数据归档是个老概念了，但是E-mail的合规性要求和诉讼案件中的证据价值，把人们的视线重新拉回到E-mail的保留和有效访问上。现在的目标不再仅仅是把存在一定时间的旧邮件转移到长期存储介质上，还要求可以进行通过搜索条件，来查找相关的邮件、线索和附件。
　　估E-mail归档产品的主要目标是检验产品的特性和硬件要求，从而选取可满足公司合规性要求和诉讼有效期的邮件归档产品。
　　下文中列出了购买E-mail归档产品所需要评估的各种特性。
　　Ｅ－ｍａｉｌ数据迁移能力 E-mail信息不可能无限期地占用主服务器，因为只有少数的E-mail信息在收到几天后还需要访问，所以将不经常访问的信息从昂贵的高性能服务器存储转移到低层次的归档存储上，是合情合理的。E-mail归档软件应该具备这种数据迁移的功能。大量的邮件移动会影响存储性能，所以如果你现有的存储设备已经负载很重，就必须要仔细评估移动邮件对性能影响的程度。
　　索引和搜索特性 仅仅将存在一定时间的E-mail信息转移到归档存储是不够的，因为人们经常需要查找特定邮件、线索或者是附件，搜索的速度也是非常重要的。E-mail归档产品应该可以在归档的E-mail信息上附加相应的元数据，建立邮件索引，从而方便以后的搜索。评估人员要了解E-mail数据如何被索引，然后测试搜索特性的使用是否简单快捷，特别是在需搜索的数据范围有上百万个条目的时候。搜索结果的显示应该是有组织的，这样才能满足公司的应用需要。
　　安全性 归档需要安全保证，应该能够防止数据的篡改和删除，保证归档数据的保留期符合诉讼案件的需要。身份认证功能可以保证只有限定用户才拥有访问归档存储数据的权利。审计和日志功能可以对每封Ｅ－ｍａｉｌ的访问和操作进行跟踪、详细记录，其中也包括自动化的任务（数据迁移和合法删除）。如果Ｅ－ｍａｉｌ归档产品本身缺乏安全策略管理功能，就必须能够与您现有的安全策略管理工具进行集成，从而保证数据保留和删除策略的执行。诉讼要求的数据保留期也必须考虑进来，防止任何有关数据被非法移动或删除。
　　与其他归档产品或系统兼容 如果使用的归档产品不具有数据迁移或归档存储功能，就需要与第三方提供的相应软件或归档系统兼容。例如，E-mail归档产品可以安装在Exchange服务器上，并将存在一定时间的E-mail移动到EMC、HDS或其他存储系统中。
　　集成数据保护功能 归档不是备份， Ｅ－ｍａｉｌ归档应该被考虑在公司数据保护计划内。尽管基于磁盘的归档系统可以依赖ＲＡＩＤ技术对本地数据进行一般保护，存储管理员一般还是会定期备份该归档到磁带或者ＶＴＬ上，或者复制归档到远程存储系统。Ｅ－ｍａｉｌ归档的初始备份会非常耗时，但随后仅当有新数据添加进来时才需要改变归档。也就是说，后续的备份可以应用增量算法或其他方法，只需要備份归档中增加的新内容。
　　数据缩减特性 归档数据不断累积，会变得非常庞大，所以像压缩和去副本等数据缩减技术就非常有用，可以保持归档管理的数据量。压缩和数据去副本技术可将冗余数据从存储中移除，仅保留无重复数据的文件、数据块或者字节。例如数据去副本技术可以将归档数据的压缩率提高到50∶1。
　　可扩展性 随着归档邮件信息和附件的增加，占用的存储空间会急剧增长，索引文件也在不断扩大，这会对搜索性能造成严重影响。在评估Ｅ－ｍａｉｌ归档产品时，需要测试归档的最大容量和处理速度（最好在高工作负载时进行测试）。Ｍａｔｈｏｎ的Ｅ－ｍａｉｌ归档产品最多支持１０００万个文档文件，ＡＸＳ－Ｏｎｅ的Ｅｘｃｈａｎｇｅ归档产品日常可以处理３０ＧＢ到２００ＧＢ的数据。应尽早识别存储容量和性能限制，以确保产品符合当前和将来的需要。
　　硬件要求和虚拟服务器的角色 当使用独立的归档产品时，会要求少许的硬件配置。但大多数E-mail归档软件都要求一个服务器来满足其最低装载运行要求。如果应用了服务器虚拟技术，就必须核实E-mail归档软件能否在虚拟服务器上运行，并且分配足够的虚拟服务器资源来满足最大负载时的处理要求。