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教务管理水平是衡量一所高校整体水平的重要标志,良好的教学活动运转秩序和状态,离不开教务管理人员的精心组织、管理和协调等大量细致的具体工作。目前我国高等教育已经步入大众化的发展阶段,办学规模不断扩大,办学层次和办学形式多元化,使得教务管理工作也越来越趋向复杂化[1]。同时,如今的大学生正处于追求科技的前沿。沟通时,他们注重信息的反馈速度,期望自己的观点或者行为所产生的效应能够及时的反馈出来。这就要求我们广大教务人员要能够与时俱进,以适应当前教务管理工作发展和变化的新形势,承担起为稳定教学秩序、提高人才培养质量的历史重任。作为教务员,如何在最短的时间内以最便捷的方式将信息传达给学生,QQ群以其特点、功能及特性,显然成为一种便捷的沟通工具[2～3]。
1 QQ群特点、功能及特性
QQ群是腾讯公司推出的多人聊天交流服务,群主在创建群以后,可以邀请朋友或者有共同兴趣爱好的人到一个群里面聊天、交流思想、谈论共同感兴趣的话题。在群内除了聊天功能外,腾讯还提供了群空间服务,在群空间中,用户可以使用群BBS、相册、共享文件等多种方式进行交流[4]。
QQ群具有适时性和便捷性两大特性。日常生活中,师生交流,多采用面对面交流、电话进行沟通交流。面对教务工作工作量大,涉及面广,时效性强的特点,特别是有些通知需要在较短的时间内就需传达到学生,而往往学生因上课、课外活动、外出等原因不能面对面沟通,重复的打电话又增加了费用与工作量,QQ群既能及时便捷地传达信息,又能提高沟通速度。此外,腾讯公司专门为手机用户打造的手机即时通讯软件移动手机QQ,具有随时随地聊天的功能。
2 QQ群在教务工作中的作用
新时期,教务工作要做到传统手段和现代手段相结合,普通沟通方式与其他方式结合,切实落实“以学生为中心”的教育思想和理念。运用QQ群作为沟通方法和渠道可以和学生建立起一个相对轻松、平等、愉悦的人际关系,能够有效地提高教务工作的效率和质量。
自2008年我院学生教务群创建至今,共有群成员52人,成员包括各班班长、学习委员、学院学生会学习部成员、学院教学管理人员。据统计,QQ群成员中手机安装QQ软件达100%,群成员能顺畅地接收发送信息。
2.1 运用QQ群有利于提高教务工作的工作效率
目前,学生当中手机或电脑的拥有率几乎达到了百分之百,手机和电脑中的QQ功能几乎每位同学都已会操作,并几乎每天都会登录查看信息。基于以上情况,我们主要利用QQ群中的群聊天与学生干部进行沟通交流,并通过群聊天、群空间、群公告、群共享等栏目,及时地提醒和公布近期教务工作的主要内容[5]。QQ群的运用,能及时、便捷地将教务信息传达给班干部,班干部就能将得到信息及时地通知到班级同学。经过四年的操作,并经学生反馈,利用QQ群发布信息,重要教务信息配合运用电话通知、学生会议等形式,能够使教务信息通知工作得到较好的落实,避免了教务通知传达的滞后性,大大提高了教务工作的工作效率。
2.2 运用QQ群有利于建立和谐的师生关系
美国著名财经杂志《产业周刊》评选的全球最佳CEO——乔尔玛·奥利拉说:“一个称职的CEO要具备的素质有两条:首先是沟通的能力;还有就是对人进行管理的能力。沟通容易拉近双方距离,尤其是在教务工作中显得更加重要”。传统观念中,老师与学生的关系被认为是一种上下级关系,很难建立起真正和谐、平等的师生关系。采用QQ群,可以给学生发送近期的教务通知、考试信息,使学生干部了解到教务工作的主要内容,加深学生干部对教务工作的认知、理解,提高教务工作在学生干部中的影响力、认可度。QQ群能将图画与文字交流结合起来,能够营造轻松的交流环境。教务工作者通过一系列的主动沟通,势必拉近师生间的心理距离,使师生关系逐步转化为朋友关系,形成和谐的师生关系。
3 QQ群在教务工作中的应用方法的探究
3.1 及时更新QQ群成员
为了方便教务信息的通知,并得到落实,要求各班在班干部换届选举后及时将班长、学习委员变更情况报至教务员老师处,上一任班委退出QQ群,并通知新班委及时加入QQ群,加入后更改群名片,所有学生成员需将群名片改成“年级专业班级姓名”的形式,以方便联系。该群在加入时,采用实名制,防止不相关的人员加入该群。
3.2 共享各类教务资料
班干部要出色地完成教务通知传达工作,必须具备许多教务相关知识。教务工作是重复性而固定的工作,掌握一定的教务知识,熟悉一些常用的教务表格,可以更深刻地理解教务员通知的信息,从而准确无误地传递给每个学生,起到上承下达作用。群共享中的教务资料包括每学期课程表、各类教务申请表、考试安排表、考试成绩表等。通过以上资料的共享,并结合班干部教务工作定期培训,着实提高了班干部教务通知传达效率,减少了传达过程中信息理解的偏差。
3.3 注重网络语言表达
学会与学生通过网络流行语进行交流,是教务员与学生进行QQ沟通的必备能力。教务员要学会使用学生喜欢的网络流行语及由字符、汉字、数字、英文和图形构成的“火星文”。同时,注重增加“呵呵”、“嘿嘿”、“好的”等语气词的运用,从根本上实现角色的转变,以朋友的身份逐步深入解决学生的教务工作困惑,了解学生干部深层思想和人生观、价值观、世界观等方向的问题,循序渐进地引导学生树立正确的思想观念和思想意识。
总之,QQ群的运用,拓展了高校教务员工作空间,是教务工作跟上信息时代的必然要求,为网络时代高校教务工作创造了新局面,大大提高了教务工作的效率和学生对教务工作的认可度、满意度。但也应看到,QQ群并不是万能的,它并不能完全取代传统的教务管理工作,而应当把它看成是对传统的教务工作方式的补充和完善。
参考文献
[1] 张海龙.运用“拉动式”管理方式提高教务管理质量[J].黑龙江教育,2005(11):32～34.
[2] 邢珂.浅谈如何提高高校教学管理的工作效率[J].广西轻工业,2011(8):154～155.
[3] 宋虎珍.信息技术环境下教务管理现代化的研究[J].湖北函授大学学报,2011,24(1):14～15.
[4] 潘珍.QQ群在高校辅导员工作中的运用[J].科技信息,2010(23):192～193.
[5] 张磊.班干部在系教务工作中执行效率问题的初探[J].科教导刊,2011:172～173.
1 QQ群特点、功能及特性
QQ群是腾讯公司推出的多人聊天交流服务,群主在创建群以后,可以邀请朋友或者有共同兴趣爱好的人到一个群里面聊天、交流思想、谈论共同感兴趣的话题。在群内除了聊天功能外,腾讯还提供了群空间服务,在群空间中,用户可以使用群BBS、相册、共享文件等多种方式进行交流[4]。
QQ群具有适时性和便捷性两大特性。日常生活中,师生交流,多采用面对面交流、电话进行沟通交流。面对教务工作工作量大,涉及面广,时效性强的特点,特别是有些通知需要在较短的时间内就需传达到学生,而往往学生因上课、课外活动、外出等原因不能面对面沟通,重复的打电话又增加了费用与工作量,QQ群既能及时便捷地传达信息,又能提高沟通速度。此外,腾讯公司专门为手机用户打造的手机即时通讯软件移动手机QQ,具有随时随地聊天的功能。
2 QQ群在教务工作中的作用
新时期,教务工作要做到传统手段和现代手段相结合,普通沟通方式与其他方式结合,切实落实“以学生为中心”的教育思想和理念。运用QQ群作为沟通方法和渠道可以和学生建立起一个相对轻松、平等、愉悦的人际关系,能够有效地提高教务工作的效率和质量。
自2008年我院学生教务群创建至今,共有群成员52人,成员包括各班班长、学习委员、学院学生会学习部成员、学院教学管理人员。据统计,QQ群成员中手机安装QQ软件达100%,群成员能顺畅地接收发送信息。
2.1 运用QQ群有利于提高教务工作的工作效率
目前,学生当中手机或电脑的拥有率几乎达到了百分之百,手机和电脑中的QQ功能几乎每位同学都已会操作,并几乎每天都会登录查看信息。基于以上情况,我们主要利用QQ群中的群聊天与学生干部进行沟通交流,并通过群聊天、群空间、群公告、群共享等栏目,及时地提醒和公布近期教务工作的主要内容[5]。QQ群的运用,能及时、便捷地将教务信息传达给班干部,班干部就能将得到信息及时地通知到班级同学。经过四年的操作,并经学生反馈,利用QQ群发布信息,重要教务信息配合运用电话通知、学生会议等形式,能够使教务信息通知工作得到较好的落实,避免了教务通知传达的滞后性,大大提高了教务工作的工作效率。
2.2 运用QQ群有利于建立和谐的师生关系
美国著名财经杂志《产业周刊》评选的全球最佳CEO——乔尔玛·奥利拉说:“一个称职的CEO要具备的素质有两条:首先是沟通的能力;还有就是对人进行管理的能力。沟通容易拉近双方距离,尤其是在教务工作中显得更加重要”。传统观念中,老师与学生的关系被认为是一种上下级关系,很难建立起真正和谐、平等的师生关系。采用QQ群,可以给学生发送近期的教务通知、考试信息,使学生干部了解到教务工作的主要内容,加深学生干部对教务工作的认知、理解,提高教务工作在学生干部中的影响力、认可度。QQ群能将图画与文字交流结合起来,能够营造轻松的交流环境。教务工作者通过一系列的主动沟通,势必拉近师生间的心理距离,使师生关系逐步转化为朋友关系,形成和谐的师生关系。
3 QQ群在教务工作中的应用方法的探究
3.1 及时更新QQ群成员
为了方便教务信息的通知,并得到落实,要求各班在班干部换届选举后及时将班长、学习委员变更情况报至教务员老师处,上一任班委退出QQ群,并通知新班委及时加入QQ群,加入后更改群名片,所有学生成员需将群名片改成“年级专业班级姓名”的形式,以方便联系。该群在加入时,采用实名制,防止不相关的人员加入该群。
3.2 共享各类教务资料
班干部要出色地完成教务通知传达工作,必须具备许多教务相关知识。教务工作是重复性而固定的工作,掌握一定的教务知识,熟悉一些常用的教务表格,可以更深刻地理解教务员通知的信息,从而准确无误地传递给每个学生,起到上承下达作用。群共享中的教务资料包括每学期课程表、各类教务申请表、考试安排表、考试成绩表等。通过以上资料的共享,并结合班干部教务工作定期培训,着实提高了班干部教务通知传达效率,减少了传达过程中信息理解的偏差。
3.3 注重网络语言表达
学会与学生通过网络流行语进行交流,是教务员与学生进行QQ沟通的必备能力。教务员要学会使用学生喜欢的网络流行语及由字符、汉字、数字、英文和图形构成的“火星文”。同时,注重增加“呵呵”、“嘿嘿”、“好的”等语气词的运用,从根本上实现角色的转变,以朋友的身份逐步深入解决学生的教务工作困惑,了解学生干部深层思想和人生观、价值观、世界观等方向的问题,循序渐进地引导学生树立正确的思想观念和思想意识。
总之,QQ群的运用,拓展了高校教务员工作空间,是教务工作跟上信息时代的必然要求,为网络时代高校教务工作创造了新局面,大大提高了教务工作的效率和学生对教务工作的认可度、满意度。但也应看到,QQ群并不是万能的,它并不能完全取代传统的教务管理工作,而应当把它看成是对传统的教务工作方式的补充和完善。
参考文献
[1] 张海龙.运用“拉动式”管理方式提高教务管理质量[J].黑龙江教育,2005(11):32～34.
[2] 邢珂.浅谈如何提高高校教学管理的工作效率[J].广西轻工业,2011(8):154～155.
[3] 宋虎珍.信息技术环境下教务管理现代化的研究[J].湖北函授大学学报,2011,24(1):14～15.
[4] 潘珍.QQ群在高校辅导员工作中的运用[J].科技信息,2010(23):192～193.
[5] 张磊.班干部在系教务工作中执行效率问题的初探[J].科教导刊,2011:172～173.