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随着当今社会的不断发展，人事档案作为我国人事管理制度的一项重要特色，在人们的工作、生活等各个方面都产生了重要影响，起到了积极的作用。正因为如此，各部门对人事档案管理工作的要求也就越来越高，为了适应新的形势，更好的完成人事档案管理工作，我们必须严格遵守规范化这一重要原则。
所谓人事档案，辞书的定义是，人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。
所谓规范化，辞书的定义是，指在经济、技术、科学及管理等社会实践中，对重复性事物和概念，通过制定、发布和实施标准(规范、规程、制度等)达到统一，以获得最佳秩序和社会效益。
很显然，人事档案管理与规范化之间的关系为，人事档案管理是根本，规范化是其完成依据和执行的保证。二者相互作用就构成了人事档案管理中最重要的一环。
一、档案整理的规范化
1.收集人事档案的收集是所有工作的基础
其大致可分为二类。1、档案中的现有材料。档案员需对此类材料进行认真的整理，保证材料齐全、完整。2、工作中不断补充的材料。档案员需对此类材料进行认真的鉴别，归档的材料必须真实、完整齐全、文字清晰、对象明确、手续完备。人事部门亦可根据具体情况对档案中缺少的内容，如干部履历表、鉴定等进行补充。
2.分类收集完后档案员就必须按照规定对人员资料进行分类
人事档案按规定分为十大类，包括履历材料、自传及属于自传性质的材料、鉴定（含自我鉴定）、考察、考核材料、学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料、政审材料、加入党团的材料、奖励（包括科技和业务奖励）材料、干部违犯党纪、政纪、国法等材料、任免材料、其他可供组织参考有保存价值的材料等。这些规定为档案材料排序的基本方式。在此基础上，不同的分类在排序时也有不同的标准，这就要求档案员在整理档案时需要认真，仔细。同时必须做到不漏放，不多放，不重复。能严格按照要求完成人事档案分类整理工作。
3.制作制作人事档案必须使用专用档案夹
对一些纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料进行技术加工，按规定尺寸进行裁剪，粘贴。每个人事档案，必须装订成卷。装订后的档案，目录放卷首，材料排列顺序与目录相符，卷面整洁，全卷整齐、平坦，装订结实实用，资材料完整规范。
4.存放人事档案的存放要严格按照国家的相关规定执行，要成立专门的档案室
能做到档案库房、阅档室和档案人员办公室三室分开，同时要为以后的新进档案预留一定的空间。档案库房要完成“三铁”：铁门、铁窗、铁柜(架)，达到“八防”要求：攻水、防匪、防光、防潮、防尘、防低温、防无害气体、防无利死物(虫、霉、鼠等)。按要求配备空调、去湿、灭火等相关设备。保持库房的清洁和库内事宜的温、湿度（要求：温度14℃—24℃，相对湿度45—65%）。同时还要加强安全措施和检查力度。
二、管理制度规范化
良好的人事档案管理离不开严格的管理制度。人事档案管理规范化必需从源头开始，它是一个至上而下的过程。管理上必需高标准，严要求，必须根据各单位自身的实际情况，制定出切实可行又便于操作的管理制度和审核制度。管理制度要严格，资料审核制度要详细，以保证管好用好，以保证查（借）阅人事档案手续；转递手续的齐全，以保证各种登记资料翔实准确。
进行规范化管理，还有很重要的一点是，定期对新增材料进行归档，从而保证档案资料的延续性、完整性，不缺失，不遗漏，从整体上到达一个新的高度。如条件允许最好能安排专职档案员管理人事档案。在有条件的单位可运用先进的信息系统来管理人事档案，提高工作效率。同时增强单位人员的意识、加强教育力度，使得单位的工作人员能从根本上重视人事档案并且积极的配合人事档案的修整工作。
对人事档案实行规范化管理是由它的重要性所决定的，这种重要性涉及到很多方面，从宏观上看，主要表现有两大点，试分析如下：
1.对单位的重要性
人事档案是单位人力资源管理工作的重要组成部分，人事档案规范化是一个单位人事工作顺利运作的根本条件，正所谓没有规矩不成方圆，有了规范化管理，就能为单位的人力资源管理提供更真实可靠的信息，为单位的一些重大决策提供重要的依据，保证单位决策的科学化、合理化。规范有序的人事档案工作，可以使单位方便快捷地查阅每个员工的人事档案，迅速了解每个员工的详细资料，能做到清晰明了，更好地对人员进行管理、如人事任免及组织发展、人员的晋升、薪资增减等将起到十分重要的作用。不仅如此，有序的人事档案工作，更便于发现人才、认识人才、培养人才，提高人力资源使用效率和使用价值，实现人力资源信息的共享,科学预测人力资源的需求，优化人力资源的合理配置。在最大程度上发挥人力资源的作用。
2.对个人的重要性
人事档案是个人经历的权威证明。人事档案对每一人而言都是至关重要的，因为它是人们学习工作的真实反映，同时也是人们学习、工作、晋升、组织关系等内容的重要依据。例如：在人员办理调动时，首先条件就是要求档案齐整，人员履历表、职称晋升表、年度考核表、工资表等必要资料缺一不可。交接时材料数目必须认真清点核对，双方核查无误时方可接收。接收单位将根据个人的档案资料来确定你的职务、工资等相关待遇。假设如果没有了这些资料，调动人员将会大大影响其个人的晋升、待遇等问题，更甚者将对以后的工作造成巨大影响。同时，很多证明材料都是以人事档案为依据来办理。科学规范化的管理，可以使个人的档案更加完整、有序，更加容易查找，同时又不会出现失误，既能做到对单位负责，又能做到对个人负责。
规范化的管理是如此的重要，我们必须花大力气去推行。在推行过程中，有这样几点值得引起重视。
一是重视数字化建设。在信息化和网络化时代的今天，人事档案管理规范化一定要跟上时代的步伐，引入先进的技术手段，做好个人信息数字化的工作。例如：在档案整理时，我们可先将人员姓名科学的编号，同时将档案柜进行编号并进行标识别。之后将人名及其所在位置制成电子版本，甚至可将人员资料扫描之后归档。当我们需要查找单位员工的个人资料时可在电脑上进行查询，然后迅速的查找到该同志的档案。这样既大大的节省了人力、物力，又加快了档案员工作的的速度及效率，能给单位的人力资源管理提供快捷有效的服务。
二是要提高管理水平，档案管理作为专门的一门学科，是具有极强的专业性的。随着当今社会的不断发展，人事档案管理也是在不断的发展。新标准，新政策的出台促使我们要经常的学习。多看相关书籍，多选派人员参加上级部门组织的培训，多和其他单位相互交流，以便开阔视野，取长补短。更快更好的吸收新的政策，新的知识，争取在理论上有所创新，在具体工作时有板有眼，只有这样，才能保证规范化的管理落到实处。
三是要有人力、财力、物力支持。档案管理工作绝非可有可无的工作，尤其是要做到规范化，离开人力、财力、物力支持将会是困难重重。所以一定争取领导，配备好相关人员，添置好各种相关设备，适当增加经费投入，抓好硬件与软件两方面的建设，打牢基础，通盘考虑，分步实施，进而达到规范化的要求。
所谓人事档案，辞书的定义是，人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。
所谓规范化，辞书的定义是，指在经济、技术、科学及管理等社会实践中，对重复性事物和概念，通过制定、发布和实施标准(规范、规程、制度等)达到统一，以获得最佳秩序和社会效益。
很显然，人事档案管理与规范化之间的关系为，人事档案管理是根本，规范化是其完成依据和执行的保证。二者相互作用就构成了人事档案管理中最重要的一环。
一、档案整理的规范化
1.收集人事档案的收集是所有工作的基础
其大致可分为二类。1、档案中的现有材料。档案员需对此类材料进行认真的整理，保证材料齐全、完整。2、工作中不断补充的材料。档案员需对此类材料进行认真的鉴别，归档的材料必须真实、完整齐全、文字清晰、对象明确、手续完备。人事部门亦可根据具体情况对档案中缺少的内容，如干部履历表、鉴定等进行补充。
2.分类收集完后档案员就必须按照规定对人员资料进行分类
人事档案按规定分为十大类，包括履历材料、自传及属于自传性质的材料、鉴定（含自我鉴定）、考察、考核材料、学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料、政审材料、加入党团的材料、奖励（包括科技和业务奖励）材料、干部违犯党纪、政纪、国法等材料、任免材料、其他可供组织参考有保存价值的材料等。这些规定为档案材料排序的基本方式。在此基础上，不同的分类在排序时也有不同的标准，这就要求档案员在整理档案时需要认真，仔细。同时必须做到不漏放，不多放，不重复。能严格按照要求完成人事档案分类整理工作。
3.制作制作人事档案必须使用专用档案夹
对一些纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料进行技术加工，按规定尺寸进行裁剪，粘贴。每个人事档案，必须装订成卷。装订后的档案，目录放卷首，材料排列顺序与目录相符，卷面整洁，全卷整齐、平坦，装订结实实用，资材料完整规范。
4.存放人事档案的存放要严格按照国家的相关规定执行，要成立专门的档案室
能做到档案库房、阅档室和档案人员办公室三室分开，同时要为以后的新进档案预留一定的空间。档案库房要完成“三铁”：铁门、铁窗、铁柜(架)，达到“八防”要求：攻水、防匪、防光、防潮、防尘、防低温、防无害气体、防无利死物(虫、霉、鼠等)。按要求配备空调、去湿、灭火等相关设备。保持库房的清洁和库内事宜的温、湿度（要求：温度14℃—24℃，相对湿度45—65%）。同时还要加强安全措施和检查力度。
二、管理制度规范化
良好的人事档案管理离不开严格的管理制度。人事档案管理规范化必需从源头开始，它是一个至上而下的过程。管理上必需高标准，严要求，必须根据各单位自身的实际情况，制定出切实可行又便于操作的管理制度和审核制度。管理制度要严格，资料审核制度要详细，以保证管好用好，以保证查（借）阅人事档案手续；转递手续的齐全，以保证各种登记资料翔实准确。
进行规范化管理，还有很重要的一点是，定期对新增材料进行归档，从而保证档案资料的延续性、完整性，不缺失，不遗漏，从整体上到达一个新的高度。如条件允许最好能安排专职档案员管理人事档案。在有条件的单位可运用先进的信息系统来管理人事档案，提高工作效率。同时增强单位人员的意识、加强教育力度，使得单位的工作人员能从根本上重视人事档案并且积极的配合人事档案的修整工作。
对人事档案实行规范化管理是由它的重要性所决定的，这种重要性涉及到很多方面，从宏观上看，主要表现有两大点，试分析如下：
1.对单位的重要性
人事档案是单位人力资源管理工作的重要组成部分，人事档案规范化是一个单位人事工作顺利运作的根本条件，正所谓没有规矩不成方圆，有了规范化管理，就能为单位的人力资源管理提供更真实可靠的信息，为单位的一些重大决策提供重要的依据，保证单位决策的科学化、合理化。规范有序的人事档案工作，可以使单位方便快捷地查阅每个员工的人事档案，迅速了解每个员工的详细资料，能做到清晰明了，更好地对人员进行管理、如人事任免及组织发展、人员的晋升、薪资增减等将起到十分重要的作用。不仅如此，有序的人事档案工作，更便于发现人才、认识人才、培养人才，提高人力资源使用效率和使用价值，实现人力资源信息的共享,科学预测人力资源的需求，优化人力资源的合理配置。在最大程度上发挥人力资源的作用。
2.对个人的重要性
人事档案是个人经历的权威证明。人事档案对每一人而言都是至关重要的，因为它是人们学习工作的真实反映，同时也是人们学习、工作、晋升、组织关系等内容的重要依据。例如：在人员办理调动时，首先条件就是要求档案齐整，人员履历表、职称晋升表、年度考核表、工资表等必要资料缺一不可。交接时材料数目必须认真清点核对，双方核查无误时方可接收。接收单位将根据个人的档案资料来确定你的职务、工资等相关待遇。假设如果没有了这些资料，调动人员将会大大影响其个人的晋升、待遇等问题，更甚者将对以后的工作造成巨大影响。同时，很多证明材料都是以人事档案为依据来办理。科学规范化的管理，可以使个人的档案更加完整、有序，更加容易查找，同时又不会出现失误，既能做到对单位负责，又能做到对个人负责。
规范化的管理是如此的重要，我们必须花大力气去推行。在推行过程中，有这样几点值得引起重视。
一是重视数字化建设。在信息化和网络化时代的今天，人事档案管理规范化一定要跟上时代的步伐，引入先进的技术手段，做好个人信息数字化的工作。例如：在档案整理时，我们可先将人员姓名科学的编号，同时将档案柜进行编号并进行标识别。之后将人名及其所在位置制成电子版本，甚至可将人员资料扫描之后归档。当我们需要查找单位员工的个人资料时可在电脑上进行查询，然后迅速的查找到该同志的档案。这样既大大的节省了人力、物力，又加快了档案员工作的的速度及效率，能给单位的人力资源管理提供快捷有效的服务。
二是要提高管理水平，档案管理作为专门的一门学科，是具有极强的专业性的。随着当今社会的不断发展，人事档案管理也是在不断的发展。新标准，新政策的出台促使我们要经常的学习。多看相关书籍，多选派人员参加上级部门组织的培训，多和其他单位相互交流，以便开阔视野，取长补短。更快更好的吸收新的政策，新的知识，争取在理论上有所创新，在具体工作时有板有眼，只有这样，才能保证规范化的管理落到实处。
三是要有人力、财力、物力支持。档案管理工作绝非可有可无的工作，尤其是要做到规范化，离开人力、财力、物力支持将会是困难重重。所以一定争取领导，配备好相关人员，添置好各种相关设备，适当增加经费投入，抓好硬件与软件两方面的建设，打牢基础，通盘考虑，分步实施，进而达到规范化的要求。