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中图分类号：F273 文献标识码：C 文章编号：1001-0769（2016）08-0078-03
HSE管理体系具有文件化管理的特征。编制体系文件是企业实施HSE管理体系标准，建立与保持HSE管理体系并保证其有效运行的重要基础工作，也是企业达到预定的HSE目标，评价与改进体系并实现持续改进和风险控制必不可少的依据和见证。体系文件还需要在体系运行过程中定期、不定期地进行评审和修改，以保证它的完善和持续有效。
1 立体系的过程
建立体系的过程，就是结合企业性质和特点，将标准具体化为企业的健康、安全与环境管理体系文件的过程。HSE管理体系，是个文件化的体系，其管理体系文件的结构可以参照质量管理体系，如采用与ISO9000系列、ISO14000系列相符的现行管理体系的方式来编写。HSE管理体系大致可分为四个层次，即管理手册、程序文件、支持性文件、记录性文件（图1）。可以在管理体系文件方面实行HSE与质量和（或）环境的一体化。这样做可使质量管理体系文件、环境管理体系文件和HSE管理体系文件具有完整性，避免重复，便于实施管理。但是，鉴于目前大多数企业落后的健康、安全与环境管理的现状，同时为了加强健康、安全与环境意识，突出重点，在建立HSE管理体系的初期仍建议企业编制独立的HSE体系文件。
2 编写体系文件的原则
编写体系的原则就是写你要做的，做你所写的，记你所做的；即：标准要求的要写到，文件写到的要做到，做到的要有效。文件写完后一定要下发讨论和修改，达到所写即所做。
3 编写体系文件的基本要求
编写体系文件的基本要求包含以下几个方面：
3.1 系统性
是指企业应对其HSE管理体系中采用的全部要素、要求和规定，系统条理地制定各项方针和程序；所有文件应按统一规定的方法编辑成册；各层次文件应涉及HSE管理体系一个逻辑上独立的部分；各层次文件应做到接口明确、结构合理、协调有序。
3.2 法规性
是指体系文件应在总体上遵循国家或上级有关法规要求；文件一旦批准实施，就必须认真执行；文件修改只能按规定的程序进行。
3.3 协调性
是指体系文件的所有规定应与组织的其他管理规定相协调；体系文件应与有关技术标准、规范相互协调。体系文件之间应相互协调。
3.4 见证性
是指体系文件作为客观证据（适用性证据和有效性证据）的管理者、相关方、第三方审核机构证实本组织HSE管理体系的运行情况；对于审核来讲，HSE管理体系文件可作为下列方面的客观证据；还有惟一性及适用性。
4 体系文件编写的方式
体系文件的编写方式可分为自上而下依次展开方式、自下而上的编写方式和从程序文件开始的方式三种。自上而下依次展开方式是指按承诺、方针目标、管理手册、程序文件、作业文件的顺序编写，这有利于上一层次文件与下一层次文件的衔接，但对文件编写人员的素质要求较高，文件编写所需时间较长，且必然伴随着反复修改；自下而上的编写方式是指按基础文件、程序文件、管理手册的顺序编写，这适用于原管理基础较好的企业，但如无总体设计方案指导易出现混乱；从程序文件开始，向两边扩展的编写方式是指先编写程序文件，再开始手册和基础性文件的编写，实质是从分析活动，确定活动程序开始，有利于标准的要求与企业实际紧密结合，也可缩短文件编写时间。
5 HSE管理手册编写
HSE管理手册是对企业健康、安全与环境管理体系的全面描述，它是全部体系文件的“索引”，对HSE管理体系的建立与运行有特殊意义。管理手册在深度和广度上可以不同，取决于企业的性质、规划、技术要求及人员素质，以适应企业的实际需要。对于中、小型企业，可以把管理手册和程序文件合成一套文件，但大多数企业为了便于管理仍把管理手册、程序文件分开。在编写HSE管理手册时应注意：应写清楚承诺、方针和目标；手册要强调宣传性，便于公众接受，不侧重于操作性；力求简明，把主要控制环节描述清楚即可，不必写得太冗长。
6 HSE程序文件编写
所谓程序，就是指“为进行某项活动所做的规定和途径”，就是为了完成HSE管理体系要素所规定的方法。在书面或文件化的程序中，通常包括活动的目的和范围，做什么和谁来做；何时、何地以及如何做；应采用什么材料、设备和文件；如何对活动进行控制和记录。其内容是描述实施HSE管理体系要素所涉及到的各职能部门的活动。
编写HSE程序文件时，应注意程序文件是对那些产生健康、安全与环境影响的活动进行策划和管理所用的基本文件，是管理手册的支持性文件。每一个程序文件都应包含HSE管理体系中的一个逻辑上独立的内容，可能是标准的一个要素，或要素中的一个部门，或是几个要素相关要求的一组活动等。程序文件的数量、内容、格式和外观由企业自行确定，程序文件一般不应涉及纯技术性细节，细节通常在作业指导书中规定。程序文件的有效实施才能体现HSE管理体系的功能，因此，程序文件的内容和要求要密切结合实际情况。程序文件展开的深度和广度，取决于企业任务的复杂性、采用的工作方法、活动内容和对执行活动人员的水平、能力、技术与培训所达到的程序。程序文件实质是企业管理中科学的管理制度，是法规性文件，要强制执行，因此程序文件就有可操作性和可检查性。一般情况下，程序文件编写可参照5W1H原则，即：What（做什么），Who（谁做，谁检查评价），Where（在哪里做），When（什么时候做），Why（为什么做），How（怎么做，依据什么，用什么方法）。
7 HSE管理作业文件编写
作业文件的作用和要求：作业文件是程序文件的支持性文件，一个程序文件可分解成几个作业文件，能在程序文件中交待清楚的活动，就不再编制作业文件；作业文件必须与采用要素的程序相对应，是对程序文件中整个程序或某些条款进行补充、细化，不能脱离程序另搞一套作业文件；国家、行业、企业的技术标准、规范不作为作业文件，单独在“在用标准目录”中体现。在作业文件中通常包括活动的目的和范围，做什么和谁来做，何时、何地以及如何做，应采用什么方法、设备和文件，如何对活动进行控制和记录。作业文件的内容是描述为实施程序文件所涉及到的各职能部门的具体活动。□□
HSE管理体系具有文件化管理的特征。编制体系文件是企业实施HSE管理体系标准，建立与保持HSE管理体系并保证其有效运行的重要基础工作，也是企业达到预定的HSE目标，评价与改进体系并实现持续改进和风险控制必不可少的依据和见证。体系文件还需要在体系运行过程中定期、不定期地进行评审和修改，以保证它的完善和持续有效。
1 立体系的过程
建立体系的过程，就是结合企业性质和特点，将标准具体化为企业的健康、安全与环境管理体系文件的过程。HSE管理体系，是个文件化的体系，其管理体系文件的结构可以参照质量管理体系，如采用与ISO9000系列、ISO14000系列相符的现行管理体系的方式来编写。HSE管理体系大致可分为四个层次，即管理手册、程序文件、支持性文件、记录性文件（图1）。可以在管理体系文件方面实行HSE与质量和（或）环境的一体化。这样做可使质量管理体系文件、环境管理体系文件和HSE管理体系文件具有完整性，避免重复，便于实施管理。但是，鉴于目前大多数企业落后的健康、安全与环境管理的现状，同时为了加强健康、安全与环境意识，突出重点，在建立HSE管理体系的初期仍建议企业编制独立的HSE体系文件。
2 编写体系文件的原则
编写体系的原则就是写你要做的，做你所写的，记你所做的；即：标准要求的要写到，文件写到的要做到，做到的要有效。文件写完后一定要下发讨论和修改，达到所写即所做。
3 编写体系文件的基本要求
编写体系文件的基本要求包含以下几个方面：
3.1 系统性
是指企业应对其HSE管理体系中采用的全部要素、要求和规定，系统条理地制定各项方针和程序；所有文件应按统一规定的方法编辑成册；各层次文件应涉及HSE管理体系一个逻辑上独立的部分；各层次文件应做到接口明确、结构合理、协调有序。
3.2 法规性
是指体系文件应在总体上遵循国家或上级有关法规要求；文件一旦批准实施，就必须认真执行；文件修改只能按规定的程序进行。
3.3 协调性
是指体系文件的所有规定应与组织的其他管理规定相协调；体系文件应与有关技术标准、规范相互协调。体系文件之间应相互协调。
3.4 见证性
是指体系文件作为客观证据（适用性证据和有效性证据）的管理者、相关方、第三方审核机构证实本组织HSE管理体系的运行情况；对于审核来讲，HSE管理体系文件可作为下列方面的客观证据；还有惟一性及适用性。
4 体系文件编写的方式
体系文件的编写方式可分为自上而下依次展开方式、自下而上的编写方式和从程序文件开始的方式三种。自上而下依次展开方式是指按承诺、方针目标、管理手册、程序文件、作业文件的顺序编写，这有利于上一层次文件与下一层次文件的衔接，但对文件编写人员的素质要求较高，文件编写所需时间较长，且必然伴随着反复修改；自下而上的编写方式是指按基础文件、程序文件、管理手册的顺序编写，这适用于原管理基础较好的企业，但如无总体设计方案指导易出现混乱；从程序文件开始，向两边扩展的编写方式是指先编写程序文件，再开始手册和基础性文件的编写，实质是从分析活动，确定活动程序开始，有利于标准的要求与企业实际紧密结合，也可缩短文件编写时间。
5 HSE管理手册编写
HSE管理手册是对企业健康、安全与环境管理体系的全面描述，它是全部体系文件的“索引”，对HSE管理体系的建立与运行有特殊意义。管理手册在深度和广度上可以不同，取决于企业的性质、规划、技术要求及人员素质，以适应企业的实际需要。对于中、小型企业，可以把管理手册和程序文件合成一套文件，但大多数企业为了便于管理仍把管理手册、程序文件分开。在编写HSE管理手册时应注意：应写清楚承诺、方针和目标；手册要强调宣传性，便于公众接受，不侧重于操作性；力求简明，把主要控制环节描述清楚即可，不必写得太冗长。
6 HSE程序文件编写
所谓程序，就是指“为进行某项活动所做的规定和途径”，就是为了完成HSE管理体系要素所规定的方法。在书面或文件化的程序中，通常包括活动的目的和范围，做什么和谁来做；何时、何地以及如何做；应采用什么材料、设备和文件；如何对活动进行控制和记录。其内容是描述实施HSE管理体系要素所涉及到的各职能部门的活动。
编写HSE程序文件时，应注意程序文件是对那些产生健康、安全与环境影响的活动进行策划和管理所用的基本文件，是管理手册的支持性文件。每一个程序文件都应包含HSE管理体系中的一个逻辑上独立的内容，可能是标准的一个要素，或要素中的一个部门，或是几个要素相关要求的一组活动等。程序文件的数量、内容、格式和外观由企业自行确定，程序文件一般不应涉及纯技术性细节，细节通常在作业指导书中规定。程序文件的有效实施才能体现HSE管理体系的功能，因此，程序文件的内容和要求要密切结合实际情况。程序文件展开的深度和广度，取决于企业任务的复杂性、采用的工作方法、活动内容和对执行活动人员的水平、能力、技术与培训所达到的程序。程序文件实质是企业管理中科学的管理制度，是法规性文件，要强制执行，因此程序文件就有可操作性和可检查性。一般情况下，程序文件编写可参照5W1H原则，即：What（做什么），Who（谁做，谁检查评价），Where（在哪里做），When（什么时候做），Why（为什么做），How（怎么做，依据什么，用什么方法）。
7 HSE管理作业文件编写
作业文件的作用和要求：作业文件是程序文件的支持性文件，一个程序文件可分解成几个作业文件，能在程序文件中交待清楚的活动，就不再编制作业文件；作业文件必须与采用要素的程序相对应，是对程序文件中整个程序或某些条款进行补充、细化，不能脱离程序另搞一套作业文件；国家、行业、企业的技术标准、规范不作为作业文件，单独在“在用标准目录”中体现。在作业文件中通常包括活动的目的和范围，做什么和谁来做，何时、何地以及如何做，应采用什么方法、设备和文件，如何对活动进行控制和记录。作业文件的内容是描述为实施程序文件所涉及到的各职能部门的具体活动。□□