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[摘要]文书档案是学校管理工作的基础工作，是学校管理、教育教学等工作和活动的真实记录，是教育科研工作和教育督导评估必不可少的资料。加强学校档案工作的管理是学校建设和发展的重要组织部分。
[关键词]加强 学校档案工作 管理
文书档案工作是学校建设的一个重要方面、是学校管理、教育教学活动的真实记录，它全面反映了学校最基本的职能活动，是评价学校综合办学水平的“窗口”，是从事教育教学活动、学校管理、教育科研工作和教育督导评估必不可少的资料。档案管理是学校管理工作的一个重要组成部分，一个重要子系统。如何加强学校档案工作管理，是这个时代的需要、也是学校发展的需要。
一、提高认识，建立机构
文书档案各类单位都有，但却是较难令人满意的一项工作。一方面文书的内涵模糊，不同的组织对文书的范畴、责任都有不同的规定，使得哪些文书应该归档，哪些不用归档存在争议。另一方面，档案管理与文书工作在内容上存在重叠，档案管理的任务包括收集、管理、编目编册、保存、借阅，强调资料的完整性、安全性；文书工作包括文件的收集、登记、运转、催办、承办以及文件的收集、整理、立卷和归档。文书工作的全过程也是档案的形成过程，其中涉及档案管理的工作内容，使得哪些文书该由谁来归档也存在争议。
为此，档案工作首先要得到领导的高度重视，把档案工作列入领导工作的议事日程，深入持久地组织好《档案法》学习与宣传，特别是培训工作。结合实际，领导带头学，做贯彻落实《档案法》的带头人，通过学习与广泛宣传，使教职工能增强档案意识，促使重视档案，支持档案并自觉地维护学校档案工作。其次要建立健全的管理机构和管理网络，成立以校长为组长、各科室负责同志参与的档案工作领导小组，配备一名专职档案员，学校各科（处）室都设有兼职档案员，建立综合档案室，从组织上保证档案工作的顺利开展，在档案工作不断深入发展过程中，人员素质内涵不断丰富（人员素质包括政治素质、业务素质和时代素质）。
二、健全制度，规范管理
建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。各科（处）室做到职责明确，使归档有范围、立卷有标准、借阅有规定、保密有条例、库房管理有措施，这就在细节上保证了档案管理的顺利开展。《档案人员工作职责》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案室管理制度》等制度的规定，促使各科室人员都重视档案工作，认真研究落实本部门的档案工作任务，使学校档案工作保质保量得以完成。文书档案管理是一项繁琐、需要耐心的工作。虽然看起来简单，但若要做好文书档案管理，却需要正规的培训，让负责的人员明白每个工作细节的意义所在，并能做好文书档案转交档案室、服务查询请求等方面工作。
文书档案工作是一项不起眼的重要工作，而且又很耗费时间，因为如果希望负责人员认真对待文书档案相关工作，应该在工作绩效考核中纳入文书档案工作的内容。
三、强化业务，提高能力
档案管理工作水平、质量，取决于档案工作人员的素质。学校在加强政治思想教育和职业道德教育的同时，还必须要求档案员真正树立“业务精通、爱档如珍、维护历史、兢兢业业、服务现实”的理念。加强档案人员自身业务建设，一方面积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，另一方面建立档案工作网络，选拔年轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任学校专职档案管理员，运用现代化管理知识和先进技术设备，提高管理水平，使档案工作跟上办公自动化步伐，为学校管理、教学、招生和后勤工作服务。因此，加强档案人员的业务能力培训，提高档案工作者素质，是加快档案科技进步，推动档案事业发展的关键。提供档案的服务形式，包括档案的检索与开发编研，档案信息等。服务形式的精品定位就是使档案检索与传递的档案信息最有效、最具特色。
四、注重收集，加强管理
学校档案材料是领导正确决策、研究工作、处理重大问题的依据，搞好文件材料收集是确保档案材料齐全完整的前提和基础，也是直接反映本单位工作实绩的有力证明。学校文件材料收集能否齐全完整，一方面，要根据事业单位档案管理的要求，抓好上级单位发给本校的文件材料的传阅和归档，定期对文件材料进行清理检查，确保材料齐全；另一方面，要强化文书管理，抓好学校活动所形成的文件材料的收集，使“帐外”材料的作用得到充分发挥。对有请示没有批复或有批复没有请示等有联系的文件材料，档案人员应及时查询，保证这类文件材料按时归档。利用复印的机会收集，档案人员在复印文件材料时，对有价值、需要归档的文件材料当即留下原件，以备日后归档。对已失去保存价值的档案，应在征得学校领导同意，并造册报经校领导批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案，对已破损和字迹褪色的档案，应及时修复或复制，并照有关规定，对所存档案和背景资料的保管情况定期进行检查。因此，档案人员既要熟悉室藏档案资料，注重档案的收集质量，提高档案的利用率，又要根据学校的需要，优化服务措施，提高服务质量，开发“含金量”高的档案信息，并及时把档案信息推荐给领导，使档案信息最大限度地为领导决策提供相关依据，使其发挥作用。
五、主动、准确、迅速做好服务
对于学校档案信息资源的利用，我们要坚持按规章制度办事，改善服务态度，提高服务质量，做到热情、主动、准确、迅速。要做好服务工作，强化学校档案室的服务功能，努力开发其教育功能，使档案由过去的以藏为主转化为以服务和利用为主。要健全档案检索工具，汇编各种能反映学校特色的有较高利用价值的编发材料，利用多媒体辅助档案管理，使管理方法科学化、管理机构高效化、档案工作标准化，不断增强档案室的综合服务功能，让档案信息更好地为管理和教育教学服务。
本人在文书档案的工作实践中体会极深，享受档案给大家带来的方便，几乎每时每刻都会发生，也给自己带来无比的喜悦。比如：学校搞校史建设，就得提供从50年代初期到现在的资料整理、再有60年代初期下放人员的上访与接访工作中需查档、基建的前期工作需了解地下管网情况以及相关地质资料、毕业生的去向以及毕业生丢失证书出具证明、学校各阶段评估以及各级领导的检查指导、各时期学生人数的查询，建校初期的相关资料，学校的易名，等等信息，由于我们一代代文书工作者执着和艰辛的工作，以及平时档案工作细致积累起来的档案资料，服务起来才得心应手，无论哪一届领导需要档案依据时都能够予以相关资料支持。所以，努力注重点滴，不惜辛苦，才有收获，才可以换来大家利用信息的宝贵机会，否则则相反。
总之，学校档案管理工作是学校基础工作的重要组织部分，我们要不厌其烦地在做好档案的收集、整理、归档工作的同时，要做到主动提供服务。以科学的态度，把学校档案工作做得更好，使之发挥出更大的作用。
[参考文献]
[1]马学华.高职院校文书档案管理刍议[J],2008,（13）
[2]陈洪,刘艳.电子技术与文书档案管理工作初探[J],2007,（6）
（作者单位：北方机电工业学校）
[关键词]加强 学校档案工作 管理
文书档案工作是学校建设的一个重要方面、是学校管理、教育教学活动的真实记录，它全面反映了学校最基本的职能活动，是评价学校综合办学水平的“窗口”，是从事教育教学活动、学校管理、教育科研工作和教育督导评估必不可少的资料。档案管理是学校管理工作的一个重要组成部分，一个重要子系统。如何加强学校档案工作管理，是这个时代的需要、也是学校发展的需要。
一、提高认识，建立机构
文书档案各类单位都有，但却是较难令人满意的一项工作。一方面文书的内涵模糊，不同的组织对文书的范畴、责任都有不同的规定，使得哪些文书应该归档，哪些不用归档存在争议。另一方面，档案管理与文书工作在内容上存在重叠，档案管理的任务包括收集、管理、编目编册、保存、借阅，强调资料的完整性、安全性；文书工作包括文件的收集、登记、运转、催办、承办以及文件的收集、整理、立卷和归档。文书工作的全过程也是档案的形成过程，其中涉及档案管理的工作内容，使得哪些文书该由谁来归档也存在争议。
为此，档案工作首先要得到领导的高度重视，把档案工作列入领导工作的议事日程，深入持久地组织好《档案法》学习与宣传，特别是培训工作。结合实际，领导带头学，做贯彻落实《档案法》的带头人，通过学习与广泛宣传，使教职工能增强档案意识，促使重视档案，支持档案并自觉地维护学校档案工作。其次要建立健全的管理机构和管理网络，成立以校长为组长、各科室负责同志参与的档案工作领导小组，配备一名专职档案员，学校各科（处）室都设有兼职档案员，建立综合档案室，从组织上保证档案工作的顺利开展，在档案工作不断深入发展过程中，人员素质内涵不断丰富（人员素质包括政治素质、业务素质和时代素质）。
二、健全制度，规范管理
建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。各科（处）室做到职责明确，使归档有范围、立卷有标准、借阅有规定、保密有条例、库房管理有措施，这就在细节上保证了档案管理的顺利开展。《档案人员工作职责》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案室管理制度》等制度的规定，促使各科室人员都重视档案工作，认真研究落实本部门的档案工作任务，使学校档案工作保质保量得以完成。文书档案管理是一项繁琐、需要耐心的工作。虽然看起来简单，但若要做好文书档案管理，却需要正规的培训，让负责的人员明白每个工作细节的意义所在，并能做好文书档案转交档案室、服务查询请求等方面工作。
文书档案工作是一项不起眼的重要工作，而且又很耗费时间，因为如果希望负责人员认真对待文书档案相关工作，应该在工作绩效考核中纳入文书档案工作的内容。
三、强化业务，提高能力
档案管理工作水平、质量，取决于档案工作人员的素质。学校在加强政治思想教育和职业道德教育的同时，还必须要求档案员真正树立“业务精通、爱档如珍、维护历史、兢兢业业、服务现实”的理念。加强档案人员自身业务建设，一方面积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，另一方面建立档案工作网络，选拔年轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任学校专职档案管理员，运用现代化管理知识和先进技术设备，提高管理水平，使档案工作跟上办公自动化步伐，为学校管理、教学、招生和后勤工作服务。因此，加强档案人员的业务能力培训，提高档案工作者素质，是加快档案科技进步，推动档案事业发展的关键。提供档案的服务形式，包括档案的检索与开发编研，档案信息等。服务形式的精品定位就是使档案检索与传递的档案信息最有效、最具特色。
四、注重收集，加强管理
学校档案材料是领导正确决策、研究工作、处理重大问题的依据，搞好文件材料收集是确保档案材料齐全完整的前提和基础，也是直接反映本单位工作实绩的有力证明。学校文件材料收集能否齐全完整，一方面，要根据事业单位档案管理的要求，抓好上级单位发给本校的文件材料的传阅和归档，定期对文件材料进行清理检查，确保材料齐全；另一方面，要强化文书管理，抓好学校活动所形成的文件材料的收集，使“帐外”材料的作用得到充分发挥。对有请示没有批复或有批复没有请示等有联系的文件材料，档案人员应及时查询，保证这类文件材料按时归档。利用复印的机会收集，档案人员在复印文件材料时，对有价值、需要归档的文件材料当即留下原件，以备日后归档。对已失去保存价值的档案，应在征得学校领导同意，并造册报经校领导批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案，对已破损和字迹褪色的档案，应及时修复或复制，并照有关规定，对所存档案和背景资料的保管情况定期进行检查。因此，档案人员既要熟悉室藏档案资料，注重档案的收集质量，提高档案的利用率，又要根据学校的需要，优化服务措施，提高服务质量，开发“含金量”高的档案信息，并及时把档案信息推荐给领导，使档案信息最大限度地为领导决策提供相关依据，使其发挥作用。
五、主动、准确、迅速做好服务
对于学校档案信息资源的利用，我们要坚持按规章制度办事，改善服务态度，提高服务质量，做到热情、主动、准确、迅速。要做好服务工作，强化学校档案室的服务功能，努力开发其教育功能，使档案由过去的以藏为主转化为以服务和利用为主。要健全档案检索工具，汇编各种能反映学校特色的有较高利用价值的编发材料，利用多媒体辅助档案管理，使管理方法科学化、管理机构高效化、档案工作标准化，不断增强档案室的综合服务功能，让档案信息更好地为管理和教育教学服务。
本人在文书档案的工作实践中体会极深，享受档案给大家带来的方便，几乎每时每刻都会发生，也给自己带来无比的喜悦。比如：学校搞校史建设，就得提供从50年代初期到现在的资料整理、再有60年代初期下放人员的上访与接访工作中需查档、基建的前期工作需了解地下管网情况以及相关地质资料、毕业生的去向以及毕业生丢失证书出具证明、学校各阶段评估以及各级领导的检查指导、各时期学生人数的查询，建校初期的相关资料，学校的易名，等等信息，由于我们一代代文书工作者执着和艰辛的工作，以及平时档案工作细致积累起来的档案资料，服务起来才得心应手，无论哪一届领导需要档案依据时都能够予以相关资料支持。所以，努力注重点滴，不惜辛苦，才有收获，才可以换来大家利用信息的宝贵机会，否则则相反。
总之，学校档案管理工作是学校基础工作的重要组织部分，我们要不厌其烦地在做好档案的收集、整理、归档工作的同时，要做到主动提供服务。以科学的态度，把学校档案工作做得更好，使之发挥出更大的作用。
[参考文献]
[1]马学华.高职院校文书档案管理刍议[J],2008,（13）
[2]陈洪,刘艳.电子技术与文书档案管理工作初探[J],2007,（6）
（作者单位：北方机电工业学校）