新中国成立以来,随着行政区划调整和党政机构改革的进行,有许多已失去效用的印章移交到了各级档案馆。如何保管好这些在历史上起过重要作用,对今后工作仍然具有重要凭证价值的印章实物资料,有效地发挥其作用,各级档案馆都做了有益的尝试。但由于印章实物形式多样、材质不一、体积小、数量多,保管起来有一定的难度。目前,基层档案馆保存的印章大多是用塑料袋散装保管,既不利于保护,也不利于查找利用。为改变这种现状,许昌县档案馆对馆藏的400多枚印章实物进行了分类装盒整理,收到了明显的效果。现介绍具体做法,供大家参考。
　　
　　1　印章的清洁、消毒
　　
　　印章接收后,应对印章自身携带的灰尘、印油进行适当的清洗和消毒处理,以利于印章的长期保管。
　　
　　2　分类
　　
　　印章按其制成材料分有木印、石印、塑料印、钢印等;按其形状分有圆形、椭圆形、方形、菱形等;按其印文的制作方式分为阴文、阳文、阴阳文;按其反映的内容分为党群、行政、财务、业务用章等;按其形成单位专业性质分为党群类、政府综合类、计划统计类、财税金融类、农林水类、文教卫类、民族宗教类、城建环保类等。许昌县档案馆是按《河南省各级综合档案馆资料分类表》所列的基本大类“E”中声像实物类“E2.1”并结合印章反映的内容来分类的,即,在“E2.1”大类之下,按印章反映的内容分为党群、行政、财务、业务用章类,并分别给以阿拉伯数字“1、2、3、4”为类别代号。如,中共许昌县委办公室档案管理科1958年至1960年使用的木质印章,是党群机关用章,小类号为l,其分类号则是E2.1.1。
　　
　　3　排序
　　
　　印章分类后,同一类内,先要鉴别印章的使用年代,再按进馆的时间先后顺序排列。废止时间早的排前,废止时间晚的排后,同一时间废止的,按接收时间先后排序。对于废止时间不清的,排在同批次接收印章的最后。
　　
　　4　编号
　　
　　印章排好顺序后,以每枚印章为单元,用阿拉伯数字统一编流水号,编号用口取纸贴在印把上。口取纸上半部分填写分类号,下半部分填写印章顺序号。
　　
　　5　装盒
　　
　　5.1　装具的制作
　　5.1.1　印章盒的制作。根据不同时期印章大小不一、形状各异的特点,印章盒制作要考虑“就大不就小”和标准档案柜存取方便的原则。印章盒外形以长310mm、宽220mm、厚40mm的长方体为宜。制作时采取三面全包,右长侧留口,留口侧中间设置指取口,以方便存取。印章盒左侧脊背设置保管单位、分类号、顺序号、盒号等项目。对于馆藏印章少的档案馆来说,可以不必单独制作,利用原有的大号档案盒进行改造即可。
　　5.1.2　印章盒内托的制作。为固定印章在档案盒内的位置,确保印章在印章盒内位置的稳定性,便于调阅利用,需要在印章盒内设置一个印章模具内托。模具内托材料可选择厚度为40mm的优质细颗粒泡沫板,将其加工成长309mm、宽219mm、厚40mm的长方体块即可,以备印章装盒时使用。
　　
　　5.2　印章翻模的制作
　　5.2.1　确定印章位置。根据印章分类编号顺序,在每块印章模具内托上,确定印章的排列顺序和位置,并用铅笔在印章模具内托上,描摹出每枚印章的外形轮廓以便下步操作。每块印章模具内托上以放置9枚印章为宜。
　　5.2.2　刻制印章翻模。根据铅笔在印章模具内托上描摹出的每枚印章的外形轮廓,结合印章的规格大小,用壁纸刀刻出印章的翻模。
　　
　　5.3　装盒
　　5.3.1　盖印模。装盒前,将每枚印章的印模盖在印章盒正面与印章翻模相对应的位置,以便检索查找。
　　5.3.2　印章入盒。将印章放入印章模具内托事先刻好的印章翻模内,然后在印章翻模下面贴上口取纸,根据印把上的编号,分别填上印章分类号、顺序号,以进一步固定印章的位置。最后,将印章模具内托放入印章盒即可。
　　
　　6　填写印章盒脊背
　　
　　印章装盒后,在印章盒脊背上填写保管单位、分类号、件号、盒号。件号填写盒内第一枚和最后一枚印章的编号,中间用“——”号间隔。盒号分类别编制,每类都从“1”编起,以便日后接收印章时接续。
　　
　　7　编制目录
　　
　　在打印印章目录时,应采用A4纸,一式二份。一份放入印章盒内,一份供日常检索使用。目录装订时,应分类装订,为以后的印章接收留存一定的空间。