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摘 要：随着科技的发展，“互联网+”信息化系统走进高职院校，高职院校行政秘书要熟练运用信息化技术提高行政工作管理效率，首先要适应信息化办公环境并灵活运用，第二要在云服务平台下开发和管理微视频资源，利用碎片化时间通过微视频资源学习信息化系统使用方法，提高工作效率，第三利用“互联网+”技术，根据工作需要构建相应的软件平台，提升科学化管理水平和效率等。
关键词：“互联网+”;信息化校园;高职院校行政秘书;微视频
中图分类号：TP274 文献标识码：A 文章编号：2096-4706（2020）15-0143-03
Abstract：With the development of science and technology，the “internet plus” information system has entered higher vocational colleges. The administrative secretaries of higher vocational colleges must use information technology to improve the efficiency of administrative work. First，they must adapt to the information office environment and use them flexibly. The second is to develop and manage micro-video resources under the cloud service platform，and use fragmented time to learn the use of information systems through micro-video resources to improve work efficiency. Third，use “internet plus” technology to build corresponding software platform according to the need of work，and improve the level and efficiency of scientific management.
Keywords：“internet plus”;information campus;administrative secretary of higher vocational colleges;micro-video
0 引 言
高職院校行政管理秘书是各职能部门的联系纽带，也是师生之间不可或缺的协调人员，发挥着下情上报、上情下达的重要作用。传统纸质的高职院校行政管理模式在“互联网+”信息化校园环境中捉襟见肘，导致管理效率低下，部分资源得不到有效管理与利用，一定程度上阻碍了高职院校各项工作的高效运行。在“互联网+”信息化校园背景下，高职院校行政管理秘书机遇和挑战并存，笔者将从高职院校行政管理秘书主要承担的工作内容、行政秘书在工作中存在的主要问题及“互联网+”背景下行政秘书工作效率提升策略三方面进行阐述分析。
1 高职院校行政秘书主要承担的工作内容
在高职院校，行政管理秘书应对学院的软硬件资源、师资情况、学院年度重要事件等做到了如指掌，随时应答。据调查，江苏信息职业技术学院（简称苏信院）行政秘书主要负责办公室日常工作、突发性工作、会务工作及事务性管理工作四方面的工作。办公室日常工作主要包括办公用品的领用和分发、勤工助学工作的管理、归纳整理各项工作的原始资料，并进行扫描、传送、归档以及查阅等;突发性工作主要包括及时维修办公室或教职工的故障电脑或打印机及临时性工会工作;会务工作主要是负责二级学院内会议室的准备，会议投影仪、一体机等硬件设备的调试，会议主题背景调试，会议记录并整理归档;事务性管理工作指对接高职院校的职能部门完成相关工作，例如对接人事处主要完成对二级学院教职工的考勤、职称评聘、荣誉申报等;对接财务处主要完成经费预算、日常报销、手机报账、专家发放等工作;对接院办主要完成二级学院党政材料、教学材料及学生获奖等信息归档上传等工作。对接国有资产管理处主要完成二级学院国有资产的入库、报废、验收等工作。
为了适应信息化校园的快速发展，行政管理秘书的一部分工作已经信息化，如苏信院引入了信息化门户平台，在该门户平台上集成了人事信息管理系统、财务手机报账系统、档案管理系统、资产采购管理系统。在苏信院，行政管理秘书的部分工作可以借助信息化门户平台来完成。苏信院信息门户平台如图1所示。
2 高职院校行政管理秘书工作中存在的主要问题
2.1 信息化管理能力不强
随着科学技术和网络技术的不断发展，高职院校迈进了信息化校园时代，各高职院校均有或是正在建设符合自身需求的信息化管理系统，在苏信院，自“十三五”规划以来，先后引进了信息门户大数据平台（包含人事信息管理系统、财务手机报账系统、档案管理系统等），高职院校行政管理秘书不仅需要熟练操作大数据平台中的信息化系统，还需要总结工作经验，为优化信息化管理系统多提宝贵建议，但是大多数的高职院校行政管理秘书每天忙于本职工作，或者处理突发事件，首先无法为信息化系统更加完美地完成工作提出宝贵的建议，其次需要在不同的信息化系统中切换，无法熟练使用好信息化系统，在操作上遇到问题总是花很多时间去咨询，导致行政管理秘书把自己的时间浪费在重复一个同样的任务上，最后往往是应付差事。
2.2 考核指标难以量化 高职院校行政管理秘书岗从传统观念来看是个可替代性强的岗位。部分高职院校普遍认为行政秘书岗事务繁忙，无法创造出与教师一样的社会效益和影响，所以不需要进行量化考核，久而久之行政管理秘书的工作积极性会受到影响。笔者通过调查问卷的形式调查了苏信院行政管理秘书工作满意度，根据调查问卷结果显示，大部分行政管理秘书认为高职院校行政管理工作既忙又乱，还得不到认可，绩效考核时难以量化，工作积极性受到影响。
3 “互联网+”背景下高职院校行政秘书工作效率提升策略
随着信息时代的到来和网络运营商的提速，新的多媒体传输形式开始渗透到高职院校的生活和工作中。作为一种新的流媒体，微视频在高职院校方兴未艾，同时简单高效的云服务平台也受到高职院校的欢迎。在云端，行政管理秘书可以利用碎片化时间通过微视频来学习信息化系统的操作方法，还可以制作有利于提高工作效率的微视频上传至云端用共享。搭建一个高职院校微视频共享平台，不仅可以提高职院校行政管理秘书的工作效率，也对高职院校信息化发展有极大的现实意义。
3.1 搭建云服务平台
云服务平台是新一代移动办公服务平台，是一种简单高效、安全可靠、处理能力强的计算服务。作为“互联网+”信息化校园的一名行政管理秘书，需要理解并学习搭建云服务平台。在苏信院，目前拥有完整的云服务平台和标准化的云服务平台管理方法，硬件资源（服务器、共享存储、网络设备等）和软件资源（虚拟化软件、云服务平台）的维护不需要用户考虑，由现代教育中心统一管理分配。苏信院云管理平台如图2所示。
行政管理秘书只要按需向现代教育中心申请资源、创建虚拟机和网络、管理微视频共享平台。搭建云服务平台步具体操作流程如图3所示。
行政管理秘书根据智能提示搭建好云服务平台，可以为后期在云服务平台上学习工作提供有力的保障。
3.2 开发和管理云服务平台下微视频资源
微视频是指个体通过PC、手机、摄像头等多种视频终端摄录、上传至互联网进而播放共享的短则30秒，长则20分钟左右的视频短片的统称。由于科学技术的迅猛发展和数据存储结构的巨大变革，云服务平台下的微视频资源在信息化校园时代受到了热烈的欢迎，符合了碎片化与“微”时代下的必然要求。微视频内容“短精快”，符合高职院校教职工在空闲时间学习的需求。行政管理秘书在搭建好的云环境下，可以将微视频资源通过数据压缩上传到云端，进行统一管理。微视频资源上传云空间的界面如图4所示。同时也可以使用电脑、手机等终端设备快速连接到云端获取微视频资源。面对层出不穷的新的信息化平台，行政管理秘书要利用信息化平台提高工作效率，例如利用碎片时间通在云平台上点播学习信息化平台操作方法的微视频。可以说微视频资源平台已经变成了当下最常见的信息传递方式之一，有着自己独特的地位。因此，新时代的高职院校行政管理秘书有必要掌握云环境下微视频资源平台的使用方法，以提高工作效率。
3.3 学习信息化技术提升信息化创新能力素养
随着互联网技术的深入发展，作为一名信息化校园的高职院校综合秘书不仅需要走入、适应信息化校园，更应该融入信息化校园，为信息化校园的发展添砖加瓦，学习信息化技术提升创新能力素养。
3.3.1 提升开发系统能力
高职院校行政管理秘书每天处理的事情外人看来琐碎繁杂，但是自己要理顺思路，进行定期归档，为所做的工作留下痕迹，为绩效考核提供有力的依据。例如教学工作量统计，笔者设计了教学工作量统计系统并上传至云端，教职工只需要在云端按照要求录入基本课时量和超课时量，单击提交按钮后教研室主任可以在线审批，教学院长可以第一时间根据需要查看汇总教学工作量，并可以导出教学工作量打印归档，不但方便归档，为后期绩效考核提供重要依据，而且还可以让行政管理秘书从反复处理、杂乱无章的事情中解放出来，使其更加专注于其他工作的研究，提高其工作积极性。
3.3.2 组建信息化团队
依托本校现代教育中心的技术力量、硬件设备和人力资源，高职院校行政管理秘书可以组织开设一个信息化团队，在架设好的云环境下部署微视频共享资源。随着“互联网+”信息化校园的来临，信息化数据平台也越来越全面，作为新时代的一名秘书，不仅需要灵活运用信息化平台提高工作效率，更需要集中集体智慧优化信息化平台，录制、拍摄微视频并上传微视频至云环境下的微视频资源平台共享学习，行政管理秘书可以利用有限的时间做更多有意义的事情。
4 结 论
高职院校行政秘书是“互联网+”信息化校园发展过程中的重要组成之一，也是一股重要的力量，高职院校应重视行政管理秘书的相关工作。在“互联网+”信息化校园背景下，作为新时代信息化校园的行政管理秘书，应该利用信息化技术努力提高自身素养、业务能力素养以及创新能力素养，确保具有应对当前时代挑战的能力，高效解决工作中出现的各种问题，从而更好地为高校教育现代化和高校行政管理工作发展做好服务。
参考文献：
[1] 王珊珊.浅析信息化时代高校行政秘书綜合素质的培养 [J].佳木斯职业学院学报，2015（7）：425.
[2] 马永军.做好新常态下党委秘书工作的思考 [J].领导科学，2015（15）：30-31.
[3] 尹莹.基于新形势下如何做好高校行政秘书工作研究探讨 [J].企业家天地（下半月刊），2014（6）：188-189.
[4] 陈礼明.高校院系行政秘书队伍现状与素质提升路径选择 [D].武汉：华中师范大学，2013.
[5] 何靖霞.新形势下如何做好高校办公室机要秘书工作 [J].办公室业务，2015（6）：34+24.
[6] 连欣.高校行政秘书队伍现状与素质提升路径选择 [J].吉林广播电视大学学报，2018（2）：112-113.
[7] 王涛.提升企业办公室秘书综合素质，助力企业发展 [J].山东社会科学，2015（S2）：191-192.
[8] 胡鸿杰.秘书学的研究思路与专业发展 [J].档案管理，2019（5）：70-73+78.
作者简介：倪喜琴（1983—），女，汉族，江苏无锡人，助理研究员，本科，研究方向：计算机科学与技术、教育管理研究。
关键词：“互联网+”;信息化校园;高职院校行政秘书;微视频
中图分类号：TP274 文献标识码：A 文章编号：2096-4706（2020）15-0143-03
Abstract：With the development of science and technology，the “internet plus” information system has entered higher vocational colleges. The administrative secretaries of higher vocational colleges must use information technology to improve the efficiency of administrative work. First，they must adapt to the information office environment and use them flexibly. The second is to develop and manage micro-video resources under the cloud service platform，and use fragmented time to learn the use of information systems through micro-video resources to improve work efficiency. Third，use “internet plus” technology to build corresponding software platform according to the need of work，and improve the level and efficiency of scientific management.
Keywords：“internet plus”;information campus;administrative secretary of higher vocational colleges;micro-video
0 引 言
高職院校行政管理秘书是各职能部门的联系纽带，也是师生之间不可或缺的协调人员，发挥着下情上报、上情下达的重要作用。传统纸质的高职院校行政管理模式在“互联网+”信息化校园环境中捉襟见肘，导致管理效率低下，部分资源得不到有效管理与利用，一定程度上阻碍了高职院校各项工作的高效运行。在“互联网+”信息化校园背景下，高职院校行政管理秘书机遇和挑战并存，笔者将从高职院校行政管理秘书主要承担的工作内容、行政秘书在工作中存在的主要问题及“互联网+”背景下行政秘书工作效率提升策略三方面进行阐述分析。
1 高职院校行政秘书主要承担的工作内容
在高职院校，行政管理秘书应对学院的软硬件资源、师资情况、学院年度重要事件等做到了如指掌，随时应答。据调查，江苏信息职业技术学院（简称苏信院）行政秘书主要负责办公室日常工作、突发性工作、会务工作及事务性管理工作四方面的工作。办公室日常工作主要包括办公用品的领用和分发、勤工助学工作的管理、归纳整理各项工作的原始资料，并进行扫描、传送、归档以及查阅等;突发性工作主要包括及时维修办公室或教职工的故障电脑或打印机及临时性工会工作;会务工作主要是负责二级学院内会议室的准备，会议投影仪、一体机等硬件设备的调试，会议主题背景调试，会议记录并整理归档;事务性管理工作指对接高职院校的职能部门完成相关工作，例如对接人事处主要完成对二级学院教职工的考勤、职称评聘、荣誉申报等;对接财务处主要完成经费预算、日常报销、手机报账、专家发放等工作;对接院办主要完成二级学院党政材料、教学材料及学生获奖等信息归档上传等工作。对接国有资产管理处主要完成二级学院国有资产的入库、报废、验收等工作。
为了适应信息化校园的快速发展，行政管理秘书的一部分工作已经信息化，如苏信院引入了信息化门户平台，在该门户平台上集成了人事信息管理系统、财务手机报账系统、档案管理系统、资产采购管理系统。在苏信院，行政管理秘书的部分工作可以借助信息化门户平台来完成。苏信院信息门户平台如图1所示。
2 高职院校行政管理秘书工作中存在的主要问题
2.1 信息化管理能力不强
随着科学技术和网络技术的不断发展，高职院校迈进了信息化校园时代，各高职院校均有或是正在建设符合自身需求的信息化管理系统，在苏信院，自“十三五”规划以来，先后引进了信息门户大数据平台（包含人事信息管理系统、财务手机报账系统、档案管理系统等），高职院校行政管理秘书不仅需要熟练操作大数据平台中的信息化系统，还需要总结工作经验，为优化信息化管理系统多提宝贵建议，但是大多数的高职院校行政管理秘书每天忙于本职工作，或者处理突发事件，首先无法为信息化系统更加完美地完成工作提出宝贵的建议，其次需要在不同的信息化系统中切换，无法熟练使用好信息化系统，在操作上遇到问题总是花很多时间去咨询，导致行政管理秘书把自己的时间浪费在重复一个同样的任务上，最后往往是应付差事。
2.2 考核指标难以量化 高职院校行政管理秘书岗从传统观念来看是个可替代性强的岗位。部分高职院校普遍认为行政秘书岗事务繁忙，无法创造出与教师一样的社会效益和影响，所以不需要进行量化考核，久而久之行政管理秘书的工作积极性会受到影响。笔者通过调查问卷的形式调查了苏信院行政管理秘书工作满意度，根据调查问卷结果显示，大部分行政管理秘书认为高职院校行政管理工作既忙又乱，还得不到认可，绩效考核时难以量化，工作积极性受到影响。
3 “互联网+”背景下高职院校行政秘书工作效率提升策略
随着信息时代的到来和网络运营商的提速，新的多媒体传输形式开始渗透到高职院校的生活和工作中。作为一种新的流媒体，微视频在高职院校方兴未艾，同时简单高效的云服务平台也受到高职院校的欢迎。在云端，行政管理秘书可以利用碎片化时间通过微视频来学习信息化系统的操作方法，还可以制作有利于提高工作效率的微视频上传至云端用共享。搭建一个高职院校微视频共享平台，不仅可以提高职院校行政管理秘书的工作效率，也对高职院校信息化发展有极大的现实意义。
3.1 搭建云服务平台
云服务平台是新一代移动办公服务平台，是一种简单高效、安全可靠、处理能力强的计算服务。作为“互联网+”信息化校园的一名行政管理秘书，需要理解并学习搭建云服务平台。在苏信院，目前拥有完整的云服务平台和标准化的云服务平台管理方法，硬件资源（服务器、共享存储、网络设备等）和软件资源（虚拟化软件、云服务平台）的维护不需要用户考虑，由现代教育中心统一管理分配。苏信院云管理平台如图2所示。
行政管理秘书只要按需向现代教育中心申请资源、创建虚拟机和网络、管理微视频共享平台。搭建云服务平台步具体操作流程如图3所示。
行政管理秘书根据智能提示搭建好云服务平台，可以为后期在云服务平台上学习工作提供有力的保障。
3.2 开发和管理云服务平台下微视频资源
微视频是指个体通过PC、手机、摄像头等多种视频终端摄录、上传至互联网进而播放共享的短则30秒，长则20分钟左右的视频短片的统称。由于科学技术的迅猛发展和数据存储结构的巨大变革，云服务平台下的微视频资源在信息化校园时代受到了热烈的欢迎，符合了碎片化与“微”时代下的必然要求。微视频内容“短精快”，符合高职院校教职工在空闲时间学习的需求。行政管理秘书在搭建好的云环境下，可以将微视频资源通过数据压缩上传到云端，进行统一管理。微视频资源上传云空间的界面如图4所示。同时也可以使用电脑、手机等终端设备快速连接到云端获取微视频资源。面对层出不穷的新的信息化平台，行政管理秘书要利用信息化平台提高工作效率，例如利用碎片时间通在云平台上点播学习信息化平台操作方法的微视频。可以说微视频资源平台已经变成了当下最常见的信息传递方式之一，有着自己独特的地位。因此，新时代的高职院校行政管理秘书有必要掌握云环境下微视频资源平台的使用方法，以提高工作效率。
3.3 学习信息化技术提升信息化创新能力素养
随着互联网技术的深入发展，作为一名信息化校园的高职院校综合秘书不仅需要走入、适应信息化校园，更应该融入信息化校园，为信息化校园的发展添砖加瓦，学习信息化技术提升创新能力素养。
3.3.1 提升开发系统能力
高职院校行政管理秘书每天处理的事情外人看来琐碎繁杂，但是自己要理顺思路，进行定期归档，为所做的工作留下痕迹，为绩效考核提供有力的依据。例如教学工作量统计，笔者设计了教学工作量统计系统并上传至云端，教职工只需要在云端按照要求录入基本课时量和超课时量，单击提交按钮后教研室主任可以在线审批，教学院长可以第一时间根据需要查看汇总教学工作量，并可以导出教学工作量打印归档，不但方便归档，为后期绩效考核提供重要依据，而且还可以让行政管理秘书从反复处理、杂乱无章的事情中解放出来，使其更加专注于其他工作的研究，提高其工作积极性。
3.3.2 组建信息化团队
依托本校现代教育中心的技术力量、硬件设备和人力资源，高职院校行政管理秘书可以组织开设一个信息化团队，在架设好的云环境下部署微视频共享资源。随着“互联网+”信息化校园的来临，信息化数据平台也越来越全面，作为新时代的一名秘书，不仅需要灵活运用信息化平台提高工作效率，更需要集中集体智慧优化信息化平台，录制、拍摄微视频并上传微视频至云环境下的微视频资源平台共享学习，行政管理秘书可以利用有限的时间做更多有意义的事情。
4 结 论
高职院校行政秘书是“互联网+”信息化校园发展过程中的重要组成之一，也是一股重要的力量，高职院校应重视行政管理秘书的相关工作。在“互联网+”信息化校园背景下，作为新时代信息化校园的行政管理秘书，应该利用信息化技术努力提高自身素养、业务能力素养以及创新能力素养，确保具有应对当前时代挑战的能力，高效解决工作中出现的各种问题，从而更好地为高校教育现代化和高校行政管理工作发展做好服务。
参考文献：
[1] 王珊珊.浅析信息化时代高校行政秘书綜合素质的培养 [J].佳木斯职业学院学报，2015（7）：425.
[2] 马永军.做好新常态下党委秘书工作的思考 [J].领导科学，2015（15）：30-31.
[3] 尹莹.基于新形势下如何做好高校行政秘书工作研究探讨 [J].企业家天地（下半月刊），2014（6）：188-189.
[4] 陈礼明.高校院系行政秘书队伍现状与素质提升路径选择 [D].武汉：华中师范大学，2013.
[5] 何靖霞.新形势下如何做好高校办公室机要秘书工作 [J].办公室业务，2015（6）：34+24.
[6] 连欣.高校行政秘书队伍现状与素质提升路径选择 [J].吉林广播电视大学学报，2018（2）：112-113.
[7] 王涛.提升企业办公室秘书综合素质，助力企业发展 [J].山东社会科学，2015（S2）：191-192.
[8] 胡鸿杰.秘书学的研究思路与专业发展 [J].档案管理，2019（5）：70-73+78.
作者简介：倪喜琴（1983—），女，汉族，江苏无锡人，助理研究员，本科，研究方向：计算机科学与技术、教育管理研究。