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摘 要：就档案信息化发展的需求和必然趋势，详细设计了多媒体数字档案管理的解决方案。
关键词：
档案管理；信息化；电子政务
中图分类号：TP
文献标识码：A
文章编号：1672-3198（2011）08-0243-02
1 行业背景
1.1 档案信息是重要的国家战略资源
人类社会正在从工业社会向信息社会迈进，目前科学技术革命的核心和主流是信息技术革命，21世纪将成为信息社会，这一点已成为世界共识。信息技术已成为当代社会最具潜力的新的生产力，信息资源已成为国民经济和社会发展的战略资源，信息化水平已成为现代化水平和综合国力的重要标志。
在信息社会，谁掌握了全面、权威、可靠、及时的信息，谁就占据了政治、经济、科技、军事的制高点。因此，世界各国都把建立完善的信息系统和快捷的信息交流作为经济发展、科技进步、社会繁荣、事业发达的战略举措，竞相加强信息化建设。信息化的浪潮正以不可阻挡之势席卷全球。
1.2 档案资源信息化管理要求的提出
我国档案事业近几年来取得了飞快的发展，但是在前进过程中还存在一些问题，如果不包括涉及到法规或档案人才队伍的建设问题，则问题主要集中在：
（1）开发利用档案信息资源为经济建设和社会发展服务不够。
（2）国家综合档案馆馆藏结构不够合理，档案管理现代化水平还不够高。
（3）档案学基础理论研究与档案事业发展不够适应。
（4）一些新的问题，包括电子文件归档和电子档案管理、档案中介服务、档案工作如何适应经济体制改革和机构改革的深入开展等问题。
切实解决好上述问题，才能使档案事业在将来有新的更大的发展。为适应面向21世纪信息社会发展的需要，档案部门迫切需要引入信息技术，实行档案信息化管理。只有抓住这次既是挑战也是机遇的机会，我们才能利用信息技术所带来的强大力量，挖掘出档案信息中的价值，实现档案信息的再增值，以实现推动档案事业万象更新。
随着信息量的爆炸式增长和信息传播手段的不断丰富，“如何方便的获得信息”和“如何获得所需要的信息”是信息化社会需要迫切解决的两个问题。而各档案管理部门尤其是为社会公众提供服务的档案管理部门，拥有巨大的档案资源，而且档案种类众多，档案储存的方式多种多样，但是如此巨大的资源却不能得到充分的利用，但另一方面社会公众对档案资源的利用方式和要求却在不断发展，这就造成了“供和需的不平衡”。
1.3 电子政务的发展要求
随着中国加入WTO正式成为世界贸易组织成员，我们将直接成为经济全球化的一个重要组成部分，国际竞争将更加激烈。这也对我国政府管理体制和管理职能提出了相当高的要求，只有在政府的管理方式、机制、职能与效率的竞争中获得优势，才能使我国抓住加入WTO的机遇，促进我国经济的腾飞。其中政府部门和职能单位必须进行职能转变，由原来的管理型向服务型发展。
我国政府为了适应信息化发展的趋势，提出了全面发展电子政务的目标。对于我国各级的档案管理部门来说，同样需要采用电子化手段实现对档案资源的管理，并为社会公众用户提供档案资源信息查阅和咨询服务。采用信息技术和手段实现各类档案管理事务，是档案管理部门实现电子政务的首要任务，并可在此基础上实现档案管理部门从管理职能项服务职能的转变。
2 系统设计
2.1 技术框架
利用Intranet/Internet网络，采用多媒体技术、多层的Client/Server和Browser/Server技术、WebService技术、组件技术、工作流技术等多项关键技术，构建一个分布式的现代化档案管理信息系统，实现对档案的数字化采集和各类管理任务，并为社会用户提供档案信息服务，以提高我国对档案的信息化管理和服务的水平。
本产品采用Client/Server和Browser/Server结合的方式，并结合中间件技术和组件技术，实现三层分布式系统构架。系统的三层软件体系结构将包括表示层、业务逻辑层和数据库层，表示层将主要部署在客户端，客户可以通过浏览器或开发的客户端应用访问服务器端提供的服务；在特定的功能客户端还将安装或嵌入特定功能的应用软件，如扫描软件、多媒体制作/编辑软件等。逻辑层将主要提供各种逻辑功能的封装，包括档案调阅和收费、档案检索、档案组盒/组卷等功能组件。数据层将主要提供各类数据操作的功能。
2.2 产品功能
从功能上实现对档案信息从接收、整理、档案数字采集、存储、管理、服务，一直到档案移交或销毁的整个档案管理过程的管理，涵盖了整个档案生命周期过程中的管理任务；档案种类可以包括文书档案、会计档案、声像档案等通用档案，也可以包括城建档案、房地产档案等专业档案；档案类型包括文本、图纸、图像、录音、录像等，存放的介质包括纸质、照片、磁盘、光盘、磁带、录像带、缩微胶卷等载体；同时随着各单位办公自动化系统、各类信息系统的开发使用，以及多媒体技术和网络技术的快速发展发展，会产生许多电子文件，本产品还提供了对电子文档的管理功能。
从系统功能上主要分为多媒体档案采集、档案管理、档案服务利用、公共服务四大子系统：
（1）多媒体档案采集子系统将包括档案著录、著录校对、档案录入、录入校对、著录/录入管理、档案检索等功能模块。
（2）档案管理子系统包括档案接收、档案整理、组盒/组卷、档案出/入库、库房管理、档案鉴定/调整/销毁、档案补录等功能模块。
（3）档案服务利用子系统包括档案利用、档案查询、借阅管理、档案统计分析、远程查询服务等功能模块。
（4）公共服务子系统主要提供组织设置、权限划分、基础数据管理、日志管理、用户管理、数据维护、数据导入/导出、多媒体数字档案库管理、统计报表等功能模块。
2.3 产品特性
本产品提供了以下的特性：
（1）海量档案数据库。
可实现对几十万卷甚至是上百万卷的海量档案的存储、检索和统计，并根据系统库的大小进行数据库结构、查询和统计方式的优化，以保证系统使用的效率。
（2）灵活强大的查询、统计方式。
提供强大而方便的查询和统计功能，既提供用户定制过的查询和统计功能，又可以使用户根据需求自行定制查询和统计，功能强大，使用方便。
（3）强大的多媒体档案处理功能。
提供了对A0、A1、A3、A4等多种文本或图纸格式的档案信息的输入、扫描；各类视频、音频档案的采集和编辑；提供对档案的缩微管理功能；对电子文档的管理功能。
（4）完整的档案管理功能。
实现档案接收到销毁的整个过程档案管理，提供档案的自动组盒/手工组盒、档案鉴定和销毁、档案信息的各类统计、档案库房管理、档案修裱和缩微管理等完整的档案管理功能。
（5）服务式现场查询。
针对系统查询用户对计算机不熟悉的特点，提供服务式的查询功能，由调阅服务人员协助用户查询档案，并提供打印、复印等功能。
2.4 系统分类
主要包括“数字档案馆”、通用档案管理和行业档案管理三个产品版本，以满足不同类型客户的需求。以下是对这三个版本产品的介绍。
（1）“数字档案馆”产品版本，主要是面向大中型的国家各级档案馆、档案管理部门，大型企业的档案部门，高校的档案馆等大型客户，提供了强大的多媒体档案数字采集、完善的档案管理以及便捷的档案利用服务功能，并可对档案信息进行挖掘和分析；产品版本中包括多媒体数字采集子系统、档案管理子系统、档案服务子系统几部分，各子系统之间相对独立，可以分别独立运行和使用。
（2）通用档案管理产品版本，主要面向小型的档案管理部门、政府机关内部的档案部门、中小型企业的档案管理部门等中小型客户，提供了档案录入、管理、查询、统计等一体化的档案管理功能；通用档案管理产品版本还分为单机版和网络版两个版本。
（3）行业档案管理产品版本，主要面向专业档案的档案管理部门，目前提供城建档案和房地产档案两大类专业档案的档案管理软件，可以适用于规划局/建设局、城建档案馆、房地局以及与城建档案、房地产档案相关的部门，将来可能会增加各类案件、军事、科技等专业档案管理产品版本。
参考文献
［1］.唐晶.浅谈档案信息化建设的推进［J］.硅谷，2010,（23）.
［2］孟祥杰,倪文军.——基于Web的工程技术档案管理系统设计［J］.计算机光盘软件与应用,2010,（11）.
［3］向禹，张建中.档案数字化加工的研究与实践［J］.档案时空，2010，（2）.
注：“本文中所涉及到的图表、公式、注解等请以PDF格式阅读”
关键词：
档案管理；信息化；电子政务
中图分类号：TP
文献标识码：A
文章编号：1672-3198（2011）08-0243-02
1 行业背景
1.1 档案信息是重要的国家战略资源
人类社会正在从工业社会向信息社会迈进，目前科学技术革命的核心和主流是信息技术革命，21世纪将成为信息社会，这一点已成为世界共识。信息技术已成为当代社会最具潜力的新的生产力，信息资源已成为国民经济和社会发展的战略资源，信息化水平已成为现代化水平和综合国力的重要标志。
在信息社会，谁掌握了全面、权威、可靠、及时的信息，谁就占据了政治、经济、科技、军事的制高点。因此，世界各国都把建立完善的信息系统和快捷的信息交流作为经济发展、科技进步、社会繁荣、事业发达的战略举措，竞相加强信息化建设。信息化的浪潮正以不可阻挡之势席卷全球。
1.2 档案资源信息化管理要求的提出
我国档案事业近几年来取得了飞快的发展，但是在前进过程中还存在一些问题，如果不包括涉及到法规或档案人才队伍的建设问题，则问题主要集中在：
（1）开发利用档案信息资源为经济建设和社会发展服务不够。
（2）国家综合档案馆馆藏结构不够合理，档案管理现代化水平还不够高。
（3）档案学基础理论研究与档案事业发展不够适应。
（4）一些新的问题，包括电子文件归档和电子档案管理、档案中介服务、档案工作如何适应经济体制改革和机构改革的深入开展等问题。
切实解决好上述问题，才能使档案事业在将来有新的更大的发展。为适应面向21世纪信息社会发展的需要，档案部门迫切需要引入信息技术，实行档案信息化管理。只有抓住这次既是挑战也是机遇的机会，我们才能利用信息技术所带来的强大力量，挖掘出档案信息中的价值，实现档案信息的再增值，以实现推动档案事业万象更新。
随着信息量的爆炸式增长和信息传播手段的不断丰富，“如何方便的获得信息”和“如何获得所需要的信息”是信息化社会需要迫切解决的两个问题。而各档案管理部门尤其是为社会公众提供服务的档案管理部门，拥有巨大的档案资源，而且档案种类众多，档案储存的方式多种多样，但是如此巨大的资源却不能得到充分的利用，但另一方面社会公众对档案资源的利用方式和要求却在不断发展，这就造成了“供和需的不平衡”。
1.3 电子政务的发展要求
随着中国加入WTO正式成为世界贸易组织成员，我们将直接成为经济全球化的一个重要组成部分，国际竞争将更加激烈。这也对我国政府管理体制和管理职能提出了相当高的要求，只有在政府的管理方式、机制、职能与效率的竞争中获得优势，才能使我国抓住加入WTO的机遇，促进我国经济的腾飞。其中政府部门和职能单位必须进行职能转变，由原来的管理型向服务型发展。
我国政府为了适应信息化发展的趋势，提出了全面发展电子政务的目标。对于我国各级的档案管理部门来说，同样需要采用电子化手段实现对档案资源的管理，并为社会公众用户提供档案资源信息查阅和咨询服务。采用信息技术和手段实现各类档案管理事务，是档案管理部门实现电子政务的首要任务，并可在此基础上实现档案管理部门从管理职能项服务职能的转变。
2 系统设计
2.1 技术框架
利用Intranet/Internet网络，采用多媒体技术、多层的Client/Server和Browser/Server技术、WebService技术、组件技术、工作流技术等多项关键技术，构建一个分布式的现代化档案管理信息系统，实现对档案的数字化采集和各类管理任务，并为社会用户提供档案信息服务，以提高我国对档案的信息化管理和服务的水平。
本产品采用Client/Server和Browser/Server结合的方式，并结合中间件技术和组件技术，实现三层分布式系统构架。系统的三层软件体系结构将包括表示层、业务逻辑层和数据库层，表示层将主要部署在客户端，客户可以通过浏览器或开发的客户端应用访问服务器端提供的服务；在特定的功能客户端还将安装或嵌入特定功能的应用软件，如扫描软件、多媒体制作/编辑软件等。逻辑层将主要提供各种逻辑功能的封装，包括档案调阅和收费、档案检索、档案组盒/组卷等功能组件。数据层将主要提供各类数据操作的功能。
2.2 产品功能
从功能上实现对档案信息从接收、整理、档案数字采集、存储、管理、服务，一直到档案移交或销毁的整个档案管理过程的管理，涵盖了整个档案生命周期过程中的管理任务；档案种类可以包括文书档案、会计档案、声像档案等通用档案，也可以包括城建档案、房地产档案等专业档案；档案类型包括文本、图纸、图像、录音、录像等，存放的介质包括纸质、照片、磁盘、光盘、磁带、录像带、缩微胶卷等载体；同时随着各单位办公自动化系统、各类信息系统的开发使用，以及多媒体技术和网络技术的快速发展发展，会产生许多电子文件，本产品还提供了对电子文档的管理功能。
从系统功能上主要分为多媒体档案采集、档案管理、档案服务利用、公共服务四大子系统：
（1）多媒体档案采集子系统将包括档案著录、著录校对、档案录入、录入校对、著录/录入管理、档案检索等功能模块。
（2）档案管理子系统包括档案接收、档案整理、组盒/组卷、档案出/入库、库房管理、档案鉴定/调整/销毁、档案补录等功能模块。
（3）档案服务利用子系统包括档案利用、档案查询、借阅管理、档案统计分析、远程查询服务等功能模块。
（4）公共服务子系统主要提供组织设置、权限划分、基础数据管理、日志管理、用户管理、数据维护、数据导入/导出、多媒体数字档案库管理、统计报表等功能模块。
2.3 产品特性
本产品提供了以下的特性：
（1）海量档案数据库。
可实现对几十万卷甚至是上百万卷的海量档案的存储、检索和统计，并根据系统库的大小进行数据库结构、查询和统计方式的优化，以保证系统使用的效率。
（2）灵活强大的查询、统计方式。
提供强大而方便的查询和统计功能，既提供用户定制过的查询和统计功能，又可以使用户根据需求自行定制查询和统计，功能强大，使用方便。
（3）强大的多媒体档案处理功能。
提供了对A0、A1、A3、A4等多种文本或图纸格式的档案信息的输入、扫描；各类视频、音频档案的采集和编辑；提供对档案的缩微管理功能；对电子文档的管理功能。
（4）完整的档案管理功能。
实现档案接收到销毁的整个过程档案管理，提供档案的自动组盒/手工组盒、档案鉴定和销毁、档案信息的各类统计、档案库房管理、档案修裱和缩微管理等完整的档案管理功能。
（5）服务式现场查询。
针对系统查询用户对计算机不熟悉的特点，提供服务式的查询功能，由调阅服务人员协助用户查询档案，并提供打印、复印等功能。
2.4 系统分类
主要包括“数字档案馆”、通用档案管理和行业档案管理三个产品版本，以满足不同类型客户的需求。以下是对这三个版本产品的介绍。
（1）“数字档案馆”产品版本，主要是面向大中型的国家各级档案馆、档案管理部门，大型企业的档案部门，高校的档案馆等大型客户，提供了强大的多媒体档案数字采集、完善的档案管理以及便捷的档案利用服务功能，并可对档案信息进行挖掘和分析；产品版本中包括多媒体数字采集子系统、档案管理子系统、档案服务子系统几部分，各子系统之间相对独立，可以分别独立运行和使用。
（2）通用档案管理产品版本，主要面向小型的档案管理部门、政府机关内部的档案部门、中小型企业的档案管理部门等中小型客户，提供了档案录入、管理、查询、统计等一体化的档案管理功能；通用档案管理产品版本还分为单机版和网络版两个版本。
（3）行业档案管理产品版本，主要面向专业档案的档案管理部门，目前提供城建档案和房地产档案两大类专业档案的档案管理软件，可以适用于规划局/建设局、城建档案馆、房地局以及与城建档案、房地产档案相关的部门，将来可能会增加各类案件、军事、科技等专业档案管理产品版本。
参考文献
［1］.唐晶.浅谈档案信息化建设的推进［J］.硅谷，2010,（23）.
［2］孟祥杰,倪文军.——基于Web的工程技术档案管理系统设计［J］.计算机光盘软件与应用,2010,（11）.
［3］向禹，张建中.档案数字化加工的研究与实践［J］.档案时空，2010，（2）.
注：“本文中所涉及到的图表、公式、注解等请以PDF格式阅读”