元的规模、月结算上万份的单据，仅靠手工操作难以及时准确地完成，必须借助信息化手段。采购员只要登录配送系统网站便可查询有无送货单及送货后产生的物资收条，并可在第一时间内通知供应商根据物资收条按规定开具增值税专用发票。
（二）科学、合理地使用采购资金，明确资金使用的职责权限和管理原则，制定严格的采购资金支付流程。
1、建立集中统筹的采购资金管理制度。油田企业所属单位较多，资金必须集中统一管理、分级下拨使用。作为企业资金的主要流向之一，采购资金更要建立严格的集中管理、统筹支付的管理制度。通过建立月度预算制度，物资供应部门根据月度资金需求，将当月采购资金需求计划上报集团公司，集团公司经过审核汇总后形成总预算，每月分批次严格按资金预算拨付采购资金，限额控制使用。集中统筹的采购资金管理，能够把有限的资金进行合理的调度、分配，充分发挥资金的使用效益。
2、利用信息系统编制采购资金支付计划，减少人工操作带来的误差。油田企业的供应商繁多，各家供应商的货款金额从几万元到几千万元不等，面对每月上千家供应商的货款支付计划，不借助于信息系统，很难编制出一份准确合理的采购资金支付计划。为此，通过物资采购结算和会计核算处理信息系统一体化操作，信息系统付款程序将根据采购物资财务结算入账金额、合同约定的付款方式和付款期限，自动编制生成每月采购资金支付计划，无需人工编制，大大减少人工操作带来的误差。
3、规范预付款采购行为，防范预付资金风险。对因生产急用物资或合同约定确需预付的款项，必须由业务部门向财务部门提供购销合同并办理借款手续，详细注明借款用途及冲销结算时间，经公司领导审批后到财务部门办理预付款支付手续。为防范预付资金风险，必须建立预付款清理考核责任制，明确“谁经办、谁负责”的原则，严格按规定期限进行清理，确保每一笔采购资金能够安全合理地使用。
关键词：采购资金控制；管理和监督；结算成本
采购资金控制是运用科学的资金管理理论和方法，做好采购资金控制的计划，制定合理的控制策略，保障资金安全，加快资金周转，减少资金占用，降低采购成本。
一、加强采购计划管理，避免采购资金浪费
长期以来，油田企业物资供应部门的职责是满足生产物资需求，生产单位提出需要什么，供应部门就采购什么；仓库缺什么，就采购什么进行补充，总是担心供不上就是失职。在这种情况下，供应部门总是被动的。现如今，油田物资供应部门一改过去“你提报什么物资计划，我就组织采购什么物资”的传统供应思路，从加强对物资计划源头的控制着手，认真对生产单位提报的物资计划进行审核把关，通过深入基层一线、深入生产现场，掌握的物资消耗特点与规律，并与生产单位管理人员进行沟通和协调等方式方法，对生产单位提报的物资计划进行科学合理的筛选和控制，真正熟悉生产单位需要什么、需要多少。摸清了生产单位的实际需求，变被动为主动。同时，对生产单位的物资计划认真分析后进行有效地平衡利库，仓库之间物资调剂使用，最终形成实际需要采购的物资计划。这样既满足了生产单位的物资需求，又消除了生产单位滋生二级“小仓库”的条件；既能充分地利用有限的采购资金进行集中有效地采购，又能有效地解决采购物资“超储积压”、占用储备资金等不良现象。
二、规范物资采购行为，合理运用采购资金
（一）建立和完善物资采购制度，从制度上保证物资采购行为的规范化、程序化。物资采购环节很多很复杂，油田物资供应部门经过多年的实践与探索，基本形成了一套比较规范和合理的制度体系与管理流程。在坚持“一切按制度办事、一切用制度管人”管理理念的指引下，围绕权力制衡、阳光操作、薄弱环节和精细化管理，重点抓好招标采购、比价采购和集体议价采购等工作。坚持“能招尽招”的原则，着重在规范招标流程上下功夫，并做好标底价测算、公正合理地邀标、供应商考评和招标结果的执行与评判，以及坚持技术标和商务标分离等具体工作。对不具备招标条件的，严格按制度规定的程序进行比价、集体议价。无论是招标采购，还是比价和集体议价采购，只要科学合理地运用，都是节约采购资金的关键所在。因此，必须用制度加以规范，使之产生巨大的经济效益。
（二）加强价格管理，抓好性价比最优化基础上的物资采购。价格管理是物资采购资金合理运用的关键环节，价格的高低直接关系到采购资金合理需求及运营成本。同时，物资价格管理又是企业实现物资消耗成本最小化、经济效益最大化的重要保证。在加强价格管理的过程中，要充分发挥集团规模采购优势，全方位掌握市场价格信息，全面提高采购价格的监管能力。一是建立全方位立体化的价格管理机制，增强全员价格管理意识；二是建立健全价格评判、监督和检查机制，不定期对招标、比价、集体议价的结果进行检查，对存在的问题进行追查，加大问责力度；三是充分利用供应商资源进行价格管理，有意识地引导供应商参与竞争，提高采购价格的合理性；四是积极推行和完善电子商务，利用网络信息化手段，实现价格管理与市场行情合理对接，逐步提高采购管理的高效率和透明化。
三、加强采购资金管理，规范结算和付款流程
油田物资供应部门经过多年的实践与探索，在物资采购结算和采购资金支付等方面，不断进行总结和完善，简洁、高效、透明的采购结算体系已基本形成，实现了供需双方合作共赢的良好局面。
（一）充分利用信息化手段促进物资采购结算及时、准确、高效。
经过采购业务流程再造，实现物资计划、采购、结算三项职能分离。面对年采购额二百多亿元的规模、月结算上万份的单据，仅靠手工操作难以及时准确地完成，必须借助信息化手段。采购员只要登录配送系统网站便可查询有无送货单及送货后产生的物资收条，并可在第一时间内通知供应商根据物资收条按规定开具增值税专用发票。
（二）科学、合理地使用采购资金，明确资金使用的职责权限和管理原则，制定严格的采购资金支付流程。
1、建立集中统筹的采购资金管理制度。油田企业所属单位较多，资金必须集中统一管理、分级下拨使用。作为企业资金的主要流向之一，采购资金更要建立严格的集中管理、统筹支付的管理制度。通过建立月度预算制度，物资供应部门根据月度资金需求，将当月采购资金需求计划上报集团公司，集团公司经过审核汇总后形成总预算，每月分批次严格按资金预算拨付采购资金，限额控制使用。集中统筹的采购资金管理，能够把有限的资金进行合理的调度、分配，充分发挥资金的使用效益。
2、利用信息系统编制采购资金支付计划，减少人工操作带来的误差。油田企业的供应商繁多，各家供应商的货款金额从几万元到几千万元不等，面对每月上千家供应商的货款支付计划，不借助于信息系统，很难编制出一份准确合理的采购资金支付计划。为此，通过物资采购结算和会计核算处理信息系统一体化操作，信息系统付款程序将根据采购物资财务结算入账金额、合同约定的付款方式和付款期限，自动编制生成每月采购资金支付计划，无需人工编制，大大减少人工操作带来的误差。
3、规范预付款采购行为，防范预付资金风险。对因生产急用物资或合同约定确需预付的款项，必须由业务部门向财务部门提供购销合同并办理借款手续，详细注明借款用途及冲销结算时间，经公司领导审批后到财务部门办理预付款支付手续。为防范预付资金风险，必须建立预付款清理考核责任制，明确“谁经办、谁负责”的原则，严格按规定期限进行清理，确保每一笔采购资金能够安全合理地使用。