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摘 要: 文章采用文献资料法分析了秘书与教学秘书的相关概念及教学秘书的工作要求。通过研究认为高校教学秘书作为高校教学管理活动的管理者,其自身素质和工作能力直接影响着高校的教学管理水平。高校如何建设一支可持续发展的教学秘书队伍,是目前急需解决的一个问题。
关键词: 高校教学秘书 队伍建设 可持续发展
一、秘书与教学秘书的相关概念
秘书,是指在领导者身边或中枢机关工作,为领导层决策提供各种服务,并且直接辅助领导者处理日常事务,尤其是以办文、办会和承办领导者交办事项为主要工作的专门人员。秘书是一种专门的职业,有严格的专业化要求。
按照所从事的工作性质和领域的不同,秘书可分为行政秘书、党务秘书、机要秘书、文字秘书、信访秘书、科技秘书、翻译秘书等。在高校里,按照有关人员在党务或行政职能部门工作情况的区别,秘书可以分为校长秘书、校党委书记秘书或学校办公室秘书,以及学院(系部)的行政秘书、教学秘书、科研秘书等。
二、教学秘书工作的系列要求
(一)较高的思想素质。
高校教学秘书首先要具有较高的思想素质,坚持社会主义的办学方向,贯彻党的教育方针政策,忠诚党的教育事业,热爱本职工作,树立“全心全意为教育事业服务”的思想。只有具备较高的思想素质,才能在繁杂的事务性工作中,正确对待得失苦乐,识大体,顾大局,有高度的奉献精神。
(二)全面的业务能力。
在新的教学管理体制下,教学秘书是一个专业要求较高的岗位,需要教学秘书具备全面的业务能力,如此才能胜任此项工作。概括地讲,必须具备以下几项能力:(1)教学档案的管理归纳能力;(2)良好的协调沟通能力;(3)较强的信息处理能力;(4)较强的计算机应用能力;(5)良好的专业背景。
三、高校教学秘书队伍的现状分析
(一)教学秘书队伍的现状。
目前,高校教学秘书队伍中人员组成复杂。在学历上,有研究生、本科生、大专生及大专以下学历的;在来源上,有不同专业留校的、从其他单位调入或其他岗位转岗的、为解决职工后顾之忧而安排的,而很少有教育管理科班出身的;在年龄结构上,从20多岁至50多岁不等,但年龄偏大的占有较大比重。在这些教学秘书人员中,年龄较大这一部分人员大多工作认真负责,但管理理念滞后、管理方法传统、导致工作效率偏低;刚毕业的研究生、本科生,学历高,有闯劲,但相对缺少实际工作经验,有的认为自已在教学管理工作岗位上是大材小用,致使不安心教学秘书工作。经调查,很多教学秘书没有接受教学管理方面的专业培训,非专业化现象比较普遍。再加上教学秘书工作量大,事情琐碎、繁杂,很多人疲于应付各项具体工作,很少认真思考如何科学有效地管理、如何提高自己的工作水平。
(二)教学秘书队伍的工作现状。
1.教学管理的复杂性
教学管理是一个多层次、多因素的复杂动态过程。它的成功运作是学生、教师、教学管理人员齐心协力合作的结果。随着办学规模的不断扩大,二级学院的规模日趋庞大、学生人数位增、教师队伍也逐渐壮大。为了保证高效地做好各项工作,二级学院教学秘书要做到信息和任务层层下达和落实,并做到及时、有序、高效、确保各项教学工作的全面开展和完成。学校教学管理模式的不断改进,学校与学院、各学院间及学院内部各部门间的关系也日趋复杂,管理工作的分工和协作愈来愈精细,管理工作的总协调日趋复杂,教学秘书协助管理的工作日渐显示其复杂性。
2.考试管理的重要性
在高等教育中,一般来讲,学校负责总体的公共课考试时间安排、考试纪律制定、考试成绩汇总和统考成绩公布等内容,而大量细致工作要二级学院来完成。包括负责课程考试试卷命题、审查与专业课程结束考试安排、监考的考务安排和承担大量的考务工作,考试成绩的分析和上报和装订等内容,考试管理尤其显示在教学秘书工作方面的重要性。
3.学籍管理的烦琐性
在学生的学籍管理方面,学校掌握学籍管理的最终审批权和决定权,但在办理诸如休学、退学、结业、毕业、延长学籍等相关事务时,必须严格按照逐级审批,最后由学校决定的方式进行。学院负责审查核实学生的真实情况,尤其是成绩核对等工作,为学校提供初步处理意见。教学秘书在办理学生的学籍管理方面日益显示其工作的繁琐。
4.学生注册及选课管理的零碎性
对学生的注册及选课,学校只负责时间安排,而学院要负责具体操作,督促学生注册、校对学生相关信息;安排教师指导、发放选课资料、协调学院与学校的相关事务,保证注册、选课顺利进行,相关工作十分零碎。
(三)教学秘书人员的思想现状。
随着高校教学规模的不断扩大,教务管理队伍的发展却相对较慢。教学秘书既要为广大教师和学生提供服务,又要协调与学校各个部门的关系,再加上平时管理工作既平凡又艰苦、既繁忙又紧张,加上教学秘书的工作责任大,具体程序繁琐,缺少培训的时间和进修提高的机会等,造成部分教学秘书对自身工作的重要性认知不足,认为自已的工作可有可无,主人翁意识不强,习惯于上行下达、被动地执行指令,养成因循守旧、墨守成规的惰性。由于教学秘书工作表面上的繁杂性,致使有的学院的少数领导也认为教学秘书工作只是处理一些日常事务而已;在少数教师的眼里,教务管理人员因做服务性工作,似乎低人一等。因此,在高等学校里许多人不安心教学秘书工作,甚至产生不愿意做的想法,即使新加入教学秘书队伍的人员也只是将其视为过渡性的工作。高校教学秘书队伍缺乏可持续性发展问题尤显突出。
四、教学秘书队伍可持续发展的措施
建设一支可持续发展的教学秘书队伍,是提高高校教学质量的基本保障。高校领导要像重视教师队伍建设和辅导员队伍建设那样重视教学秘书队伍的建设,应科学有序和因人制宜地给教学秘书提供培训、学习、讨论、晋级、晋升的机会,使他们尽快地掌握教育管理科学的基本理论和专门知识,让每一位教学秘书都能感到自己有良好的发展前途和发展方向,从而提高教学秘书的工作热情和整体素质。并通过彼此交流学习和取长补短,借鉴兄弟院校的先进教学管理经验,开拓他们的眼视,不断更新管理思想,提高管理水平。
(一)加强思想政治素养,提高工作积极性。
加强政治思想教育,促使教学秘书牢固树立“管理育人、真诚育人、服务育人”的思想,强化全心全意为教师和学生服务的思想观念,使他们明确教学管理是一项科学性、知识性和实践性很强的工作,不同于一般行政管理工作,教学管理人员素质和水平,直接影响教学管理的质量和效果。通过思想教育,提高教学秘书的责任心和牺性精神,提高教学秘书的工作积极性和整体素质。
(二)建立物质激励机制,规范考核制度。
物质需要是人类最基础的需求,物质激励是一种基本的激励手段。物质激励主要是通过增加工资、提高岗贴、发放奖金等形式,满足人们物质利益方面的需要,以调动人们的积极性和创造性,从而提高人们的工作效率。如果教学秘书基本、合理的需求得不到满足,就会抑制其工作的积极性和主动性,在工作中就会表现出动力不足、主动精神不够,而一旦他们在工作中缺乏主动性,就会大大降低其工作效率,学校人才培养目标的实现也将受到严峻的考验。因此,在高校管理中,建立科学规范的物质激励机制是调动和保持广大教职工积极性的重要手段。教学秘书作为广大教职工的一分子,高校应制定相应的政策和工作量计算方法,每年都对教学秘书进行考核评定,对事业心强、精通业务、日常教学管理工作出类拔萃的教学秘书给予优厚的待遇,在工资调整时,给与相应的政策倾斜,使其物质需求得以满足,生活、工作困难得以解决。
(三)学校各部门给予相应重视。
教学秘书是高校教学管理队伍中的一员,是教学管理活动中各个环节最基层的实践者、管理者、服务者和信息反馈者,教学秘书工作是一个多层次、多序列、多因素的动态过程,没有高效有序的教学管理,即使再好的教学设施和条件也不能卓有成效地开展教学活动。因此,高校各部门应该充分认识教学秘书在从事教学管理中的职责的重要性,肯定他们在高校教学管理工作中不可或缺的地位和作用,认可他们在整个教学管理环节所作的贡献。
(四)提供培训和进修的机会。
随着教育教学改革的不断深入,许多学校都增加了办学层次,拓宽了专业方向,教学管理的业务量和信息量随之膨胀,传统的管理方式越来越不适应新形势发展的需要。教学秘书的管理知识和能力直接关系到教学质量的提高和管理目标的实现。为提高高校的教学管理水平和教学管理队伍的整体素质,对高校教学实行科学化、规范化、程序化的管理,教学秘书必须提高教学管理知识面,具备一定的组织能力和决策能力。因此,一方面,学校和各学院应该为他们提供机会,定期不定期地对教学秘书开展教学管理岗位短期培训,给他们创造继续学习的机会和条件,开拓他们的视野,提高他们的工作能力和研究能力,鼓励他们以教学管理促进教学研究,以教学研究带动教学管理工作,使教学管理工作不断系统化、专业化、专家化。另一方面,学校应为教学秘书提供进修机会,对有条件的教学秘书可以选送进行半脱产或业余时间的学历教育,使其获得学士或研究生学历。
(五)提供晋级晋升和转岗机会。
现代社会竞争异常激烈,人们普遍存在危机意识,教学秘书也不例外。目前,教学秘书中最普遍的问题是:做了教学秘书几年了,职级提高了吗?有机会晋升吗?还能干几年?如果不再从事教学秘书工作,我能做什么?什么岗位能拉纳我?为此,高校应该深刻体会教学秘书的职业危机感,科学进行人力资源管理,保证教学秘书群体的工作积极性。
(六)应合理更新教学秘书队伍。
为保证学校和学院教学工作有规律、有组织地正常运转,保持教学秘书的活力,高校应合理更新教学秘书队伍,及时补充新生力量,保持教学秘书队伍的活力,必须建立人才队伍合理流动机制。学校应根据各学院教学管理工作运转的实际情况,在中长期内合理地把教学秘书岗位可能产生的变化和空缺加以补充,使原有的教学秘书的晋升和转岗不会造成岗位空缺。做好以“老”带“新”工作,缩短新秘书进入角色时间,当岗位出现空缺时,后备人员随即可以进入角色,这对学院和学校的教学管理工作发展有非常重要的稳定作用。
参考文献:
[1]高来举,张爱中.高校教学秘书队伍中存在的问题与对策[J].北京工业职业技术学院学报,2007,(1).
[2]施琳.对高校教学秘书队伍建设的思考[J].湖北经济学院学报,2007,(1).
[3]胡宝国.试论教学秘书在高校教学管理中的作用[J].东北财经大学学报,2001,(4).
[4]于建世,郭勇智.试论高校教学管理队伍建设[J].山西高等学校社会科学报,2008,(4).
[5]孙经卫.论高校教学秘书职能实现的素质培养[J].浙江工商大学学报,2005,(6).
[6]高华,李华闻.简论高校教学秘书的专业化[J].河北科技师范学院学报,2006,(3).
关键词: 高校教学秘书 队伍建设 可持续发展
一、秘书与教学秘书的相关概念
秘书,是指在领导者身边或中枢机关工作,为领导层决策提供各种服务,并且直接辅助领导者处理日常事务,尤其是以办文、办会和承办领导者交办事项为主要工作的专门人员。秘书是一种专门的职业,有严格的专业化要求。
按照所从事的工作性质和领域的不同,秘书可分为行政秘书、党务秘书、机要秘书、文字秘书、信访秘书、科技秘书、翻译秘书等。在高校里,按照有关人员在党务或行政职能部门工作情况的区别,秘书可以分为校长秘书、校党委书记秘书或学校办公室秘书,以及学院(系部)的行政秘书、教学秘书、科研秘书等。
二、教学秘书工作的系列要求
(一)较高的思想素质。
高校教学秘书首先要具有较高的思想素质,坚持社会主义的办学方向,贯彻党的教育方针政策,忠诚党的教育事业,热爱本职工作,树立“全心全意为教育事业服务”的思想。只有具备较高的思想素质,才能在繁杂的事务性工作中,正确对待得失苦乐,识大体,顾大局,有高度的奉献精神。
(二)全面的业务能力。
在新的教学管理体制下,教学秘书是一个专业要求较高的岗位,需要教学秘书具备全面的业务能力,如此才能胜任此项工作。概括地讲,必须具备以下几项能力:(1)教学档案的管理归纳能力;(2)良好的协调沟通能力;(3)较强的信息处理能力;(4)较强的计算机应用能力;(5)良好的专业背景。
三、高校教学秘书队伍的现状分析
(一)教学秘书队伍的现状。
目前,高校教学秘书队伍中人员组成复杂。在学历上,有研究生、本科生、大专生及大专以下学历的;在来源上,有不同专业留校的、从其他单位调入或其他岗位转岗的、为解决职工后顾之忧而安排的,而很少有教育管理科班出身的;在年龄结构上,从20多岁至50多岁不等,但年龄偏大的占有较大比重。在这些教学秘书人员中,年龄较大这一部分人员大多工作认真负责,但管理理念滞后、管理方法传统、导致工作效率偏低;刚毕业的研究生、本科生,学历高,有闯劲,但相对缺少实际工作经验,有的认为自已在教学管理工作岗位上是大材小用,致使不安心教学秘书工作。经调查,很多教学秘书没有接受教学管理方面的专业培训,非专业化现象比较普遍。再加上教学秘书工作量大,事情琐碎、繁杂,很多人疲于应付各项具体工作,很少认真思考如何科学有效地管理、如何提高自己的工作水平。
(二)教学秘书队伍的工作现状。
1.教学管理的复杂性
教学管理是一个多层次、多因素的复杂动态过程。它的成功运作是学生、教师、教学管理人员齐心协力合作的结果。随着办学规模的不断扩大,二级学院的规模日趋庞大、学生人数位增、教师队伍也逐渐壮大。为了保证高效地做好各项工作,二级学院教学秘书要做到信息和任务层层下达和落实,并做到及时、有序、高效、确保各项教学工作的全面开展和完成。学校教学管理模式的不断改进,学校与学院、各学院间及学院内部各部门间的关系也日趋复杂,管理工作的分工和协作愈来愈精细,管理工作的总协调日趋复杂,教学秘书协助管理的工作日渐显示其复杂性。
2.考试管理的重要性
在高等教育中,一般来讲,学校负责总体的公共课考试时间安排、考试纪律制定、考试成绩汇总和统考成绩公布等内容,而大量细致工作要二级学院来完成。包括负责课程考试试卷命题、审查与专业课程结束考试安排、监考的考务安排和承担大量的考务工作,考试成绩的分析和上报和装订等内容,考试管理尤其显示在教学秘书工作方面的重要性。
3.学籍管理的烦琐性
在学生的学籍管理方面,学校掌握学籍管理的最终审批权和决定权,但在办理诸如休学、退学、结业、毕业、延长学籍等相关事务时,必须严格按照逐级审批,最后由学校决定的方式进行。学院负责审查核实学生的真实情况,尤其是成绩核对等工作,为学校提供初步处理意见。教学秘书在办理学生的学籍管理方面日益显示其工作的繁琐。
4.学生注册及选课管理的零碎性
对学生的注册及选课,学校只负责时间安排,而学院要负责具体操作,督促学生注册、校对学生相关信息;安排教师指导、发放选课资料、协调学院与学校的相关事务,保证注册、选课顺利进行,相关工作十分零碎。
(三)教学秘书人员的思想现状。
随着高校教学规模的不断扩大,教务管理队伍的发展却相对较慢。教学秘书既要为广大教师和学生提供服务,又要协调与学校各个部门的关系,再加上平时管理工作既平凡又艰苦、既繁忙又紧张,加上教学秘书的工作责任大,具体程序繁琐,缺少培训的时间和进修提高的机会等,造成部分教学秘书对自身工作的重要性认知不足,认为自已的工作可有可无,主人翁意识不强,习惯于上行下达、被动地执行指令,养成因循守旧、墨守成规的惰性。由于教学秘书工作表面上的繁杂性,致使有的学院的少数领导也认为教学秘书工作只是处理一些日常事务而已;在少数教师的眼里,教务管理人员因做服务性工作,似乎低人一等。因此,在高等学校里许多人不安心教学秘书工作,甚至产生不愿意做的想法,即使新加入教学秘书队伍的人员也只是将其视为过渡性的工作。高校教学秘书队伍缺乏可持续性发展问题尤显突出。
四、教学秘书队伍可持续发展的措施
建设一支可持续发展的教学秘书队伍,是提高高校教学质量的基本保障。高校领导要像重视教师队伍建设和辅导员队伍建设那样重视教学秘书队伍的建设,应科学有序和因人制宜地给教学秘书提供培训、学习、讨论、晋级、晋升的机会,使他们尽快地掌握教育管理科学的基本理论和专门知识,让每一位教学秘书都能感到自己有良好的发展前途和发展方向,从而提高教学秘书的工作热情和整体素质。并通过彼此交流学习和取长补短,借鉴兄弟院校的先进教学管理经验,开拓他们的眼视,不断更新管理思想,提高管理水平。
(一)加强思想政治素养,提高工作积极性。
加强政治思想教育,促使教学秘书牢固树立“管理育人、真诚育人、服务育人”的思想,强化全心全意为教师和学生服务的思想观念,使他们明确教学管理是一项科学性、知识性和实践性很强的工作,不同于一般行政管理工作,教学管理人员素质和水平,直接影响教学管理的质量和效果。通过思想教育,提高教学秘书的责任心和牺性精神,提高教学秘书的工作积极性和整体素质。
(二)建立物质激励机制,规范考核制度。
物质需要是人类最基础的需求,物质激励是一种基本的激励手段。物质激励主要是通过增加工资、提高岗贴、发放奖金等形式,满足人们物质利益方面的需要,以调动人们的积极性和创造性,从而提高人们的工作效率。如果教学秘书基本、合理的需求得不到满足,就会抑制其工作的积极性和主动性,在工作中就会表现出动力不足、主动精神不够,而一旦他们在工作中缺乏主动性,就会大大降低其工作效率,学校人才培养目标的实现也将受到严峻的考验。因此,在高校管理中,建立科学规范的物质激励机制是调动和保持广大教职工积极性的重要手段。教学秘书作为广大教职工的一分子,高校应制定相应的政策和工作量计算方法,每年都对教学秘书进行考核评定,对事业心强、精通业务、日常教学管理工作出类拔萃的教学秘书给予优厚的待遇,在工资调整时,给与相应的政策倾斜,使其物质需求得以满足,生活、工作困难得以解决。
(三)学校各部门给予相应重视。
教学秘书是高校教学管理队伍中的一员,是教学管理活动中各个环节最基层的实践者、管理者、服务者和信息反馈者,教学秘书工作是一个多层次、多序列、多因素的动态过程,没有高效有序的教学管理,即使再好的教学设施和条件也不能卓有成效地开展教学活动。因此,高校各部门应该充分认识教学秘书在从事教学管理中的职责的重要性,肯定他们在高校教学管理工作中不可或缺的地位和作用,认可他们在整个教学管理环节所作的贡献。
(四)提供培训和进修的机会。
随着教育教学改革的不断深入,许多学校都增加了办学层次,拓宽了专业方向,教学管理的业务量和信息量随之膨胀,传统的管理方式越来越不适应新形势发展的需要。教学秘书的管理知识和能力直接关系到教学质量的提高和管理目标的实现。为提高高校的教学管理水平和教学管理队伍的整体素质,对高校教学实行科学化、规范化、程序化的管理,教学秘书必须提高教学管理知识面,具备一定的组织能力和决策能力。因此,一方面,学校和各学院应该为他们提供机会,定期不定期地对教学秘书开展教学管理岗位短期培训,给他们创造继续学习的机会和条件,开拓他们的视野,提高他们的工作能力和研究能力,鼓励他们以教学管理促进教学研究,以教学研究带动教学管理工作,使教学管理工作不断系统化、专业化、专家化。另一方面,学校应为教学秘书提供进修机会,对有条件的教学秘书可以选送进行半脱产或业余时间的学历教育,使其获得学士或研究生学历。
(五)提供晋级晋升和转岗机会。
现代社会竞争异常激烈,人们普遍存在危机意识,教学秘书也不例外。目前,教学秘书中最普遍的问题是:做了教学秘书几年了,职级提高了吗?有机会晋升吗?还能干几年?如果不再从事教学秘书工作,我能做什么?什么岗位能拉纳我?为此,高校应该深刻体会教学秘书的职业危机感,科学进行人力资源管理,保证教学秘书群体的工作积极性。
(六)应合理更新教学秘书队伍。
为保证学校和学院教学工作有规律、有组织地正常运转,保持教学秘书的活力,高校应合理更新教学秘书队伍,及时补充新生力量,保持教学秘书队伍的活力,必须建立人才队伍合理流动机制。学校应根据各学院教学管理工作运转的实际情况,在中长期内合理地把教学秘书岗位可能产生的变化和空缺加以补充,使原有的教学秘书的晋升和转岗不会造成岗位空缺。做好以“老”带“新”工作,缩短新秘书进入角色时间,当岗位出现空缺时,后备人员随即可以进入角色,这对学院和学校的教学管理工作发展有非常重要的稳定作用。
参考文献:
[1]高来举,张爱中.高校教学秘书队伍中存在的问题与对策[J].北京工业职业技术学院学报,2007,(1).
[2]施琳.对高校教学秘书队伍建设的思考[J].湖北经济学院学报,2007,(1).
[3]胡宝国.试论教学秘书在高校教学管理中的作用[J].东北财经大学学报,2001,(4).
[4]于建世,郭勇智.试论高校教学管理队伍建设[J].山西高等学校社会科学报,2008,(4).
[5]孙经卫.论高校教学秘书职能实现的素质培养[J].浙江工商大学学报,2005,(6).
[6]高华,李华闻.简论高校教学秘书的专业化[J].河北科技师范学院学报,2006,(3).