摘 要：企业财务电算化过程中，因通用财务软件功能不足，通过对财务软件的二次开发————“财务辅助软件”，解决通用财务软件使用过程中出现的“通用却不好用”的问题，解决外贸企业使用通用财务软件过程中遇到的难题。利用通用财务软件的数据，通过“财务辅助软件”，进行数据加工、整合，通过软件设置公式，解决外贸公司的间接费用分摊难题，实现自动编制分科组、分业务员的损益表，提高企业绩效考核的准确度，生成EXCEL格式核算清单供业务员核对；解决外贸企业的出口跟单核算难题，计算一些财务指标与标杆企业指标进行比较，实现强化企业内部控制；并解决外贸公司（也包括自营出口的生产企业）的财务软件和税务局的出口退税软件两者数据“各自为政”的问题，使出口退税金额账实相符。“财务辅助软件”可以根据企业管理需要，进行功能扩充。
　　关键词：财务辅助软件
　　1、目前市场上商业化的通用财务软件，如用友、金蝶等财务软件，片面追求软件操作功能通用性，而企业真正需要的强化内部财务管理的功能却不健全，或者根本无法实现。特别是网络版的大型财务软件，数据库经过严格加密处理，就是电脑人员也无法快速、方便地从数据库直接调用、提取数据，进一步加工、整合，编制内部管理报表。财务人员通过财务软件一部分一部分提取数据，然后用EXCEL软件进行拼接，不但花时间多，费脑力，而且容易出差错。特别是在月末月初和年末年初，财务人员大量财务工作和非财务工作叠加在一起，不得不经常加班加点，心力交瘁，烦不胜烦。
　　2、我们中国（福建）对外贸易中心集团有限责任公司财务采用的是金蝶财务软件远程网络版EAS7.0。因大型网络财务软件强调大公司大数据和商业化的通用性，功能设计差强人意，部分功能即使根据使用单位的要求进行补充、更新，还是无法满足需求。查询功能需选择很多条件才能进行，不够直观，如查看明细账，需录入日期、确认是否显示核算项目、数量等多项内容，选择币别，显示超过1000个记录也需要选择，然后选择具体要查询的明细科目，只有正确回答上述内容，才能看到明细账；间接费用难以按照企业绩效考核方案进行分摊，内部管理报表如外贸企业的分科组经营情况表、出口跟单核算报表等无法自动生成，因外贸业务员无法看到经营损益的整个清单，总担心经营业绩被财务人员“参入水分”，做了“手脚”；外贸财务软件与税务出口退税软件“各自为政”，可能因似是而非的商品品名，财务人员帐务处理使用错误的出口退税率，出口退税应退金额出现差错，与实退金额不一致，账实不符，日积月累，差错金额越来越大，更正困难，甚至因少报出口退税款，超过补报时间，无法申报，造成损失。对通用财务软件的二次开发，确实是一线财务人员急切期盼的，也是适应提升财务管理的要求。
　　3、为了减轻财务工作强度和压力，本人经过几个月的“攻关”，设计了一套与金蝶财务软件远程网络版EAS7.0数据相配套衔接的辅助软件（下文简称“财务辅助软件”）。利用金蝶财务软件把会计记账凭证数据和会计科目年初余额引出，生成EXCEL格式，利用“财务辅助软件”转换，生成系统数据。“财务辅助软件”针对行业特点和财务管理需要，进行进一步“深加工”、整合，生成明细账簿和财务报表（包括内部管理报表），自动计算财务指标，进行分析。详情如下：
　　3.1“财务辅助软件”增强了查询功能。根据财务人员的操作习惯和管理要求，需从记账凭证或明细账中查询或提取数据的功能，都设计成软件操作菜单，如外贸企业按出口发票号查询，和按照业务科组、业务员查询，只要摘要、明细项目或核算项目符合条件，均可快速调出。还可根据企业管理需要添加相应的查询菜单，扩展软件功能，使财务人员操作起来更加方便、快捷，解决通用财务软件查询功能“通用却不好用”的问题。
　　4、“财务辅助软件”针对外贸企业的行业特点和管理需要，增强了自动编制内部管理报表的功能。企业的收入、成本和直接费用按业务科组、业务员进行归集、计算，间接费用借助“财务辅助软件”自动分摊（费用分摊方案见下文），然后自动编制分科组、分业务员的经营损益表，再生成按业务科组、业务人员归集的损益类科目以EXCEL格式保存的详细核算清单，包括营业收入（包括进出口销售美元数）、营业成本、税金、费用（包括营业费用、管理费用、财务费用）、营业外收入及支出、分摊的费用（包括业务科组、业务员的资金占用费）等逐笔细账和计算清单，提供给业务员，以便业务员能快速打开核对，实现财务与业务数据的对接，消除业务员对财务核算结果准确性的质疑（即分科组分业务员经营业绩计算是否存在多计成本、多摊费用、少算利润的问题）。
　　5、企业经营状况不同，其间接费用的分摊办法也有所不同。工业企业间接费用，可利用作业成本法和作业基础管理等成本分摊办法，运用计算机技术对制造费用（也包括营业费用、管理费用和销售费用）进行自动分摊，准确计算产品成本，分析增值作业和非增值作业。我们公司是一家以进出口为主的外贸集团公司，下属几十家子公司，有的只经营商品出口业务，有的进口和出口并重，有的以进口为主出口为辅。借助“财务辅助软件”，使费用分摊尽量做到公平合理，提高绩效考核的效率和效果。进出口业务的资金占用费，通过调用银行存款明细账，录入其对应的业务科组、业务员和起始计息日期，根据银行存款收付款金额和占用天数，按照银行贷款平均利率或略高一点，计算分摊，这样能督促业务员加快资金周转，减少资金占用，减轻利息负担。除资金占用费以外的其他间接费用，进口业务可根据进口采购需要的资金量和占用时间长短，进口业务整批销售还是分批销售或零售，对各批次的进口费用分摊设计了不同的比率，进行合理分摊，计算业务科组、业务员的进口经营效益。而出口业务，我们参照近一两年公司的费用情况和出口规模，预测今年的销售规模和费用情况，采用目标成本法，测算费用分摊比率。利用“财务辅助软件”，根据业务科组和业务员的出口规模，适当考虑其业务经营能力，设计了不同的费用分摊办法，如方案一：间接费用年总额承包，按月摊入成本，计算经营绩效；方案二：业务科组和业务员按出口规模，在出口100万美元之内每美元分摊8分费用，出口100万美元至300万美元的部分，每美元分摊7分费用，出口300万美元至500美元的部分，每美元分摊6分费用，出口500万美元以上的部分，每美元只分摊3分费用，分段统计摊销费用。“财务辅助软件”还可以根据不同业务科组和业务员按不同比率分摊，适当降低部分新业务员的费用分摊比率，给予其一段时间的优惠过渡期，力求企业的绩效考核数据计算结果更精确，促使员工努力扩大进出口规模，精打细算，节俭费用开支，提高经营效益。
　　6、“财务辅助软件”在外贸企业进出口费用分摊的基础上，设计了按业务编号进行归集、查看进出口业务的经营效益，实现外贸企业进口、出口业务跟单核算、按单跟踪管理的要求，使企业的内部控制得以强化。
　　7、“财务辅助软件”还增加了对财务指标进行分析的功能。通过自动计算财务效益指标，与标杆公司的财务指标进行比较，应用对标管理理论，对企业的经营绩效进行初步评价。
　　8、“财务辅助软件”设计了税务出口退税数据与金蝶财务软件退税数据相核对衔接的功能。税务出口退税软件由大连龙图信息系统股份有限公司开发，外贸企业和自营出口的生产企业均可上出口退税咨询网www.taxrefund.com.cn下载。由税务出口退税软件引出生成EXCEL格式退税文件（外贸退税软件V13.0之前的版本都是未加密数据库DBF格式，可直接引用），我们通过“财务辅助软件”对引出数据进行格式转化，实现出口退税应退、实退金额自动相核对，并自动调节因小数点四舍五入出现的小差错。如果因账务处理的退税数据差错，财务人员可以及时更正；如果是企业向税务局少报退税款，可及时补报，避免造成损失。外贸企业的出口业务，有时因出口笔数多，金额小，财务会计为减轻工作量，把多笔业务合并做一张记账凭证，如出口业务IV14A001，IV14A002，IV14A031，合并业务编号为IV14A001/02/31，三单业务合在一起做一张记账凭证。但税务退税软件只能逐笔录入退税金额。我们需要借助“财务辅助软件”，把税务退税软件的逐笔业务自动转化成合并业务编号，实现退税款按业务编号的自动核对。金蝶财务软件通过其“标准凭证引入”功能引入“财务辅助软件”生成的按业务编号归集的出口退税收款凭证。
　　9、“财务辅助软件”是在企业正在使用的通用财务软件基础上，根据行业特点和内部管理要求，开发设计而成，针对性强，且功能强大、实用，但软件二次开发设计其实并不复杂，工作量并不很大，设计费用相对较低，且软件可以根据财务工作需要和管理要求，添加相应模块，进行必要的功能扩展，想财务人员之所想，急财务人员之所急，解决通用财务软件数据“为我所用”的难题，实现企业现有正在使用的通用财务软件数据的“活用”。