提高企业办公室工作实效性的路径探析

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  关键词:办公室管;企业;问题;策略;时效性
  在现代企业运行经营中,办公室是全局性、综合性的服务于管理部门,其管理能力决定了企业的经营效果及运行效率。从侧面展现了企业的综合能力及运营水平,充分展示了办公室管理的核心价值。应对激烈的市场环境,企业需要采用合理的方法对办公室管理进行加强,使得管理人员更好地开展经营决策,才能保证各种事务顺利开展,针对环境改变第一时间的做出反馈,为企业长期并稳定的进步奠定了扎实的基础。
  一、当今企业办公室管理中存在的问题
  我国社会经济正处于转型的时期,与过去相比,国内企业面对的内外部环境都发生了巨大的改变,经营管理深受国外先进国家的企业管理模式及思想影响。所以,很多工作都将创新改革放在发展首位,尽管取得了一定的效果但办公室管理还存在很多不足,如管理体系、管理思想及事务操作等等,具体包含以下几方面。
  1、管理思想相对保守、落后
  现代企业办公室管理更加网络化及信息化,并且更关注人性化管理,工作人员不再受机器制约,具备灵活的工作实践,工作热情及积极性有了较大程度的提高。如果国内某些企业仍然照搬固有的管理思想,办公室管理一定会碰到很多问题,很难促进自身的发展壮大。就当前看,很多企业采用小作坊式、家族式的经营方法,办公室管理还停留在过去的原有思想,还未实现人性化及科学化的管理。
  2、管理体系不成熟、不规范、不完善
  办公室管理是反应企业形象的一面镜子,管理水平很大程度上决定了企业形象。可是很多企业的办公室管理体系具备不规范、不成熟及不完善的问题,既影响了办公室工作的正常运转,降低了工作效率,也导致物力、财力及人力损失。为此,需要制定一套完善、规范并成熟的办公室管理体系,促使各种行政事务执行都有制度支撑。
  3、办公室人员工作效率低
  办公室事务繁多且复杂,执行过程中需要很多时间花费,又需要工作人员做精、做细、做好,一有闪失会引起一系列的较坏的连锁效应,因此经常会得不偿失,受到领导及同事的批评及不满意。也正是由于这样,办公室工作人员经常在工作过程中出现情绪低迷的情况,进而影响工作表现。应对复杂的工作,办公室人员应在业务上做到多面手,即要求工作人员具备较高的工作水平及专业素质。然而由于缺乏进修机会及培训时间,办公室人员职业能力不能获得较大的进步,满足不了办公室工作要求及企业发展步伐。另外,很多办公室工作人员不具备积极的学习积极性,对自身的要求不高,经常出现迟到早退、拖延工作的现状,这导致资源出现了严重的损失。
  二、增强企业办公室工作实效性的方法
  企业发展进步很大程度上受企业办公室管理的影响,为做好办公室管理工作,企业管理人员需要正确认知工作的职责及内涵,将其定位在较高层次上,并针对企业发展实际,提出问题的解决方法,进而完善与健全办公室管理。促进与完善企业办公室管理方法包括以下几方面。
  1、遵循以人为本原则,提高员工工作向心力
  以较强的工作向心力确保管理工作的顺利有序实施。企业办公室管理工作是由人来组织开展的,因此,办公室人员在这其中承担着重要的责任,具有关键意义。企业一直贯彻落实以人为本,人性化管理办公室人员,不把人作为工作设备,应长期制定职工职业发展规划,深入了解工作人员的所想所思,尽最大程度提升员工的向心力,进一步提高其工作热情。另外,也可注重企业思想教育工作及文化传播工作,完善工作作风。办公室人员工作向心力的完善,能提高工作效率,规范工作人员的所为,促使各种行政事务高效率顺利开展,提高管理成效。
  2、规范和健全办公室管理体系
  “人管人”已经不再满足当今企业,以理服人,用规章管理才是行之有效的管理方法。因此,企业应以实际需求作为出发点,优化及改进现有体系制度,构建规范、成熟及完善的办公室管理体系,充分体现长效工作制度的积极价值。吸收外国先进国家企业办公室管理的经营思想是合理的方法,需要关注的是,不应照搬照抄,而应针对企业实际进行考量。
  3、不断创新办公室管理模式
  企业办公室管理工作主要是服务于企业发展大局,其管理模式、管理方法不是固有不变的,应伴随着企业发展而不断改变,推陈出新,以行之有效的管理模式及方法作为保证。从这一层面来看,企业在办公室管理上应贯彻学习态度,既要发现问题也要借鉴成功之处,归纳经验的同时也要学习其他企业的成功模式,促进自身管理能力的不断改进。当然,这种创新也是有依据的,要符合企业办公室管理工作的实际需求,满足办公室管理体系及效益型准则,极大程度上鼓励工作人员的工作热情,才能给企业进步融入全新的活力。
  结语:总而言之,现代企业中办公室管理承担着非常关键的职责及角色,对企业运行效率、形象及提升业绩有着重要影响。现代企业管理人员应关注到办公室管理的重要价值,针对实际管理需要不断创新传统,引入全新的管理思想,坚持采用科学有效的管理体系及管理思想、管理方法及模式全面增强办公室管理能力,避免出現固有管理模式的不足,进一步提升办公室管理工作的实效性,促进企业的可持续性发展与讲步。
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