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摘 要：不动产登记档案是唯一能够合法证明权利人与房屋土地之间权利关系的原始凭证，随着不动产登记工作在全国范围的实施，不动产登记档案工作也面临新的挑战。灌云县不动产登记中心在工作中积极探索，力求进一步创新不动产登记档案管理模式。笔者结合工作实践，就当前不动产登记档案管理的特点、现状和管理方法谈谈自己的看法。
关键词：不动产；档案管理；探讨
2015年3月1日《不动产登记暂行条例》正式实施，不动产统一登记工作在全国全面铺开。不动产登记档案，是指不动产登记部门在不动产权属调查、登记、转移、变更等工作中形成的各种形式的记录，它反映不动产物权变动的情况。
随着市场经济尤其是房地产市场的不断发展，不动产登记档案的法律价值和社会作用日渐突出。同时，由于不动产统一登记制度的实施和登记量的不断增多，登记档案的管理模式也应随时代的发展变化更新。
灌云县于2015年12月29日颁发全市第一本不动产权证书，截至目前，待整理的不动产登记资料约5万卷。由于不动产档案登记制度确立的时间比较短，体系还不够完善，工作中如何更好地服务社会，成为当前的重要工作之一。
一、不动产登记档案的特点
（一）专业凭证性
不动产登记档案记载了不动产产权的归属和沿革，反映了不动产的权利状况，专业性要求高。如房屋面积的丈量、土地界线的认定、房地产平面图的测绘等，都必须由具有专业资质的部门出具报告。不动产权属状况的记录和管理都是唯一能够合法地证明权利人与房屋土地之间权利关系的原始凭证，为实施产权管理和产权保障提供可靠的法律依据。
（二）复杂多样性
体现在两个方面，一是构成复杂多样，由土地、房屋、草原、林地、海域等五大方面构成，涵盖了不动产登记的所有形式；二是形式复杂多样，传统纸质档案与现代电子档案相结合，原始档案资料以纸质为主，现代电子档案以图像文件为主。
（三）唯一确定性
相对于动产而言，依自然性质不动产位置的变化可能对它的价值产生很大的改变，具有唯一性。不动产档案是对不动产自然状况和权属状况真实的记录和反应，因此，具有与不动产相对应的唯一性。以上特点决定了不动产登记档案信息资源模式要有利于保障不动产登记档案的专业性，全面管理复杂多样的不动产登记档案，管理模式要适应其动态连续性，保障不断增长的不动产登记档案的保存和管理。
二、不动产登记档案管理的难点
（一）原各类不动产登记档案的衔接移交问题
在现有的不动产登记档案管理中，因部门整合或者专门管理档案人员调离原有岗位的情况，致使不动产登记档案在移交过程出现档案遗漏、混乱无序、没有移交表的状态，例如海洋档案，只有电子扫描件，没有纸张档案。原来房产档案虽然扫描，但是有“窜户”现象，这些都不利于档案的管理和查阅。
（二）归档标准各不相同
统一登记前不动产档案分散在国土，房产、海洋、林业等多部门，由于各部门行业标准不同，导致入库的档案在管理方面很难统一，例如我局接收的原来的房产档案，原来系统是按存放位置查询，没有每一卷的案卷号，只有每一盒的盒号，在查询时必须依赖原来的系统，给平时的查询利用带来很大的不便。在入库存放方面必须要有足够的密集架，哪怕那一列只有一本档案，或者下架空出也不好利用起来，造成库房容量很大程度的浪费。这样就要求我们尽快解决重新整理编排案卷号和查询系统对接以及重新整理上架的问题。
（三）种类繁多，增量大，原来的整理立卷归档要求已经部分不适应需要
新增档案多，保管年限长。由于房地产市场的不断发展同时不动产统一登记制度的实施，登记量不断增多，我县的不动产资料一年产生近3万卷，这些资料通过立卷归档之后，一年库房增量3万多卷，加上原来移交的房产档案10余万卷，对整理工作也是考验。合并之前每年进库量从一两千增加到约一万卷，原来的土地档案案卷编号都是三位数，即999就换目录号，面对现在不动产登记档案年增3万卷的速度，显然三位数的编号已经不能适应目前和将来的管理需求，根据档案管理规定，案卷号是四位数，即最大9999，即便如此对于年增量3万，也是整理归档工作新挑战。
三、加强不动产登记档案管理的措施
（一）注重档案设施建设和档案管理人员的素质提高
设立不动产登记档案管理机构，配备专职档案管理人员实行库房、办公室、阅览室三分开。档案库房符合档案保护的要求，保持规定的温湿度，配备相应的设施、设备，灌云县国土资源局不动产登记中心先后投资近百万元，对原有档案室进行了扩建和改造，配备智能电动密集架，同时做好防火、防盗、防高温、防尘、防光、防潮、防有害生物、防有害气体等八防工作。
高标准设置了查档接待窗口、档案阅览台，方便群众查阅，计算机、扫描仪等先进设备和技术在档案数字化管理中得到了充分广泛的应用，目前正在进行省“双五”创建。
为进一步提高档案的规范化和科学化管理水平，灌云县不动产登记中心把责任心强、政治素质高、服务意识强的同志放在档案管理和档案查询岗位上。同时，组织档案管理人员参加省档案局举办的档案培训班和经验交流会，并完成40学时的继续教育，还参加市县档案部门和市国土资源局举办的培训班，进一步提高了档案管理人员的业务素质和工作能力，为更好地做好不动产登记档案管理奠定基础。
（二）完善制度建设，规范档案管理业务
建立健全一整套完善不动产档案工作管理制度，是做好不动产登记档案工作的有效保障。灌云县不动产登记中心通过制定档案管理各项规章制度，确保档案归档及时，内容完整，保存规范，权责清晰。一是严格登记档案收集要求标准。严格按照归档范围和保管期限表收集资料，有效解决了收集过程中杂乱无章、分类不准、内容归依错位等现象。二是不动产登记档案要符合档案立卷归档的要求。不动产登记档案切实做到材料合乎标准、字迹工整、内容规范、图形清晰、数据准确。纸质档案移交时由移交人、接收人签字后双方各执一份，移交后应对各类资料进行验收，不符合要求的立即退回。登记档案立卷采用一件一卷原则，做到统一卷内目录编制，统一材料排列顺序，统一装订格式。三是登记档案数字化处理精细。以保证扫描的图像清晰可读、最大程度展现档案原貌为前提，从扫描、图核、质检等多个环节入手严把质量关，力争形成质量高、效果好、安全稳定的数字档案信息。四是登记档案保管利用制度齐全。遵循合法、便捷、安全的原则，根据信息公开的范围、条件、方式等，建立健全分级控制、层层把关的不动产登记资料安全保密及查询利用制度。五是不动产登记纸质档案的保管期限依据上级有关规定执行。我局档案室会同不动产登记业务部门组成档案鉴定小组，定期对档案进行鉴定。对于已过保存期限失去保存价值的档案，鉴定小组提出处理意见。不动产抵押权、地役权登记自注销之日起档案保管期限为5年，预告登记、查封登记、异议登记自注销之日起档案保管期限为2年。六是严格做好不动产登记的电子和纸质档案保管工作，我局不动产登记档案已经及时采用光盘、硬盘载体，并进行备份。
（三）逐步建立自助查询档案系统，提升档案服务利用水平
面对与日俱增的查档利用量，为提高查询服务水平，我局及时改变传统的服务理念，创新服务技术，在缩减办事群众等候时间、提高办事效率的同时，我省首创通过身份证、人脸识别等自动鉴别系统，实现实时查询个人住房信息，并支持打印查询结果，使不动产权利人本人自助式完成查询利用，缓解窗口接待压力。提高不动产登记信息的现代化管理水平。
（四）嚴格不动产登记档案信息管理
全面落实不动产登记资料依法查询制度，除权利人、利害关系人和有关国家机关可以依法查询、复制不动产登记资料外，不得随意查询。查询人查询不动产登记资料，应当在不动产登记机构设定的场所进行。不动产登记原始资料不得带离设定的场所。查询人在查询时应当保持不动产登记资料的完好，严禁遗失、拆散、调换、抽取、污损登记资料，也不得损坏查询设备。
查询不动产登记资料的单位、个人应当向不动产登记机构说明查询目的，不得将查询获得的不动产登记资料用于其他目的；未经权利人同意，不得泄露查询获得的不动产登记资料。不动产登记机构、不动产登记信息共享单位及其工作人员应当对不动产登记信息保密；涉及国家秘密的不动产登记信息，应当依法采取必要的安全保密措施。不动产登记机构、不动产登记信息共享单位及其工作人员，查询不动产登记资料的单位或者个人违反国家规定，泄露不动产登记资料、登记信息，或者利用不动产登记资料、登记信息进行不正当活动，给他人造成损害的，依法承担赔偿责任；对有关责任人员依法给予处分；有关责任人员构成犯罪的，依法追究刑事责任。
四、结语
随着物权法的深入人心，不动产登记成为广大人民群众维护合法权益的重要手段，各类不动产所有权的权属纠纷日渐凸显，因此，建立完善的不动产登记档案管理体系已刻不容缓，它将成为调解权属矛盾纠纷的重要依据。
关键词：不动产；档案管理；探讨
2015年3月1日《不动产登记暂行条例》正式实施，不动产统一登记工作在全国全面铺开。不动产登记档案，是指不动产登记部门在不动产权属调查、登记、转移、变更等工作中形成的各种形式的记录，它反映不动产物权变动的情况。
随着市场经济尤其是房地产市场的不断发展，不动产登记档案的法律价值和社会作用日渐突出。同时，由于不动产统一登记制度的实施和登记量的不断增多，登记档案的管理模式也应随时代的发展变化更新。
灌云县于2015年12月29日颁发全市第一本不动产权证书，截至目前，待整理的不动产登记资料约5万卷。由于不动产档案登记制度确立的时间比较短，体系还不够完善，工作中如何更好地服务社会，成为当前的重要工作之一。
一、不动产登记档案的特点
（一）专业凭证性
不动产登记档案记载了不动产产权的归属和沿革，反映了不动产的权利状况，专业性要求高。如房屋面积的丈量、土地界线的认定、房地产平面图的测绘等，都必须由具有专业资质的部门出具报告。不动产权属状况的记录和管理都是唯一能够合法地证明权利人与房屋土地之间权利关系的原始凭证，为实施产权管理和产权保障提供可靠的法律依据。
（二）复杂多样性
体现在两个方面，一是构成复杂多样，由土地、房屋、草原、林地、海域等五大方面构成，涵盖了不动产登记的所有形式；二是形式复杂多样，传统纸质档案与现代电子档案相结合，原始档案资料以纸质为主，现代电子档案以图像文件为主。
（三）唯一确定性
相对于动产而言，依自然性质不动产位置的变化可能对它的价值产生很大的改变，具有唯一性。不动产档案是对不动产自然状况和权属状况真实的记录和反应，因此，具有与不动产相对应的唯一性。以上特点决定了不动产登记档案信息资源模式要有利于保障不动产登记档案的专业性，全面管理复杂多样的不动产登记档案，管理模式要适应其动态连续性，保障不断增长的不动产登记档案的保存和管理。
二、不动产登记档案管理的难点
（一）原各类不动产登记档案的衔接移交问题
在现有的不动产登记档案管理中，因部门整合或者专门管理档案人员调离原有岗位的情况，致使不动产登记档案在移交过程出现档案遗漏、混乱无序、没有移交表的状态，例如海洋档案，只有电子扫描件，没有纸张档案。原来房产档案虽然扫描，但是有“窜户”现象，这些都不利于档案的管理和查阅。
（二）归档标准各不相同
统一登记前不动产档案分散在国土，房产、海洋、林业等多部门，由于各部门行业标准不同，导致入库的档案在管理方面很难统一，例如我局接收的原来的房产档案，原来系统是按存放位置查询，没有每一卷的案卷号，只有每一盒的盒号，在查询时必须依赖原来的系统，给平时的查询利用带来很大的不便。在入库存放方面必须要有足够的密集架，哪怕那一列只有一本档案，或者下架空出也不好利用起来，造成库房容量很大程度的浪费。这样就要求我们尽快解决重新整理编排案卷号和查询系统对接以及重新整理上架的问题。
（三）种类繁多，增量大，原来的整理立卷归档要求已经部分不适应需要
新增档案多，保管年限长。由于房地产市场的不断发展同时不动产统一登记制度的实施，登记量不断增多，我县的不动产资料一年产生近3万卷，这些资料通过立卷归档之后，一年库房增量3万多卷，加上原来移交的房产档案10余万卷，对整理工作也是考验。合并之前每年进库量从一两千增加到约一万卷，原来的土地档案案卷编号都是三位数，即999就换目录号，面对现在不动产登记档案年增3万卷的速度，显然三位数的编号已经不能适应目前和将来的管理需求，根据档案管理规定，案卷号是四位数，即最大9999，即便如此对于年增量3万，也是整理归档工作新挑战。
三、加强不动产登记档案管理的措施
（一）注重档案设施建设和档案管理人员的素质提高
设立不动产登记档案管理机构，配备专职档案管理人员实行库房、办公室、阅览室三分开。档案库房符合档案保护的要求，保持规定的温湿度，配备相应的设施、设备，灌云县国土资源局不动产登记中心先后投资近百万元，对原有档案室进行了扩建和改造，配备智能电动密集架，同时做好防火、防盗、防高温、防尘、防光、防潮、防有害生物、防有害气体等八防工作。
高标准设置了查档接待窗口、档案阅览台，方便群众查阅，计算机、扫描仪等先进设备和技术在档案数字化管理中得到了充分广泛的应用，目前正在进行省“双五”创建。
为进一步提高档案的规范化和科学化管理水平，灌云县不动产登记中心把责任心强、政治素质高、服务意识强的同志放在档案管理和档案查询岗位上。同时，组织档案管理人员参加省档案局举办的档案培训班和经验交流会，并完成40学时的继续教育，还参加市县档案部门和市国土资源局举办的培训班，进一步提高了档案管理人员的业务素质和工作能力，为更好地做好不动产登记档案管理奠定基础。
（二）完善制度建设，规范档案管理业务
建立健全一整套完善不动产档案工作管理制度，是做好不动产登记档案工作的有效保障。灌云县不动产登记中心通过制定档案管理各项规章制度，确保档案归档及时，内容完整，保存规范，权责清晰。一是严格登记档案收集要求标准。严格按照归档范围和保管期限表收集资料，有效解决了收集过程中杂乱无章、分类不准、内容归依错位等现象。二是不动产登记档案要符合档案立卷归档的要求。不动产登记档案切实做到材料合乎标准、字迹工整、内容规范、图形清晰、数据准确。纸质档案移交时由移交人、接收人签字后双方各执一份，移交后应对各类资料进行验收，不符合要求的立即退回。登记档案立卷采用一件一卷原则，做到统一卷内目录编制，统一材料排列顺序，统一装订格式。三是登记档案数字化处理精细。以保证扫描的图像清晰可读、最大程度展现档案原貌为前提，从扫描、图核、质检等多个环节入手严把质量关，力争形成质量高、效果好、安全稳定的数字档案信息。四是登记档案保管利用制度齐全。遵循合法、便捷、安全的原则，根据信息公开的范围、条件、方式等，建立健全分级控制、层层把关的不动产登记资料安全保密及查询利用制度。五是不动产登记纸质档案的保管期限依据上级有关规定执行。我局档案室会同不动产登记业务部门组成档案鉴定小组，定期对档案进行鉴定。对于已过保存期限失去保存价值的档案，鉴定小组提出处理意见。不动产抵押权、地役权登记自注销之日起档案保管期限为5年，预告登记、查封登记、异议登记自注销之日起档案保管期限为2年。六是严格做好不动产登记的电子和纸质档案保管工作，我局不动产登记档案已经及时采用光盘、硬盘载体，并进行备份。
（三）逐步建立自助查询档案系统，提升档案服务利用水平
面对与日俱增的查档利用量，为提高查询服务水平，我局及时改变传统的服务理念，创新服务技术，在缩减办事群众等候时间、提高办事效率的同时，我省首创通过身份证、人脸识别等自动鉴别系统，实现实时查询个人住房信息，并支持打印查询结果，使不动产权利人本人自助式完成查询利用，缓解窗口接待压力。提高不动产登记信息的现代化管理水平。
（四）嚴格不动产登记档案信息管理
全面落实不动产登记资料依法查询制度，除权利人、利害关系人和有关国家机关可以依法查询、复制不动产登记资料外，不得随意查询。查询人查询不动产登记资料，应当在不动产登记机构设定的场所进行。不动产登记原始资料不得带离设定的场所。查询人在查询时应当保持不动产登记资料的完好，严禁遗失、拆散、调换、抽取、污损登记资料，也不得损坏查询设备。
查询不动产登记资料的单位、个人应当向不动产登记机构说明查询目的，不得将查询获得的不动产登记资料用于其他目的；未经权利人同意，不得泄露查询获得的不动产登记资料。不动产登记机构、不动产登记信息共享单位及其工作人员应当对不动产登记信息保密；涉及国家秘密的不动产登记信息，应当依法采取必要的安全保密措施。不动产登记机构、不动产登记信息共享单位及其工作人员，查询不动产登记资料的单位或者个人违反国家规定，泄露不动产登记资料、登记信息，或者利用不动产登记资料、登记信息进行不正当活动，给他人造成损害的，依法承担赔偿责任；对有关责任人员依法给予处分；有关责任人员构成犯罪的，依法追究刑事责任。
四、结语
随着物权法的深入人心，不动产登记成为广大人民群众维护合法权益的重要手段，各类不动产所有权的权属纠纷日渐凸显，因此，建立完善的不动产登记档案管理体系已刻不容缓，它将成为调解权属矛盾纠纷的重要依据。