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【摘要】只要通过一定的技术手段把毕业生相关信息组织起来，就可以实现就业推荐表的自动套打，从而解决了中职班主任填写毕业生推荐表的难题。文章介绍了应用WORD2003的邮件合并功能与应用EXCEL2003的函数功能两种方案实现毕业生就业推荐表自动套打的过程。
【关键词】就业推荐表 套打 word邮件合并 EXCEL函数
【中图分类号】G71 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2014）12-0216-03
一年一度的中职学校毕业班实习生要返校了，为每个学生填写就业推荐表的工作又开始了。在我校，这项工作主要由班主任完成。笔者发现，大部分班主任还是使用最原始的手工填写办法。一个班主任大约要填写40-60多个人次的20-30多门成绩，以及推荐意见及其它信息……这项工作非常繁琐，一旦填错一个信息，整张推荐表就报废了。在信息技术高度发展的今天，作为一名计算机教师，能否根据我们所掌握的计算机知识，指导协助班主任快速高效地完成此类工作呢？我通过实践和探索，找到了两种可行性方案实现学生就业推荐表的自动套打，实现快速填写推荐表的效果。以下两种方案供教师们参考。
1.方案1：应用WORD2003的邮件合并功能实现就业推荐表的自动套打。
WORD的邮件合并功能可以智能地将EXCEL工作表中的源数据智能地合并到相应格式的WORD文档中，实现批量地填写信封、贺卡、成绩表等，为人们节省大量的手工复制粘贴的时间。
以我校某个班级为模型，假设该班级总共50人，学习的科目合计30门。设学生“姓名”为：学生1、学生2、学生3……，设“科目”为：科目1、科目2、科目3……
1.1文件及数据准备
1.1.1设计WORD文档类型的推荐表样式。
1.3打印推荐表
打印前先将表中原有的文字和框线设成白色，以防被重复打印。将打印机连接好，点击窗口右侧的“邮件合并”任务栏的“打印”命令，可以一次打印所有学生的信息，也可以挑选个别学生信息再打印。
用同样的方法，可以实现“推荐表背面”的自动套打。
2.方案2：应用EXCEL 2003的函数功能制作学生就业推荐表的模板，实现自动套打。
还是前面的班级模型为例，操作方法如下。
2.1文件及数据准备
新建一个EXCEL工作簿文件，命名为“就业推荐表.xls”，里面包含四个工作表，分别命名为“学生信息表”、“学生成绩表”、 “推荐表正面”、“推荐表背面”。
设计“学生信息表”和“学生成绩表”的表结构并输入内容，与前文相同，见图3、图4。
按照推荐表的正面样式和反面样式在分别在工作表“推荐表正面”和“推荐表背面”分别设计好样式并保存。为防止套打时位置偏移，设计时也是要严格按照印发的推荐表的尺寸调整。
2.2函数应用
以 “推荐表背面”信息为例，操作如下。
打开“推荐表背面”工作表，在B3单元格输入函数“=INDEX（学生成绩表！$C$1：$AF$1，1）”，在D3单元格输入函数“=INDEX（学生成绩表！$C$1：$AF$1，2）”，在F3单元格输入函数“=INDEX（学生成绩表！$C$1：$AF$1，3）”，在B4单元格输入函数“=INDEX（学生成绩表！$C$1：$AF$1，4）”，在D4单元格输入函数“=INDEX（学生成绩表！$C$1：$AF$1，5） ”，在F4单元格输入函数“=INDEX（学生成绩表！$C$1：$AF$1，6）”……
函数解析：“=INDEX（学生成绩表！$C$1：$AF$1，1）”的意思是：引用 “学生成绩表”的C1：AF1区域内的第1个列的值，即“科目1”。同样，“=INDEX（学生成绩表！$C$1：$AF$1，2）”是指引用 “学生成绩表”中的C1：AF1區域内的第2个列的值，即“科目2”……
依此类推，B3、D3、F3、B4、D4、F4、B5、D5、F5……的返回值分别为“科目1”、 “科目2”、 “科目3”、 “科目4”、 “科目5”、 “科目6”、 “科目7”、 “科目8”、 “科目9”……。
接下来，在C3单元格输入函数“=INDEX（学生成绩表！$A$1：$AF$50，MATCH（$B$1，学生成绩表！$A$2：$A$50，0）+1，3）”，在E3单元格输入函数“=INDEX（学生成绩表！$A$1：$AF$50，MATCH（$B$1，学生成绩表！$A$2：$A$50，0）+1，4）”，在G3单元格输入函数“=INDEX（学生成绩表！$A$1：$AF$50，MATCH（$B$1，学生成绩表！$A$2：$A$50，0）+1，5）”，在C4单元格输入函数“=INDEX（学生成绩表！$A$1：$AF$50，MATCH（$B$1，学生成绩表！$A$2：$A$50，0）+1，6）”，在E4单元格输入函数“=INDEX（学生成绩表！$A$1：$AF$50，MATCH（$B$1，学生成绩表！$A$2：$A$50，0）+1，7）”，在G4单元格输入函数“INDEX（学生成绩表！$A$1：$AF$50，MATCH（$B$1，学生成绩表！$A$2：$A$50，0）+1，8）” ……依此类推。（输完前3个函数后可用自动填充的方式向下填充。）
函数解析：“=INDEX（学生成绩表！$A$1：$AF$50，MATCH（$B$1，学生成绩表！$A$2：$A$50，0）+1，3）”是一个嵌套函数，其中：MATCH（$B$1，学生成绩表！$A$2：$A$50，0）的意思是：在“学生成绩表”中的A2：A50的区域（即学生编号的区域）查找与当前表的B1单元格值相同的单元格，并返回该单元格在此引用区域中所在的位置值。也就是说，如果在B1单元格输入编号数字3，则match函数会在“学生成绩表”工作表中找到对应编号为3所在的单元格，并返回该单元格在引用区域“A2：A50”的排行位置，即数字3。 此时，C3单元格设置的嵌套函数的返回值可以如下理解：
=INDEX（学生成绩表！$A$1：$AF$50，MATCH（$B$1，学生成绩表！$A$2：$A$50，0）+1，3）
=NDEX（学生成绩表！$A$1：$AF$50，3+1，3）
=NDEX（学生成绩表！$A$1：$AF$50，4，3）
意即index函数在“学生成绩表”工作表中的数据区域A1：AF50中查找到第4行与第3列交叉单元格的值，即编号为3的学生的科目1的成绩“76”。依此类推，此时，E3、G3、C4、E4、G4、C5、E5、G5……的返回值分别是编号3的学生的其余各科成绩63、88、69、60、61、96、77、87……
只要在B1单元格输入不同的编号数字，在表中就会显示对应编号的学生的成绩。最终起到套打的效果。
应用同样的办法，在“推荐表正面”工作表中应用索引函数index与匹配函数match的嵌套，分别在要填“姓名”的区域输入函数“=INDEX（正面数据源！$A$1：$P$20，MATCH（$B$1，學生成绩表！$A$2：$A$50，0）+1，2）”，在要填“性别”的区域输入函数“=INDEX（正面数据源！$A$1：$P$20，MATCH（$B$1，学生成绩表！$A$2：$A$50，0）+1，3）”，……即可完成“推荐表正面”所有对应信息的匹配。
最后，把“就业推荐表.xls”中的“推荐表正面”和“推荐表背面”中不需要打印的框线和文字设置成白色后，将文件另存为模板文件“就业推荐表.xlt”即可推广给老师们使用，此模板不受任何专业、学科的限制，使用简单。
使用时，只要启动EXCEL2003，选择文件“新建”—“根据现有工作簿”……找到文件“就业推荐表.xlt”，将本班相应的学生信息和成绩复制到对应的“学生信息表”和“学生成绩表”保存，再切换到“推荐表正面”和“推荐表背面”，在编号区域输入不同的编号，在表格中就会显示对应编号的学生信息，点击打印即可。
3.三种方式填写就业推荐表的比较
4.小结
在信息技术高度发展的今天，作为中职学校的一名计算机专业教师，掌握着比普通教师更为专业的计算机技术知识。如果计算机专业教师能积极将这些专业技术知识应用于实践，指导和协助普通教师应用现代化手段高效完成一些教学及管理的工作，这将对在全校推广现代教育技术的应用发挥出很有意义的作用。
【关键词】就业推荐表 套打 word邮件合并 EXCEL函数
【中图分类号】G71 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2014）12-0216-03
一年一度的中职学校毕业班实习生要返校了，为每个学生填写就业推荐表的工作又开始了。在我校，这项工作主要由班主任完成。笔者发现，大部分班主任还是使用最原始的手工填写办法。一个班主任大约要填写40-60多个人次的20-30多门成绩，以及推荐意见及其它信息……这项工作非常繁琐，一旦填错一个信息，整张推荐表就报废了。在信息技术高度发展的今天，作为一名计算机教师，能否根据我们所掌握的计算机知识，指导协助班主任快速高效地完成此类工作呢？我通过实践和探索，找到了两种可行性方案实现学生就业推荐表的自动套打，实现快速填写推荐表的效果。以下两种方案供教师们参考。
1.方案1：应用WORD2003的邮件合并功能实现就业推荐表的自动套打。
WORD的邮件合并功能可以智能地将EXCEL工作表中的源数据智能地合并到相应格式的WORD文档中，实现批量地填写信封、贺卡、成绩表等，为人们节省大量的手工复制粘贴的时间。
以我校某个班级为模型，假设该班级总共50人，学习的科目合计30门。设学生“姓名”为：学生1、学生2、学生3……，设“科目”为：科目1、科目2、科目3……
1.1文件及数据准备
1.1.1设计WORD文档类型的推荐表样式。
1.3打印推荐表
打印前先将表中原有的文字和框线设成白色，以防被重复打印。将打印机连接好，点击窗口右侧的“邮件合并”任务栏的“打印”命令，可以一次打印所有学生的信息，也可以挑选个别学生信息再打印。
用同样的方法，可以实现“推荐表背面”的自动套打。
2.方案2：应用EXCEL 2003的函数功能制作学生就业推荐表的模板，实现自动套打。
还是前面的班级模型为例，操作方法如下。
2.1文件及数据准备
新建一个EXCEL工作簿文件，命名为“就业推荐表.xls”，里面包含四个工作表，分别命名为“学生信息表”、“学生成绩表”、 “推荐表正面”、“推荐表背面”。
设计“学生信息表”和“学生成绩表”的表结构并输入内容，与前文相同，见图3、图4。
按照推荐表的正面样式和反面样式在分别在工作表“推荐表正面”和“推荐表背面”分别设计好样式并保存。为防止套打时位置偏移，设计时也是要严格按照印发的推荐表的尺寸调整。
2.2函数应用
以 “推荐表背面”信息为例，操作如下。
打开“推荐表背面”工作表，在B3单元格输入函数“=INDEX（学生成绩表！$C$1：$AF$1，1）”，在D3单元格输入函数“=INDEX（学生成绩表！$C$1：$AF$1，2）”，在F3单元格输入函数“=INDEX（学生成绩表！$C$1：$AF$1，3）”，在B4单元格输入函数“=INDEX（学生成绩表！$C$1：$AF$1，4）”，在D4单元格输入函数“=INDEX（学生成绩表！$C$1：$AF$1，5） ”，在F4单元格输入函数“=INDEX（学生成绩表！$C$1：$AF$1，6）”……
函数解析：“=INDEX（学生成绩表！$C$1：$AF$1，1）”的意思是：引用 “学生成绩表”的C1：AF1区域内的第1个列的值，即“科目1”。同样，“=INDEX（学生成绩表！$C$1：$AF$1，2）”是指引用 “学生成绩表”中的C1：AF1區域内的第2个列的值，即“科目2”……
依此类推，B3、D3、F3、B4、D4、F4、B5、D5、F5……的返回值分别为“科目1”、 “科目2”、 “科目3”、 “科目4”、 “科目5”、 “科目6”、 “科目7”、 “科目8”、 “科目9”……。
接下来，在C3单元格输入函数“=INDEX（学生成绩表！$A$1：$AF$50，MATCH（$B$1，学生成绩表！$A$2：$A$50，0）+1，3）”，在E3单元格输入函数“=INDEX（学生成绩表！$A$1：$AF$50，MATCH（$B$1，学生成绩表！$A$2：$A$50，0）+1，4）”，在G3单元格输入函数“=INDEX（学生成绩表！$A$1：$AF$50，MATCH（$B$1，学生成绩表！$A$2：$A$50，0）+1，5）”，在C4单元格输入函数“=INDEX（学生成绩表！$A$1：$AF$50，MATCH（$B$1，学生成绩表！$A$2：$A$50，0）+1，6）”，在E4单元格输入函数“=INDEX（学生成绩表！$A$1：$AF$50，MATCH（$B$1，学生成绩表！$A$2：$A$50，0）+1，7）”，在G4单元格输入函数“INDEX（学生成绩表！$A$1：$AF$50，MATCH（$B$1，学生成绩表！$A$2：$A$50，0）+1，8）” ……依此类推。（输完前3个函数后可用自动填充的方式向下填充。）
函数解析：“=INDEX（学生成绩表！$A$1：$AF$50，MATCH（$B$1，学生成绩表！$A$2：$A$50，0）+1，3）”是一个嵌套函数，其中：MATCH（$B$1，学生成绩表！$A$2：$A$50，0）的意思是：在“学生成绩表”中的A2：A50的区域（即学生编号的区域）查找与当前表的B1单元格值相同的单元格，并返回该单元格在此引用区域中所在的位置值。也就是说，如果在B1单元格输入编号数字3，则match函数会在“学生成绩表”工作表中找到对应编号为3所在的单元格，并返回该单元格在引用区域“A2：A50”的排行位置，即数字3。 此时，C3单元格设置的嵌套函数的返回值可以如下理解：
=INDEX（学生成绩表！$A$1：$AF$50，MATCH（$B$1，学生成绩表！$A$2：$A$50，0）+1，3）
=NDEX（学生成绩表！$A$1：$AF$50，3+1，3）
=NDEX（学生成绩表！$A$1：$AF$50，4，3）
意即index函数在“学生成绩表”工作表中的数据区域A1：AF50中查找到第4行与第3列交叉单元格的值，即编号为3的学生的科目1的成绩“76”。依此类推，此时，E3、G3、C4、E4、G4、C5、E5、G5……的返回值分别是编号3的学生的其余各科成绩63、88、69、60、61、96、77、87……
只要在B1单元格输入不同的编号数字，在表中就会显示对应编号的学生的成绩。最终起到套打的效果。
应用同样的办法，在“推荐表正面”工作表中应用索引函数index与匹配函数match的嵌套，分别在要填“姓名”的区域输入函数“=INDEX（正面数据源！$A$1：$P$20，MATCH（$B$1，學生成绩表！$A$2：$A$50，0）+1，2）”，在要填“性别”的区域输入函数“=INDEX（正面数据源！$A$1：$P$20，MATCH（$B$1，学生成绩表！$A$2：$A$50，0）+1，3）”，……即可完成“推荐表正面”所有对应信息的匹配。
最后，把“就业推荐表.xls”中的“推荐表正面”和“推荐表背面”中不需要打印的框线和文字设置成白色后，将文件另存为模板文件“就业推荐表.xlt”即可推广给老师们使用，此模板不受任何专业、学科的限制，使用简单。
使用时，只要启动EXCEL2003，选择文件“新建”—“根据现有工作簿”……找到文件“就业推荐表.xlt”，将本班相应的学生信息和成绩复制到对应的“学生信息表”和“学生成绩表”保存，再切换到“推荐表正面”和“推荐表背面”，在编号区域输入不同的编号，在表格中就会显示对应编号的学生信息，点击打印即可。
3.三种方式填写就业推荐表的比较
4.小结
在信息技术高度发展的今天，作为中职学校的一名计算机专业教师，掌握着比普通教师更为专业的计算机技术知识。如果计算机专业教师能积极将这些专业技术知识应用于实践，指导和协助普通教师应用现代化手段高效完成一些教学及管理的工作，这将对在全校推广现代教育技术的应用发挥出很有意义的作用。